„Politeness - das ist nicht das richtige Wort.“ Warum so viel Heuchelei und wie man es in der Geschäftskorrespondenz befreien

Lyudmila Sarychev

Co-Autor des Buchs "Neue Regeln für die Geschäftskorrespondenz».

Arbeits Briefe - es ist ein Schmerz. Wir haben eine Umfrage, in denen unsere Teilnehmer berichteten, dass sie in der Geschäftskorrespondenz ärgerlich waren. Wie viele Antworten erhielten wir! Leute die gleiche Sache gehaßt: all diese Worte so schnell wie möglich und FYI, vorsätzlicher Beamtentum und Behandlung „Kollegen“, die Reihenfolge der Aufschrift „DRINGEND!“ Und lange, inkohärenter Brief. Wenn man es tiefer schauen, dreht es, dass die Menschen wütend Verachtung aus.

Respektlosigkeit - das alles ist, was Vernachlässigung oder Unaufmerksamkeit des Gesprächspartner gibt. Ich habe vergessen, eine Datei anhängen - Respektlosigkeit. Ich habe einen Fehler im Namen - die gleiche Verachtung. Briefe mit dem Thema „Urgent“ - wieder, Respektlosigkeit und sogar was. Wenn alles korrekt ist, und dann eine wenig Pflege hinzuzufügen, erhalten Sie einen Brief, dass der Empfänger beantworten will.

Respekt und Fürsorge in den Briefen lernen müssen, denn in der Geschäftskommunikation es eine andere Tradition war: Schreiben Klischees, mit höflichen Worten und offiziell. Aber diese Tradition hat nichts mit normalen menschlichen Beziehungen zu tun. Daher ist es an der Zeit zu ändern.

Sie müssen sie nicht babysitten

Wenn wir über Respekt und Pflege Kurse sprechen, gibt es immer jemanden, der sagt, ist: „Eigentlich ist es ihre Aufgabe mir die Daten zu bekommen! Ich sagte ihnen, das Geld dafür, und nicht vor ihnen gehen zu mehr Respekt zu porträtieren bezahlen! "

Alles ist richtig. Alles, was in diesem Buch geschrieben wird, ist nicht erforderlich. In der Wirtschaft tut Korrespondenz nicht so viele Pflichtteile. Ein Brief vom Chef mit dem Wort „Look“ funktioniert nicht schlechter als eine lange Anfrage zu „achten Sie auf das beigefügte Dokument.“ Geschäftskorrespondenz - es ist vor allem ein Fall und nur dann - die Beziehung.

Jeden Tag Menschen kommen, um Arbeit, die verabscheuen, Befehle auszuführen, die von seinen Vorgesetzten nicht verstehen, der verachte. Die Welt funktioniert, und ohne Respekt.

Eine andere Sache ist, dass ein respektvoller Brief, wir reagieren viel besser als üblich. Wir reagieren schneller, „eingeschaltet“, finden wir kundenspezifische Lösungen, Arbeit mit Vergnügen, ermüdet weniger und schließlich produktiv werden. Dies bedeutet nicht, dass schlecht geschriebene Buchstaben werden ignoriert. Nein, natürlich. Es ist Arbeit. Dies ist das gleiche, die Motivation der Mitarbeiter zu Terror oder eine gute Haltung. Gute Haltung funktioniert, aber auch arbeitet und Terror. Wenn der Chef an Untergebene zu schreien, und der Kunde degradiert Künstler, und die meisten von denen, und andere führen Zuweisungen.

Interessanter Ausdruck - „den Respekt zu vertreten.“ Dabei kann nicht beschrieben werden, weil es nicht eine äußere Erscheinung des Menschen ist, diese innere Zustand. Wenn eine Person sich selbst respektiert, er bezieht sich auch auf eine andere - es von selbst geschieht. Wir sind sicher, dass, wenn Sie dieses Buch halten, Sie keine Probleme haben
mit Respekt für sich selbst und andere.

Im Geschäftskorrespondenz haben Standards!

Die Unternehmen tun haben Standards der Unternehmenskommunikation: Form von Berichten, gegründet Dynamik und Fachsprache. Wir behaupten nicht, die Regeln neu zu schreiben. Im Gegenteil, wenn es einen Standard, den Sie schreiben schneller hilft, ist es hervorragend. Aber die Regeln müssen Sie etwas wissen.

Nicht alle Regeln, die innerhalb des Unternehmens übernommen wurden, werden im Ausland arbeiten. Interner Slang wont setzt polkompanii zu kopieren und die ewigen FIY - das ist das Thema von Witzen unter den Menschen, die Arbeit mit Unternehmen. Sie nennen diese „Büro Erdmännchen.“ Raten Sie mal warum.

Was für eine Person bequem ist, ist nicht immer bequem an den Empfänger. Zum Beispiel gibt es eine lange Korrespondenz mit dem Kunden. Der Manager entscheidet connect Techniker. Er drückt auf den „Senden an“, sagt „See. Korrespondenz „Klicks“ Senden ". Es ist sehr praktisch für den Manager.

Ein Spezialist wird jetzt haben alle die Briefe zu lesen, die endlose Reihe von „lieben Kollegen“ und zu verstehen „bringen, um Ihre Aufmerksamkeit.“ Manager ist bequem und ein Techniker - nicht. Der Manager kann einen Auszug aus der Korrespondenz vorbereiten oder nur das notwendige Fragment mit einer Frage zu schicken, und dann würde ein Spezialist bequem sein. Es würde ihn bei der Ausübung der Arbeit auswirken? Und Gott weiß es. Wahrscheinlich nicht: der Techniker, weil die Verpflichtung zu reagieren auf solche Briefe. Fluchend und reagieren.

Sprechen Sie über Standards ist nur sinnvoll, wenn sie Sie an den Empfänger ein gemeinsames Ziel führen. Zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen ein schickes Muster Zitat aus dem Kunden Freudentränen über die Wangen hat - na ja, verwenden Sie es.

Höflichkeit - es ist nicht das richtige Wort

Seien Sie höflich - nicht das Gleiche wie höfliche Worte zu schreiben. Ganz im Gegenteil: Je mehr Worte, desto mehr reizen einen Brief zu bekommen, vor allem, wenn Höflichkeit Pappe. Wahre Höflichkeit ist in der Obhut des Gesprächspartners manifestiert.

Brief von oben - Frohes Neues Jahr. Im Aussehen ist es sehr höflich Partner gratulierte, ihm gute Gesundheit und dankte der Familie für ihre Zusammenarbeit gewünscht. Aber ist es ärgerlich, weil es ohne Pflege und scheint in Heuchelei zu durchtränkt.

Pflege manifestiert sich nicht in Worten, sondern in dem Versprechen: zu schreiben, so kurz wie möglich und ohne weiteres; nicht auf die Zeit des Lesers zu verschwenden; bleiben neutral, leisen Töne; führen im Allgemeinen andere Vorteile, nicht nur vor seinen Augen drohenden.

Eine weitere große Sorge - nicht schreibt einen Brief ohne zu haben. Die Meldung auf das neue Jahr ist nicht erforderlich. Es wäre besser, wenn die Quelle unserer Zeit vergeudet nicht.

Es ist eine häufige Form der Höflichkeit und Hygiene. Sie wissen wahrscheinlich, sie, so dass ich über den Haupt gehen Sie einfach. Es ist wichtig, im Auge zu behalten, dass Höflichkeit nicht in Worten - es ist immer mit Respekt.

Der Kunde hat nicht wie die Suppe aus der Speisekarte des Restaurants war verschwunden. Sie schrieb einen Brief, und sie sagte, gibt es alle Formen der Höflichkeit, Höflichkeit, aber das ist nicht real. Die Bedeutung dieses Briefes - „wir über Sie kümmern sich nicht.“ Diese formale Antworten.

Um höflichen Brief zu machen, müssen Sie darauf achten: zu sprechen über die Gründe für eine solche Entscheidung, deuten darauf hin, Optionen, zeigen die Bedeutung seiner Stellungnahme. Es ist wichtig, dass die Gründe waren ehrlich, „nicht zu unserem Vorteil“ - das ist die normale Position ist Restaurant.

Dank einem separaten Schreiben

Viele Kollegen - gut. Aber wenn man einen Brief in einem Wort schreiben „Danke“, dann luden sie Kollegen zusätzliche Arbeit: wir werden den Brief in der Schublade sehen haben, öffnen, schließen, löschen. statt dank erhalten zusätzliche Arbeit.

Wenn Sie wirklich meine Kollegen wollen danken, ist es besser, sie in Person zu tun, mit einem Lächeln. Wenn die Person nicht funktioniert, und ich danken Ihnen wirklich will, ist es sinnvoll ist, ein zusätzliches Material oder ein Geschenk hinzuzufügen.

Im Beispiel von oben der besten Option - nur einen letzten Brief zu schreiben, um „Danke“. Aber wir nehmen eine andere Situation: Wir - den Restaurant-Manager und Freund kostenlos Sie auf der Arbeits Frage zu beraten. Gute Dankbarkeit könnte sein:

Natürlich ist dies nicht notwendig: Wenn wir selbstlos zu helfen bereit sind, niemand erwartet im Gegenzug Geschenke. Aber, wenn Sie dies tun, wird eine Person zufrieden sein.

Das einzige, was Sie achten sollten - dem Leser war es bequem, das Geschenk zu verwenden. Wenn Sie einen Kurier zu einem ungünstigen Zeitpunkt zu erwischen - ist so lala. Oder Promo-Code für einen Rabatt, wenn 500 Kauf ₽ von 10 Tausend - zu schwach, ein Geschenk.

Schlimmer als nur ein Gutscheincode an einem Fallschirm springen, die aus Gründen der fünf Uhr morgens am Sonntag notwendig ist, um mit dem Zug zu fahren, und sogar extra zahlen für Parasailing.

siehe auch

• 8 Arten von Stoppwörtern, die vermieden werden müssen →
• 12 Dinge, die Enrage in Korrespondenz →
• 14 der Regeln der Kommunikation in dem Boten →