10 Möglichkeiten, Ihren Arbeitskalender so effizient wie möglich zu gestalten
Verschiedenes / / June 14, 2022
Nehmen Sie sich Zeit, um Probleme zu lösen, und geben Sie das Zeitmanagement auf.
Welche erfolgreichen Duette kennst du? Batman und Robin, Chips und Fußball, Olivier und Neujahr. Weißt du, was sonst noch gut zusammenpasst? Ihr Kalender und Ihre Produktivität. Versuchen Sie im Ernst, nur eine Sache zu verbessern, ohne die andere zu verbessern - Sie werden wahrscheinlich keinen Erfolg haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitskalender in ein effektives Werkzeug zum Erreichen Ihrer Ziele verwandeln können.
1. Planen Sie einen Urlaub ein, um Probleme zu lösen
Jeder hat anstehende Aufgaben zu erledigen oder Projekte zu starten, um beispielsweise das Geschäft seiner Träume aufzubauen. Doch für all das finden wir selten Zeit.
Eine einfache Formel hilft bei der Lösung des Problems: Zeit × maximale Konzentration auf eine Aufgabe. Wenn die Zeit nicht ausreicht, muss die Konzentration noch weiter gesteigert werden. Und dafür müssen Sie alle Ablenkungen entfernen.
Beginnen Sie mit der Frage, was Sie lernen müssen, um in Ihrer Karriere voranzukommen. Höchstwahrscheinlich fallen Ihnen mehrere sehr große Aufgaben ein, die in Ermangelung von Freizeit nur schwer zu bewältigen sind. Und hier kommen wir zum Wichtigsten – Urlaub, um wichtige Aufgaben und Probleme zu lösen. So organisieren Sie es:
- Planen Sie 2-3 Tage oder eine andere Zeitspanne in Ihrem Kalender ein, die Ihnen hilft, bedeutende Fortschritte zu erzielen.
- Fügen Sie einen weiteren Tag hinzu. Wozu? Meistens überschätzen wir unsere Stärken.
- Konzentrieren Sie sich zu diesem Zeitpunkt voll und ganz auf die Aufgabe.
Behandeln Sie diese Zeit wie einen normalen Urlaub. Schließen Sie alle laufenden Arbeitsprojekte im Voraus ab. Kunden warnen bzw Kollegendass Sie in diesen Tagen nicht im Büro sind. Schalten Sie einen Autoresponder in Ihren E-Mails ein, damit Sie nichts ablenkt. Multitasking und soziale Netzwerke sind ebenfalls streng verboten. Ihre Aufgabe ist es, sich auf die Arbeit und den Fortschritt zu konzentrieren.
2. Planen Sie ein Jahr im Voraus
Ein ganzes Jahr im Voraus zu planen, klingt nach einer monumentalen Aufgabe. Darüber hinaus ist es unmöglich, genau vorherzusagen, was in der Zukunft passieren wird. Das sind natürlich alles sehr gute Argumente. Ein langfristiger Plan kann jedoch der Schlüssel zu einem guten Zeitmanagement sein.
Dies bedeutet nicht, dass Sie jede Minute der nächsten 365 Tage aufschreiben müssen. Tragen Sie nur das Wesentliche in Ihren Kalender ein: regelmäßige Meetings, Termine, Geburtstage, Urlaub, Reisen, Veranstaltungen und wiederkehrende Aufgaben. Dieser Ansatz wird dazu beitragen, Stress abzubauen und sicherzustellen, dass Sie jeden Tag an wirklich wichtigen Dingen arbeiten.
3. Erstellen Sie Ihre perfekte Woche
Nachdem Sie Ihren Gesamtplan erstellt haben, ist es an der Zeit, die Dinge ein wenig einzugrenzen, indem Sie Ihre Woche planen. Dies ist jeden Sonntag möglich.
Behandeln Planung wie Sie das Budget zuweisen, nur in diesem Fall müssen Sie Ihre Zeit einplanen. Und wie beim Geld werden Sie es zunächst in Ihrem auf Papier niedergeschriebenen Plan „ausgeben“.
Außerdem kannst du dir für jede Woche Themen einfallen lassen – große Aufgaben, an denen du die nächsten 7 Tage arbeiten wirst.
4. Vereinfachen Sie Ihren Tagesablauf
Es macht keinen Sinn, einen komplexen und langen Plan zu erstellen, im Gegenteil, je einfacher, desto besser.
Einige Leute verwenden ein Schema, nach dem Sie die drei Hauptaufgaben des Tages hervorheben müssen. Das mag effektiv sein, aber diese Methode hat auch ein paar Lücken. Beispielsweise können Sie die falschen Aufgaben auswählen. Oder es ist falsch, die Zeit zu bestimmen, die benötigt wird, um sie abzuschließen. Außerdem können immer wieder andere Fälle plötzlich auftauchen, was tun damit?
Es ist einfach, einen einfachen, aber effektiven Plan zu entwickeln. Schaue täglich auf das Klare ZeitplanBild des Tages: Benjamin Franklins Tagesablauf / The Atlantic einer der Gründerväter der Vereinigten Staaten, Benjamin Franklin. Es gab sogar einen Platz für gute Gewohnheiten.
- Einstimmen auf den Tag: Duschen, Frühstücken, persönliche Aufgaben, sich für die Arbeit fertig machen (3 Stunden).
- Morgenaufgaben (4 Stunden).
- Analyse aktueller Projekte und Mittagessen (2 Stunden).
- Tägliche Aufgaben (4 Stunden).
- Abendessen, Erholung und Feierabend (4 Stunden).
- Traum (7 Uhr).
Sie können diesen Zeitplan als Vorlage verwenden und ihn dann mit Ihren eigenen Aufgaben ergänzen.
5. Achten Sie auf circadiane Rhythmen
In jedem von uns gibt es eine spezielle „Uhr“, die die Energie über den Tag verteilt. Dies sind zirkadiane Rhythmen. Sie unterstützen grundlegende Funktionen in unserem Körper, wie Schlaf und Wachsamkeit. Wenn Sie schon einmal in eine Stadt oder ein Land mit einer anderen Zeitzone gereist sind, wissen Sie wahrscheinlich, wie schwierig es ist, sich auf einen anderen Rhythmus einzustellen.
Gleiches gilt für den Arbeitskalender. Versuchen Sie, die Aufgaben darin je nach zirkadianem Rhythmus zu verteilen: Das Wichtigste ist, für Mittag oder 18:00 Uhr zu planen, am einfachsten - für den frühen Morgen, 15:00 Uhr oder den späten Abend. Und das Beste ist, Ihr Aktivitätsniveau den ganzen Tag über zu verfolgen. Möglicherweise sind Sie um Mitternacht produktiver als mittags.
6. Pausen machen
Viele von uns glauben fälschlicherweise, dass Pausen Zeitverschwendung sind. Am Ende ist es besser, diese 15-20 Minuten mit wichtigen Aufgaben zu verbringen.
Tatsächlich ist dieser Produktivitätsansatz längst überholt. Darüber hinaus können regelmäßige Pausen die Effizienz erheblich verbessern. Aber auch mit ihnen muss verantwortungsbewusst umgegangen werden.
Planen Sie Pausen im Voraus ein, am besten nach circadianen Rhythmen, und legen Sie fest, wie Sie Ihre Freizeit gestalten. Zum Beispiel, spazieren gehen im Freien oder trainieren Sie im Fitnessstudio.
Die Hauptsache ist, die goldene Mitte zu finden. Sie sollten den Rest nicht missbrauchen, aber das Arbeiten ohne Unterbrechung wird Ihnen keine Befriedigung bringen. Stellen Sie einen Timer für Ihre Pause ein und behandeln Sie sie wie ein weiteres wichtiges Meeting oder eine andere wichtige Aufgabe.
7. Stoppen Sie das Zeitmanagement
Es mag kontraproduktiv klingen, aber die Wahrheit ist, dass die Zeit fast unmöglich zu kontrollieren ist. Sie müssen sich also auf das konzentrieren, was Sie kontrollieren können. Um sich und Ihren Kalender besser zu machen, achten Sie auf mehrere Bereiche:
- Energie. Anstatt sich durch neue Herausforderungen zu quälen, machen Sie eine Pause, wenn Sie müde sind. So gewinnen Sie Energie zurück und steigern die Effizienz.
- Prioritäten. Tragen Sie sie in Ihren Kalender ein und arbeiten Sie zuerst an vorrangigen Aufgaben. Verschwenden Sie keine Energie mit Aufgaben, die delegiert, verschoben oder ignoriert werden können.
- Gehirn. Neuroplastizität ist die Fähigkeit des Gehirns, neue neuronale Verbindungen zu schaffen und verlorene neuronale Verbindungen wiederherzustellen. Je öfter Sie bestimmte Aufgaben üben, desto leichter fällt Ihnen die Bearbeitung.
- Wesen. Entfernen Sie unnötigen Müll aus Ihrem Kalender, wie etwa zu kleine Aufgaben, und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
- Fokus. Hier ist anders Technologie. Zum Beispiel Pomodoro – 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause. Oder die 52/17-Regel – 52 Minuten Arbeit und 17 Minuten Pause. So bleibt Ihre Aufmerksamkeit den ganzen Tag über erhalten.
- Emotionen. Negative Erfahrungen sind nicht nur ablenkend, sondern auch anstrengend. Fügen Sie Ihrem Kalender unterhaltsame Aktivitäten hinzu und nehmen Sie sich Zeit für sich selbst. So können Sie einem Burnout vorbeugen.
8. Drängen Sie sich, Aufgaben zu wechseln
Um sich zu motivieren, schalten Sie Kalendererinnerungen auf Ihrem Smartphone ein oder stellen Sie sogar einen regelmäßigen Küchentimer ein. Hauptsache, der Sound nervt nicht, sondern fordert sanft auf, wann es Zeit ist, zum nächsten zu wechseln. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Zeitplan einzuhalten, ohne sich von früheren Aufgaben zu lösen.
9. Keine Angst vor Leerzeichen
Wenn Sie sorgfältig planen, werden Sie wahrscheinlich Lücken in Ihrem Kalender bemerken. Und das ist absolut normal. Natürlich im Rahmen des Zumutbaren. Wenn zwischen den Aufgaben eine zweistündige Pause liegt, ist es eine Überlegung wert, aber eine 30-minütige Pause ist ganz natürlich. In dieser Zeit können Sie sich auf ein neues Meeting vorbereiten, dringende Angelegenheiten klären, eine schwierige Aufgabe erledigen, meditieren, ein paar Dehnübungen machen oder Ihre Fortschritte für den Tag bewerten.
10. Vermeiden Sie Muster
Elektronische Kalender weisen standardmäßig jeder Aufgabe eine Standardstunde zu, aber das ist nicht die beste Erfindung. Es gibt viele Dinge, die in 30 Minuten erledigt werden können. Und die wichtigsten Informationen aus einem Arbeitsmeeting passen problemlos in 15 Minuten.
Verlassen Sie sich nicht auf Standards – widmen Sie der Arbeit so viel Zeit, wie Sie wirklich brauchen.
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