6 Tipps, wie Sie ein Remote-Team effektiv verwalten
Verschiedenes / / October 19, 2023
Planen Sie Aufgaben, kommunizieren Sie mit Ihrem Team und überwachen Sie die Arbeit.
Unser Startup-Team arbeitet remote und die Mitarbeiter sind über die ganze Welt verstreut – von Vietnam bis in die Türkei. Es scheint unmöglich, alle zu organisieren: Man kann nicht sehen, was jeder tut und wie seine Stimmung ist. Aber wir haben es geschafft.
Basierend auf meinen Erfahrungen habe ich einen Leitfaden geschrieben, wie man aus der Ferne alles regelt, organisiert und Mitarbeiter motiviert. Ich teile es mit Ihnen.
1. Verhandeln Sie Vereinbarungen und sichern Sie diese ab
Besprechen Sie „am Ufer“ mit jedem Mitarbeiter die Regeln:
- Von welcher Uhrzeit und bis zu welcher Uhrzeit arbeiten Sie?
- Wenn Sie in Kontakt bleiben müssen.
- Ist es möglich, Arbeitsprobleme außerhalb der Arbeitszeit zu lösen?
Besprechen Sie während des Prozesses kontroverse Themen und erfassen Sie Vereinbarungen in der Wissensdatenbank. Andernfalls, wenn Sie Probleme vertuschen, der Mitarbeiter wird anfangen auszubrennen.
Aus der Praxis: Für uns ist es wichtig, dass Menschen ständig lernen und sich weiterentwickeln. Und wir haben das Team immer wieder daran erinnert, stießen aber auf Widerstand.
Es stellte sich heraus, dass die Jungs nicht wussten, dass sie das während der Arbeitszeit machen können und dass wir die Ausbildung bezahlen. Jetzt lernen alle: Sie belegen Kurse in Design und sogar in Schreiben.
2. Planen
Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Ziele für die nahe Zukunft und Leitlinien für die Zukunft fest. Führen Sie dazu aus Brainstorming und wählen Sie vorrangige Ideen aus.
Beispielsweise rufen wir zu Beginn eines jeden Monats den Redakteur an und erstellen gemeinsam einen Content-Plan für den nächsten Monat. Der Mitarbeiter bietet eine Themenliste für Materialien an und ich als Führungskraft berate, was zu berücksichtigen ist und was besser vertieft werden sollte.
Für eine qualitativ hochwertige Planung ist es wichtig, dass eine Person den Umfang ihrer Aufgaben und ihre Ressourcen versteht. Fehlt ein solches Verständnis, sollte er seine Produktivität überwachen. Ein Schild hilft dabei: In einer Spalte steht die Aufgabe, in der anderen die ungefähre Zeit, die für deren Lösung benötigt wurde. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter bei der Planung auf seine Erfahrungen zurückgreifen und realistische Erwartungen formulieren. Fristen.
Es ist wichtig, dass Aufgaben eine Bedeutung und ein Ziel haben – was Sie tun und warum. Nur in diesem Fall haben die Mitarbeiter ein klares Verständnis ihrer Arbeit und das Projekt hat einen Entwicklungsvektor.
3. Organisieren Sie Ihre Aufgaben
Oftmals funktionieren Startups nur innerhalb des Messengers. Wir haben auch so angefangen, aber schnell gemerkt, dass Telegram nicht ausreicht und eine solche Kommunikation zu Chaos und Missverständnissen darüber führt, wer was getan hat.
Daher ist es besser, einen Task-Tracker zu verwenden und Aufgaben darauf zu visualisieren Kanban-Board. So geht's:
- Fügen Sie Aufgaben zum virtuellen Board hinzu.
- Verteilen Sie sie in mehrere Spalten, zum Beispiel „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“, „Einverstanden“.
- Weisen Sie für jede Aufgabe einen Verantwortlichen zu und legen Sie eine Frist fest.
- Bewegen Sie die Karten durch die Spalten, während Sie sie vervollständigen.
Es ist wichtig, Aufgaben detailliert und in klarer Sprache aufzuschreiben – damit Ihr Kollege und Sie selbst es verstehen, wenn Sie darauf zurückkommen.
Um ein Kanban-Board zu organisieren, können Sie jeden praktischen Service nutzen. Wir arbeiten zum Beispiel in Vorstellung. Der Service ist in Russland verfügbar, für ein kleines Team (bis zu 10 Mitarbeiter) kostenlos und einfach zu nutzen.
Im Service haben wir ein Filtersystem eingerichtet, damit Sie ganz einfach zwischen den Mitarbeitern wechseln und sehen können, welche Aufgaben in Bearbeitung sind, welche fertig sind und welche hängen bleiben.
Das gesamte Team muss die Tafel aufrechterhalten. Jeder ist für seine Aufgaben verantwortlich und aktualisiert diese ständig. Ja, es nimmt Arbeitszeit in Anspruch, aber alles ist unter Kontrolle. Zunächst sind die Mitarbeiter möglicherweise nicht mit der Verwendung des Tools vertraut. Erinnern Sie sie immer wieder daran, dass dies wichtig ist, bis sich das Team angepasst hat.
4. Verwandeln Sie Chats nicht in eine Müllkippe
Mit jemanden in Kontakt bleiben kleines Team, ein normaler Messenger reicht aus. Wir haben beispielsweise alle Arbeitschats in einem Ordner in Telegram gesammelt.
Für ein großes Unternehmen ist es schwieriger, die Kommunikation zu organisieren: Die Anzahl der Chats wird zunehmen, sie müssen feiner gruppiert werden. Und hier kommen Unternehmenslösungen wie Hangouts, Pachki, VK Teams oder Myteam ins Spiel.
Stellen Sie sicher, dass es bei der Kommunikation nur ums Geschäftliche geht. Und um Pläne für zu besprechen Freitag oder Fotos von Katzen, können Sie einen separaten Chat erstellen – solche Überschwemmungen sind gut für die Teambildung.
5. Illusionen zerstreuen
Wenn alle im Büro arbeiten, scheint die Stimmung im Team klar zu sein. Aber das ist eine Illusion. Noch mehr Illusionen werden aus der Ferne geboren, da es in diesem Format nur wenige persönliche Kontakte gibt. Wir wissen nicht, wie der Tag eines Mitarbeiters verläuft, welche Schwierigkeiten er hat oder wie lange diese oder jene Aufgabe dauert.
Daher besteht die Aufgabe der Führungskraft nicht nur darin, Berichte über die geleistete Arbeit anzufordern, sondern gemeinsam mit dem Team zu reflektieren, blinde Flecken zu beseitigen und nach Wachstumspunkten für das Unternehmen zu suchen.
Dazu führen wir regelmäßig Folgendes durch:
- Teambesprechung am Ende der Woche. Wir besprechen, wer was getan hat, was passiert ist und welche Probleme es gibt.
- Retrospektive mit einem Teil des Teams am Ende des Monats. Wir schauen uns die Ergebnisse an und besprechen, was wir verbessern können. Wenn Sie über monatliche Statistiken verfügen, ist dies hilfreich.
- Treffen 1 + 1 auf Anfrage. Die Jungs können jeden Tag ihre Manager anrufen und um Rat fragen. Wir glauben, dass es immer besser ist, einen Kollegen zu konsultieren, anstatt zu versuchen, etwas zu lösen, in dem Sie nicht über genügend Erfahrung verfügen. Überlassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht sich selbst – bleiben Sie mit ihnen in Kontakt und unterstützen Sie sie.
Die ideale Dauer eines Anrufs beträgt: bis zu einer Stunde. Während dieser Zeit wird das Team keine Zeit haben, müde zu werden und ruhig weiterarbeiten.
6. Pflegen Sie eine Wissensdatenbank
Behalten Sie nicht alle Informationen im Kopf: Das raubt Ihnen Kraft und macht Sie im schlechten Sinne des Wortes unentbehrlich. Wenn Sie nicht wissen, wie etwas funktioniert, können Sie es nicht die Aufgabe übertragen und in den Urlaub fahren.
Notieren Sie sich Vorlagen, Anleitungen, Checklisten, erfassen Sie nützliche Kontakte und empirische Erfahrungen. Bewahren Sie alles an einem Ort auf, damit Sie die Daten leicht finden können.
Das vereinfacht die Kommunikation, beschleunigt die Arbeit und vermeidet Wiederholungsfehler. Die Mitarbeiter müssen sich nicht ständig gegenseitig belästigen, da alles bereits in Ordnern organisiert ist, beispielsweise in Notion.
So kümmern Sie sich um Ihr Team💼
- Was tun, wenn Ihr Mitarbeiter ausgebrannt ist?
- Wie man Mitarbeiter lobt, damit das gesamte Team effizienter arbeitet
- Welchen Vorteil hat die Eigentümermentalität bei den Mitarbeitern und wie können Sie sie in Ihrem Team umsetzen?