So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel
Verschiedenes / / April 04, 2023
Lifehacker hat sieben Möglichkeiten gesammelt: von einfach bis komplex.
So erstellen Sie eine einfache Dropdown-Liste in Excel über die Einfügefunktion
Elementare Option: benötigt keine Voreinstellung und ist dank der Standard-Einlegefunktion verfügbar. Sie können zuvor eingegebene Werte aus einer Liste auswählen und schnell hinzufügen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Daten in einer lückenlosen Spalte enthalten sind und die Eingabe in Ordnung ist.
Setzen Sie den Cursor in die nächste leere Zelle im Bereich. In unserem Beispiel ist dies B7.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Aus Dropdown-Liste auswählen“ oder drücken Sie einfach Alt + „Pfeil nach unten“ auf der Tastatur.
Danach erscheint eine Liste aller oben eingegebenen Werte ohne Wiederholungen, und Sie müssen nur den gewünschten auswählen und darauf klicken.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel aus einer Reihe von Daten
Die folgende Methode ermöglicht es Ihnen, einen beliebigen Datenbereich für die Dropdown-Liste zu verwenden, der sich irgendwo auf dem Blatt befindet, sowie auf einem anderen Blatt oder sogar in einer anderen Datei (dazu später mehr).
Aufführen wird nicht aktualisiert, wenn Sie Informationen unterhalb des angegebenen Bereichs hinzufügen, aber wenn Sie sie nicht am Ende, sondern zwischen den Zeilen einfügen, funktioniert alles. Beim Löschen der Elemente der Liste ändert sich diese auf jeden Fall.Wählen Sie die Zelle aus, die eine Dropdown-Liste haben soll (wir haben es H3), wechseln Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Datenvalidierung".
Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Datentyp „Liste“, klicken Sie in das Feld „Quelle“ und markieren Sie die gewünschten Zellen.
Klicken Sie auf OK, und in der angegebenen Zelle wird eine Dropdown-Liste mit den gewünschten Werten angezeigt.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel aus einem benannten Bereich
Jeder Bereich von Zellen kann benannt werden, indem man ihm einen Namen gibt. Auf diese Weise können Sie darauf zurückgreifen und sich leichter an die Bereiche erinnern, mit denen Sie häufig arbeiten. Ansonsten unterscheidet sich diese Version der Dropdown-Liste nicht von der vorherigen: Sie wird nur aktualisiert, wenn Sie einen der Werte löschen oder Zeilen innerhalb des Bereichs hinzufügen.
Erstellen Sie zunächst einen benannten Bereich. Wählen Sie dazu die Zellen mit zukünftigen Elementen in der Dropdown-Liste aus und betiteln Sie sie, indem Sie den Namen in das Feld mit den Namen der Zellen eingeben, und drücken Sie dann die Eingabetaste. Obligatorische Bedingung: Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein, Leerzeichen dürfen nicht verwendet werden (geben Sie stattdessen "_" ein).
Setzen Sie nun den Cursor in die Zelle, in der Sie eine Liste erstellen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte "Daten" auf "Datenvalidierung".
Wählen Sie in der Spalte „Datentyp“ „Liste“ aus und geben Sie als Quelle den Namen des Bereichs mit vorangestelltem „=“ an. In unserem Beispiel kam "=Marken" heraus.
Die Dropdown-Liste mit Elementen aus dem benannten Bereich ist fertig.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit Daten aus einem anderen Blatt oder einer anderen Datei
Manchmal müssen Sie externe verwenden Daten, die sich auf einem anderen Blatt oder sogar in einer separaten Arbeitsmappe befinden. In diesem Fall hilft die INDIREKT-Funktion, mit der Sie darauf verweisen können. Da die Quelle ein Zellbereich ist, wird die Liste nur aktualisiert, wenn Sie neue Werte innerhalb des Bereichs schreiben oder löschen. Wenn Sie auf eine andere Datei verweisen, muss diese Datei außerdem geöffnet sein.
Öffnen Sie beide Dateien, wählen Sie dann die Zelle mit der zukünftigen Liste aus und klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenvalidierung.
Wählen Sie "Liste", geben Sie als Quelle die folgende Formel an: =INDIREKT("[Dateiname]Blattname!Bereich")
Das heißt, innerhalb der Anführungszeichen sollte der Name der Datei mit den Daten für die Liste in eckigen Klammern stehen, dann ohne Leerzeichen der Name des Blattes und dann ebenfalls ohne Leerzeichen ein Ausrufezeichen und eine Bereichsbezeichnung. In unserem Beispiel wird es so sein: =INDIREKT("[Buch1]Blatt1!A3:A9")
Die Liste ist fertig. Um Daten aus einer anderen Datei zu verwenden, muss diese zu diesem Zeitpunkt ebenfalls geöffnet sein.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel aus einer Tabelle
Die nächste Methode ist etwas komplizierter, aber viel vielseitiger und richtiger. Es basiert auf den sogenannten Smart Tables, sie sind dynamisch. Das bedeutet, dass alle Änderungen, ob neue Elemente hinzugefügt oder gelöscht werden, sofort in der Dropdown-Liste widergespiegelt werden.
Wählen Sie den Bereich mit den Listenelementen und deren Kategorie aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start auf Als Tabelle formatieren.
Wählen Sie eine beliebige Gestaltungsoption, aktivieren Sie im geöffneten Fenster die Option "Tabelle mit Kopfzeilen" und klicken Sie auf OK.
Platzieren Sie den Cursor in einer der Zellen der Tabelle und geben Sie auf der erscheinenden Registerkarte „Tabellen-Designer“ den Namen der Liste ein und bestätigen Sie ihn mit der Eingabetaste.
Klicken Sie auf die Zelle, in der sich die Liste befinden soll, und klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenvalidierung.
Geben Sie als Datentyp "Liste" an und tragen Sie als Quelle folgende Formel ein: =INDIREKT("Tabellenname")
In unserem Beispiel wird es so sein: =INDIREKT("Türen")
Die Liste beginnt sofort zu arbeiten und wird aktualisiert, wenn Sie Elemente entfernen und hinzufügen.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit der Suche
Wenn die Liste groß genug ist, können Sie die Eingabe von Werten mit Hinweisen erleichtern, die die Suche nach den gewünschten Elementen beschleunigen. Sie können dies über die ActiveX-Entwicklertools tun.
Wenn Sie den Entwickler-Tab nicht sehen, müssen Sie ihn zuerst aktivieren. Öffnen Sie dazu das Menü und wählen Sie "Weitere Befehle ...".
Klicken Sie auf Menüband anpassen, aktivieren Sie dann Developer und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools auf Einfügen und wählen Sie Kombinationsfeld aus ActiveX-Steuerelementen aus.
„Ziehen“ Sie mit dem Cursor eine Listenzelle, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Eigenschaften“.
Suchen Sie die Zeile ListFillRange, geben Sie den Wertebereich für die Liste ein und drücken Sie die Eingabetaste. In unserem Beispiel ist dies B6:B9.
Deaktivieren Sie den Designmodus, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken. Jetzt funktioniert die Liste und übereinstimmende Elemente werden während der Eingabe hervorgehoben.
So erstellen Sie eine verknüpfte Dropdown-Liste in Excel
Eine sehr nützliche Art von Liste, die ziemlich oft vorkommt. Nachdem Sie eine Zeile in einer Liste ausgewählt haben, stehen in der zweiten je nach vorheriger unterschiedliche Wertesätze zur Verfügung. Zum Beispiel bei der Angabe einer Produktkategorie im ersten Liste im zweiten ändern sich die Modelle. Betrachten wir die Implementierung einer solchen tabellenbasierten Liste, sodass die Daten automatisch aktualisiert werden, wenn Elemente hinzugefügt oder entfernt werden.
Bereiten Sie Spalten mit Daten vor: In den Kopfzeilen befinden sich die Elemente der ersten, übergeordneten Liste, und darunter befinden sich die Elemente der zweiten damit verbundenen Liste. Wählen Sie die erste Spalte mit einer Überschrift aus und klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" auf "Als Tabelle formatieren".
Wählen Sie einen der Stile aus und aktivieren Sie dann im angezeigten Fenster die Option "Tabelle mit Kopfzeilen" und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf eine der Tabellenzellen und geben Sie ihr dann einen Namen, indem Sie ihn in das Feld "Tabellenname" eingeben und die Eingabetaste drücken. Dies ist das Element der ersten Liste, in unserem Beispiel "Computer". Erstellen Sie auf die gleiche Weise Tabellen für die restlichen Spalten und benennen Sie sie um.
Platzieren Sie den Cursor in der Zelle, in der sich die erste Dropdown-Liste befinden wird, und klicken Sie auf der Registerkarte "Daten" auf "Datenvalidierung".
Geben Sie als Typ "Liste" an und wählen Sie als Quelle die Spaltenüberschriften mit Kategorien aus, die zu den Elementen der übergeordneten Liste werden.
Platzieren Sie als Nächstes den Cursor in der Zelle, in der sich die zweite Liste befinden soll, klicken Sie auf „Datenvalidierung“, wählen Sie die Option „Liste“ und geben Sie im Feld „Quelle“ ein =INDIREKT und die Adresse der übergeordneten Listenzelle in Klammern. Also =INDIREKT(H3) für unser Beispiel.
Wenn Sie jetzt ein Element in der übergeordneten Liste auswählen, werden nur die entsprechenden Optionen in der zugehörigen Liste angezeigt. Wenn Sie beispielsweise auf die Zeile "Laptops" klicken, zeigt Excel nur Laptop-Modelle an.
Und wenn Sie „Kopfhörer“ angeben, werden die entsprechenden Zubehörnamen aus der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Lesen Sie auch🧐
- 10 Formeln in Excel, die Ihnen das Leben erleichtern werden
- So erstellen Sie ein Diagramm in Excel
- So erstellen oder entfernen Sie einen Seitenumbruch in Word und Excel
- So frieren Sie einen Bereich beim Scrollen in Excel ein
- 12 einfache Tricks, um schneller in Excel zu arbeiten