So priorisieren Sie Ihre Karriere und Ihr Privatleben in 7 Schritten

Denken Sie daran, dass Sie kürzlich Ihren Freunden die Frage „Wie geht es Ihnen?“ beantwortet haben. Sie haben vielleicht gesagt, dass Sie "sehr beschäftigt" sind oder dass Sie "viel zu tun haben und keine Zeit für sich selbst haben". Das sind typische Antworten. Leider wissen nur wenige Menschen, wie man mit der Zeit vernünftig umgeht. Wir verschwenden wertvolle Minuten mit Unsinn und erkennen unsere Fehler, wenn es zu spät ist. Dadurch vereinfachen wir die Ziele entweder stark oder erreichen sie einfach nicht.

Stellen Sie sich vor, Sie stehen morgens früh auf, um ein wichtiges Arbeitsmeeting zu verfolgen, und entdecken am Abend zuvor versehentlich eine neue und interessante Serie. Sie sehen es um Mitternacht, wachen viel später auf, als Sie sollten, und eilen zur Arbeit, ohne Zeit zu haben, sich vorzubereiten. Schuld daran ist die falsche Prioritätensetzung. Anstatt Folge für Folge abzuspielen, könntest du früh ins Bett gehen, gut gelaunt aufwachen und dich auf ein Meeting einstimmen.

Warum ist es wichtig, Prioritäten zu setzen?

Die Philosophie des richtigen Umgangs mit der Zeit ist einfach – Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass es nicht genug davon gibt, sondern konzentrieren sich darauf, wie Sie das Beste daraus machen können. Und das geht nur, wenn man lernt, richtig zu priorisieren.

Davon haben Sie natürlich schon einmal gehört. Aber wie oft haben Sie sich tatsächlich hingesetzt und Ihre täglichen Aufgaben priorisiert? Dies muss aus mehreren Gründen regelmäßig durchgeführt werden.

Wenn Sie jeden Tag viele Dinge erledigen müssen, können Sie nicht auf ein System verzichten, das Ihnen hilft, alles zu bewältigen. Die Priorität ermöglicht es, Aufgaben in Abhängigkeit von ihrer Wichtigkeit zu verteilen. Und diese Methode führt zu positiven Veränderungen:

• Erhöht die Produktivität. Wenn wir die wichtigsten Aufgaben identifizieren und uns die Zeit nehmen, sie zu erledigen, verbessert sich unsere Leistung deutlich, was bedeutet, dass wir mehr tun als sonst.
• Reduziert Angst und Stress. Wenn wir eine riesige Liste von Aufgaben haben und nicht mehr viel Zeit bleibt, beginnen wir uns Sorgen zu machen. Priorisierung hilft Ihnen, Ihre To-Do-Liste zu verkürzen und Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen.
• Erweitert die Möglichkeiten. Wenn wir uns auf das Wichtigste konzentrieren, erreichen wir unsere Ziele schneller und erkennen neue Wachstumsrichtungen.

Was hilft bei der Priorisierung

1. Den Wert von Aufgaben verstehen

Bevor Sie Aufgaben sortieren, müssen Sie den Wichtigkeitsgrad der einzelnen Aufgaben bestimmen. Fragen Sie sich dazu, was genau Sie als Ergebnis erhalten. Es gibt drei Arten von Werten:

• Sofortig. Zum Beispiel, wenn Sie einen Kollegen anrufen, um wichtige Informationen zu einem Projekt zu erfahren, an dem Sie gerade arbeiten.
• Kurzfristig. Dies wird durch das Aufräumen des Desktops veranschaulicht – Dokumente werden perfekt sortiert, bis sich wieder Unordnung bildet.
• Langfristig. Nehmen wir an, Sie möchten abnehmen und sich für ein Fitnessstudio anmelden; um das ergebnis zu sehen, muss man mehrere monate schwitzen.

Wenn Sie Ihre Zeit investieren, Ihre Tage und Stunden mit Taten füllen, machen Sie sie für Ihre Zukunft wertvoll. Verstehen Sie daher, was Ihnen wichtig ist, und handeln Sie dann.

2. Befreien Sie sich von unnötigen Aufgaben

Wir planen unsere täglichen Aktivitäten selten selbst, daher erledigt unser Gehirn das automatisch für uns und priorisiert Aufgaben, nur unbewusst. Einige von ihnen bringen uns unseren Zielen näher, andere liefern keine sichtbaren Ergebnisse. Deshalb scheint es uns, dass wir ständig beschäftigt sind - nicht alle unsere Handlungen sind mit dem verbunden, was wir in der Zukunft wollen. Dadurch verschwenden wir unsere Zeit mit unnötigen Dingen. Für viele wird dies zu einem abgedroschenen Rekord und wiederholt sich jeden Tag, Monat und Jahr immer wieder.

Stellen Sie sich ein einfaches Szenario vor. Du fährst für eine Woche in die USA. Dies ist Ihr erster Besuch im Land, Sie möchten also viel unternehmen - die wichtigsten Sehenswürdigkeiten sehen und in den besten Restaurants essen. Das Land selbst und reisebezogene Themen zu untersuchen, kann ein wenig verwirrend sein. Wo soll ich anfangen? Ein Flugticket kaufen? Ein Hotel buchen? Was ist, wenn Sie ein Hotel mögen, das zu weit von den Attraktionen entfernt ist? Dann ist es vielleicht besser, zuerst eine Liste mit Orten zu erstellen, die Sie besuchen möchten?

So viele Fragen können einem den Kopf verdrehen. Dafür gibt es Prioritäten. Schreiben Sie alle Ihre Fragen auf, beseitigen Sie diejenigen, die kleinere Sorgen enthalten, und handeln Sie.

3. Aufgaben in Kategorien einteilen

Eine weitere Frage, die den Priorisierungsprozess enorm erleichtert: Was ist Ihr Ziel? Die Antwort hilft dabei, die Aufgaben und Lösungswege klar zu formulieren. Sobald Ihre To-Do-Liste vollständig ist, teilen Sie sie in drei Kategorien ein:

• Definitiv erledigt. Diese Aufgaben sind extrem wichtig, um das Ziel zu erreichen. Sie müssen zuallererst abgeschlossen werden, ohne Ressourcen und Zeit zu schonen. Am Beispiel einer Amerikareise fallen Ticketkäufe und Hotelreservierungen in diese Kategorie.
• Lohnenswert. Dazu gehört alles, was wichtig, aber nicht kritisch ist. Wenn Sie solche Aufgaben ignorieren, wird das Ergebnis etwas beeinträchtigt. Wenn Sie beispielsweise keine Liste mit Sehenswürdigkeiten im Voraus erstellen, können Sie einige davon während der Reise vergessen.
• Schön zu tun. Dies sind optionale Aufgaben, die den Ausgang des Falls in keiner Weise beeinflussen. Zum Beispiel kleine Fragen aus der Kategorie "Welche Kappe sollte man in die USA mitnehmen und welche zu Hause lassen".

Eine Liste von Aufgaben nach Kategorie hilft dabei, Zeit zu sparen und diese mit Bedacht zu verwalten. Darüber hinaus ist es für jeden Lebensbereich geeignet: Ganz gleich, ob Sie Vollzeit arbeiten, Kinder betreuen oder beides kombinieren.

4. Ordne die Aufgaben der Reihe nach an

Der nächste Schritt besteht darin, die Anzahl der Aufgaben zu zählen und sie der Reihe nach zu verteilen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Aufgaben in derselben Kategorie gleichzeitig haben.

Bewerten Sie die Bedeutung der Aufgaben innerhalb jeder Gruppe neu. Sie werden also verstehen, was es wert ist, zuerst anzugehen. Vergessen Sie nicht eines der Hauptprinzipien der Priorisierung - es geht nicht um die Anzahl der erledigten Aufgaben, sondern um die Qualität der Ausführung.

5. Masterliste erstellen

Sie können Aufgaben nicht richtig priorisieren, wenn Sie sie im Kopf behalten. Hier kommt die Masterliste ins Spiel - eine zusammenfassende Liste aller Dinge, die zu tun sind. Fügen Sie sie zu Notizen auf Ihrem Telefon oder Dokument auf Ihrem Computer hinzu, kategorisieren Sie sie und ordnen Sie sie der Reihe nach an. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Elemente hinzufügen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

6. Verwenden Sie verschiedene Produktivitätsmethoden

Wenn Ihnen das Musterblatt nicht hilft, herauszufinden, was Sie verschieben und was Sie jetzt tun sollten, probieren Sie andere Produktivitätsmethoden aus. Verwenden Sie beispielsweise das Pareto-Prinzip, das besagt, dass 20 % des Aufwands 80 % des Ergebnisses ausmachen. Oder schauen Sie sich die Eisenhower-Matrix an, die vorschlägt, Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen: dringend und wichtig, dringend und unwichtig, nicht dringend und wichtig und nicht dringend und unwichtig. Oder wähle irgendein anderesfür Sie bequeme Methode.

7. Entwickle eine Strategie

Nachdem Sie die Dinge priorisiert haben, müssen Sie sich für eine Strategie zum Abschluss entscheiden. Es ist am besten, mit den größten und schwierigsten, aber wichtigsten Aufgaben zu beginnen. Der Umgang mit ihnen wird dich anregen und dich inspirieren, weiterzumachen.

Effektives Zeitmanagement ist nur ein Teil eines riesigen Puzzles von Veränderungen, die Sie in Richtung einer besseren Zukunft vornehmen können. Schwierigkeiten entstehen meist nicht durch eine falsche Entscheidung, sondern durch eine ganze Kette von Ereignissen. Wenn Sie mit der Gestaltung Ihres Schicksals unzufrieden sind, ist es an der Zeit, zu überdenken, was und wie Sie es tun. Ändere den Lauf deiner Gedanken und dein Leben wird sich verändern.