15 Aufgabenverwaltungssysteme, die Ihrem Team das Leben erleichtern
Verschiedenes / / December 02, 2021
Um die Auswahl zu erleichtern, haben wir auf ihre interessanten Funktionen und einzigartigen Fähigkeiten hingewiesen.
Ekaterina Severnaya
Yougile
Ein Projektmanagementsystem mit Schwerpunkt auf Kommunikation. Bestens geeignet für die operative Führung von Unternehmen im Bereich Konstruktion und Produktion.
- Chatte bei jeder Aufgabe. Wenn ein Benutzer auf eine Karte klickt, ist das erste, was er tut, nicht die Beschreibung, sondern der Mini-Messenger. Dort können Sie über Emoticons und Erwähnungen mit Kollegen kommunizieren.
- Zusammenfassungen. Sie helfen dabei, alles zu überwachen, was im Unternehmen passiert. Dazu werden geeignete Filter gesetzt und die benötigten Karten in einer eigenen Spalte angezeigt. Beispielsweise können Sie auf diese Weise mit "Wichtig" gekennzeichnete Aufgaben sammeln, um deren Ausführung zu überwachen.
- Gespiegelte Spalten. Sie können eine beliebige Spalte genau "spiegeln" und in verschiedene Projekte einfügen. Alle Aktionen in der Elternoption werden in Echtzeit in den neuen wiederholt. Es ist eine bequeme Art der Kommunikation zwischen den Abteilungen.
- Persönlicher Planer. Die Funktion ist nicht einzigartig, aber gut durchdacht. Außer dem üblichen agile Boards für das Team gibt es Blöcke "Meine Aufgaben" und "Aufgaben anderer". Mit ihrer Hilfe ist es leicht herauszufinden, was Ihnen anvertraut wird und was Ihnen anvertraut wird. Sie können auch private Aufgaben erstellen, Favoriten markieren und alles auf verschiedene Arten sortieren.
- Tafeln hier erhältlich. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu jedem einladen, ohne sich im System zu registrieren und deren Rechte zu konfigurieren. Sie können beispielsweise Aufgaben erstellen und in ihren Chats kommunizieren. Das schafft Raum für neue Ideen. So ist es für b2b einfach, eine Meinungssammlung oder sogar einen kompakten Helpdesk zu organisieren.
- Rollenbasiertes Rechtesystem. Normalerweise werden sie auf Teamebene festgelegt, aber hier können Sie absolut jede Rolle unabhängig erstellen und mehr als 30 Aktionen zulassen oder verweigern. Praktisch für große Unternehmen: Es ist einfach, einzigartige Rollen für verschiedene Mitarbeiter und Positionen zu erstellen.
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Trello
Ein sehr beliebter Planer und Aufgabentracker, der sich am besten für kreative Teams und kleine Teams eignet.
- Arbeitsbereiche. Benutzer haben lange nach dieser Funktion gefragt, und sie haben es endlich geschafft. Jetzt können Boards gruppiert und über Arbeitsbereiche verteilt werden. Dies bedeutet, dass es einfacher ist, die Dinge zu ordnen.
- Automatisierung. Sie können unter bestimmten Bedingungen automatische Aktionen mit Karten einrichten. Sortieren Sie beispielsweise Aufgaben montags nach Priorität. Oder beschriften Sie die Aufgabe jedes Mal, wenn sie in die Spalte Abgeschlossen gezogen wird, als Fertig. Die Funktion ist eine große Zeitersparnis.
- Vorlagen. Es gibt vorgefertigte Optionen für verschiedene Abteilungen und Zwecke: für persönliche Angelegenheiten, für das Marketingteam, für Designer, technische Unterstützung, Vertrieb, Personalmanagement und mehr. Hilfe ausrichten Prozesse zu Beginn der Arbeit.
- Integration mit E-Mail. Jede Karte hat eine E-Mail-Adresse und Sie können Kommentare direkt aus Ihrer E-Mail heraus hinterlassen, ohne sich beim System anzumelden.
- Chronologie. Die Zeitleiste zeigt alle Beziehungen zwischen den Teammitgliedern an. Sie können die Arbeit an einem Projekt in Phasen aufteilen und jede davon steuern, um die Arbeitsbelastung im Team gleichmäßig zu verteilen.
- Datenvisualisierung im "Panel". Kennzahlen werden in Form von Diagrammen und Dashboards dargestellt. So können Manager schnell einschätzen, wie die Aufgaben voranschreiten und wie beschäftigt das Team ist.
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Bitrix24
Es ist eher ein Unternehmensportal für große Teams. Das System ist auf Vertriebs- und Marketingabteilungen zugeschnitten und wird häufiger als CRM verwendet.
- CRM-System. Es gibt Karten, Verlauf, Kontrolle von Transaktionen, Telefonie, Anrufaufzeichnungen, Einrichtung von Lead-Phasen, Verarbeitung von Leads von der Site und so weiter. Dies macht es viel bequemer, Kunden zu führen.
- Landing Page Builder mit eigenem CMS und E-Mail-Newsletter-Builder. Ermöglicht Ihnen, an einem Ort zu arbeiten und Tools von Drittanbietern abzulehnen.
- End-to-End-Analyse. Dank ihr können Vermarkter direkt in Bitrix24 ROMI berechnen, die Wirksamkeit von Werbung auf verschiedenen Plattformen: von Yandex. Direkt "und Google Ads an verschiedene soziale Netzwerke.
- Anrufe und Kommunikation. Es gibt Audio- und Videoanrufe, Gruppen- und persönliche Chats, Anrufverfolgung, SMS-Nachrichten. Alles funktioniert einwandfrei, nicht schlechter als in Instant Messenger.
- Cloud-Speicher. Dateien und Dokumente können direkt im System einfach bearbeitet werden.
- Gruppen. Sie können zu verschiedenen Themen und Arbeitsbereichen erstellt werden, darin Ordner erstellen, Dateien darin speichern und kommunizieren.
- Kontaktzentrum. Bitrix24 ist in Mail, Messenger und soziale Netzwerke integriert. Es gibt Telefonie, Online-Chat sowie Dialog- und Anrufstatistiken – mit der Anzahl der Anrufe und dem Anteil zufriedener Kunden.
Bitrix-24 →
Bitrix
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Asana
System zur Planung, Betriebsführung und Aufgabenverwaltung. Bestens geeignet für kleine Teams wie Webstudios, Agenturen und Marketingabteilungen.
- Flexible Aufgabenstellung. Sie können sie mit beliebigen Tags markieren, in verschiedenen Farben hervorheben, Bilder zum Kartencover hinzufügen und eine Liste mit Unteraufgaben erstellen. Was ist dort. Passen Sie Animationen an, z. B. fliegende Einhörner, als Belohnung für das Erfüllen von Aufgaben.
- Meilensteine. Sie weisen auf das Erreichen eines Zwischenergebnisses hin, anhand dessen der Erfolg des Gesamtprojekts beurteilt werden kann. Die Funktion hilft, wichtige Kontrollpunkte visuell zu markieren, um das Geschehen besser verfolgen zu können.
- Arbeiten Sie auf Projektebene. Sie können kopiert, exportiert, in Vorlagen umgewandelt und Aufgaben synchronisiert werden.
- Armaturenbrett. Alle wichtigen Projektdaten sind darauf in Echtzeit zu sehen. Ein vorgefertigter Satz von Diagrammen lässt sich leicht selbst anpassen.
- Ziele. Sie können vordefiniert und mit einem Workflow verknüpft werden, um den Fortschritt später zu verfolgen. Die Ziele sollten konkret und messbar sein, zum Beispiel „den Umsatz des Unternehmens auf 10 Millionen steigern“. Sie helfen beim binden Geschäftsstrategie mit täglichen Aufgaben und zeigen den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit das gesamte Unternehmen betrifft.
- Dateien. In einer separaten Registerkarte sehen Sie alle an das Projekt angehängten Dokumente. Es ist sehr praktisch, denn alle wichtigen Dateien haben die magische Eigenschaft, verloren zu gehen.
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Todoist
Das System ist darauf ausgelegt, persönliche To-Do-Listen zu erstellen. Kleine Teams können Todoist jedoch auch als Aufgabenverfolgung verwenden.
- Prioritätsstufen. Aufgaben mit den höchsten werden automatisch ganz oben auf der To-Do-Liste für den Tag verschoben.
- Karma. Für jede fristgerecht erledigte Aufgabe erhält der Mitarbeiter Karma-Punkte. Je mehr Punkte, desto höher das Level und der Status. Spielelement motiviert und steigert die Effizienz.
- Fortschritt visualisieren. Sie können Tages- oder Wochenziele festlegen und Ihren Fortschritt dann anhand von Diagrammen verfolgen. Sie zeigen Ihnen, wie viele Aufgaben erledigt wurden und für welche Projekte mehr Zeit aufgewendet wurde.
- Schnell hinzufügen. Diese Funktion erkennt automatisch, was die Person will und bietet die richtigen Daten. Sie können beispielsweise den Aufgabentermin „morgen 15:00“ oder „jeden Montag ab 1. September“ eingeben und das System stellt die gewünschten Termine selbstständig ein.
- Flexible Filter. Die Anwendung merkt sich den Suchverlauf und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben anhand der angegebenen Parameter sofort zu finden. Es zeigt beispielsweise alle Fälle für heute mit dem @email-Tag an.
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Doist
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Wrike
Ein Managementsystem, mit dem Sie Großprojekte mit einer mehrstufigen Hierarchie erstellen und verwalten können. Ideal für große Teams.
- Elemente der künstlichen Intelligenz. Neuronale Netze können potenzielle Projektverzögerungen vorhersagen und Benutzer warnen, wenn das Risiko einer Verzögerung besteht Termin nach Aufgabe. Dazu schätzt KI die Komplexität des Projekts, die Anzahl der erledigten und überfälligen Aufgaben, die Anzahl der Ausführenden und sogar die bisherige Tätigkeit der Mitarbeiter.
- Vorgefertigte Projektvorlagen. Davon gibt es mehr als 15, sie sind geschärft für unterschiedliche Ziele, Teams und Prozesse.
- Massenbearbeitung. Ermöglicht Ihnen, Änderungen an mehreren Aufgaben und Unteraufgaben gleichzeitig vorzunehmen. Es ist sehr praktisch, wenn es viele Aufgaben gibt.
- Parallele Bearbeitung von Dokumenten. Sie können mit Kollegen direkt in den Systemoberflächen in Echtzeit gleichzeitig Änderungen in Word- und Excel-Dateien vornehmen und Notizen machen.
- Berichtskonstruktor. Hilft, den Status von Projekten und alle Daten dazu visuell anzuzeigen. Es gibt anpassbare Vorlagen.
- Arbeitsbelastungsdiagramme. Zeigt Stunden, Prioritäten und Beschäftigung jedes Mitarbeiters an. Es wird sofort klar, wer gerade freier ist.
- Gastzugang. Dies ist nützlich im Umgang mit Auftragnehmern und Kunden. So ist es beispielsweise möglich, eine Gastfreigabe von Aufgaben und Projekten eines Kunden einzurichten.
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Wrike Inc.
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Montag
Ein beliebtes System für Vertriebs- und Marketingabteilungen, das oft als CRM- und Sales-Funnel-Building-Tool verwendet wird.
- Board- und Aufgabenvorlagen. Es gibt mehr als 200 von ihnen, die jeweils auf einen bestimmten Zweck zugeschnitten sind.
- Gastzugang. Es kann an Auftragnehmer ausgestellt werden Freiberufler und Kunden.
- Infoboxen. Es ist praktisch, wichtige Dateien auf Karten zu speichern, Notizen zu hinterlassen und alles, was Sie brauchen, griffbereit zu haben.
- Automatisierung. Für alle persistenten Prozesse können Sie Aktionen konfigurieren, die regelmäßig ausgeführt werden. Zum Beispiel, E-Mails sofort zu versenden, wenn die Deadline kommt, oder erledigte Aufgaben automatisch in eine andere Spalte auf der Tafel zu übertragen.
- Anspruchsvolle Dashboards. Sie können öffentlich oder privat sein, Links zu ihnen können mit Kollegen und Gästen geteilt werden. Auf einem Dashboard wird es möglich sein, Daten von mehreren Boards gleichzeitig zu sammeln und zu visualisieren - von 5 bis 50.
- Gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten. Sie können gemeinsam mit Workdocs geändert oder korrigiert werden. Dieses spezielle Format ermöglicht auch die Einbettung von Whiteboards und Dashboards in Dokumente.
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montag.com
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Jira
Ein sehr beliebtes System, das normalerweise zum Arbeiten mit Code und als Bugtracker verwendet wird. Geeignet für Teams ab 100 Personen.
- Module für verschiedene Teams. Natürlich primär für Entwickler: Scrum, Kanban, Basic Softwareentwicklung. Aber es gibt Module für Vertriebs- und Marketingabteilungen: Prozessmanagement, Projekt Verwaltung, Aufgabenverwaltung.
- Jira-Softwareanwendungen. Mehr als 3.000 Anwendungen lassen sich problemlos in das System integrieren. Mit ihrer Hilfe kann Jira individuell an die Aufgaben eines bestimmten Teams angepasst werden.
- Arbeiten mit Code in Aufgaben. Dank Integration mit hosten Bitbucket-Quellcode-Programmierer können Code schreiben und ihn innerhalb von Aufgaben diskutieren.
- Confluence-Modul. Eine bequeme Möglichkeit, Aufzeichnungen zu führen. Sie können Informationen wie häufig verwendete Formulare und Register organisieren und Versionen kontrollieren.
- Erstellen Sie Aufgaben direkt aus dem Tech-Support-Chat. Aufgrund dieser Funktion wird das System oft als Bugtracker verwendet: Probleme sind einfach zu beheben und beginnen sofort mit der Lösung.
- 16 Arten von Berichten. Burn-Down-Charts (um den Fortschritt in Richtung des Sprint-Ziels zu sehen) und die Teamgeschwindigkeit, Berichte über Sprints und die Arbeitsbelastung der Benutzer, einen Kontrollplan und so weiter.
- Straßenkarten. Sie ermöglichen es Ihnen, einen detaillierten Plan sowohl innerhalb eines Teams als auch für mehrere gleichzeitig zu erstellen.
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Atlassian
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Pyrus
Aufgabenverwaltungssystem, das auf das Dokumentenmanagement zugeschnitten ist. Nützlich für Buchhalter und Beratungsunternehmen.
- Dokumentenfluss-Routing. Sie können einen bestimmten Weg festlegen, um das Papier zu vereinbaren, kennen zu lernen und zur Unterschrift zu senden. Die Route wird je nach Dokumententyp, Abteilung, Bearbeiter und anderen Bedingungen automatisch angepasst.
- Vorgefertigte Formulare für Aufgaben und Dokumente. Zum Beispiel eine Rechnung zur Zahlung oder Mietvertrag.
- Dokumentenkarte. Es ist jedem Papier beigefügt und ermöglicht es Ihnen, Kommentare zu hinterlassen und Arbeitsfragen zu besprechen.
- Chat-Bots. Sie erledigen Routineaufgaben, beispielsweise generieren sie automatisch einen Zahlungsauftrag, wenn eine Zahlung vereinbart wird.
- Dokumentvorlagen automatisch vervollständigen. Daten zu Organisationen und Mitarbeitern werden automatisch abgerufen.
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Einfach gute Software
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"Planfix"
Projektmanagementsystem mit CRM und elektronischer Dokumentenverwaltung. Geeignet für Buchhaltung und Vertrieb.
- Kontaktbearbeitung. Das System sammelt die gesamte externe Kommunikation mit Kunden: E-Mails von der Post, Nachrichten von Instant Messenger, Bestellungen von der Site, Kommentare von sozialen Netzwerken.
- Gastzugang. Kunden, Auftragnehmer und Freiberufler erhalten eingeschränkte Rechte und können im System arbeiten.
- Tagebuch. Sie können Arbeitszeiten planen, einen Stundenplan erstellen und Aufgaben nach Priorität sortieren.
- Automatische Skripte. Sie können sie auf Projekt- oder Aufgabenebene erstellen und sofort Bedingungen wie Zeiten und Ereignisse definieren, unter denen sie ausgelöst werden.
- Massenbearbeitung. Einige Parameter in Projekten und Aufgaben können gleichzeitig in Gruppen geändert werden.
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Planfix Inc.
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GanttPro
Das System basiert auf Gantt-Diagramm und das Prinzip der Datenvisualisierung. Geeignet für IT-Unternehmen, Beratungs- und Bauunternehmen, Marketingabteilungen.
- Projektressourcenmanagement. Direkt im Gantt-Diagramm können Sie sie auf verschiedene Aufgaben verteilen und die Kosten für die Erledigung einer Aufgabe berechnen.
- Projektbudget. Das System berechnet automatisch Kosten basierend auf Zahlungseinheiten, Ressourcentyp und Dauer der Arbeit an einer Aufgabe.
- Zugang per Link. Jedes Diagramm kann geteilt werden, indem ein öffentlicher Link dazu erstellt wird.
- Export von Diagrammen. Sie werden in verschiedenen Formaten gespeichert: PDF, PNG, XLSX, XML.
- Automatische Planung. Bei der Anpassung von Aufgaben berechnet das System selbst alle Indikatoren neu und legt neue Arbeitsbedingungen fest.
- Fertige Vorlagen. Darüber hinaus sowohl für einzelne Projekte als auch für Aufgabenblöcke.
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XB-Software
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Yandex. Tracker"
Eine Alternative zu Jira für Entwickler. Auch für Personal- und Konstruktionsbüros geeignet.
- Aufgabenwarteschlangen. Aufgaben können nicht nach Abteilung oder Projekt gruppiert, sondern in einer Warteschlange gesammelt werden. Wenn beispielsweise die Marketing- und Vertriebsabteilungen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, können Sie mit einem eigenen Zyklus-Workflow eine separate Warteschlange von ihren Aufgaben erstellen.
- Fertige Lösungen für verschiedene Abteilungen. Es gibt Sprints für die Entwicklung, für das Marketing – Dashboards, Charts und Boards, für die Buchhaltung – gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten und so weiter.
- Automatisierung. Ganz originell gemacht. Es gibt also Trigger oder automatische Aktionen mit Aufgaben, die auftreten, wenn eine Reihe von Bedingungen erfüllt sind. Und auch - automatische Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden, und Makrosdie vom Benutzer selbst gestartet werden.
- Teambewertung von Aufgaben. Jeder Teilnehmer setzt seine eigenen Markierungen, und dann werden sie synchronisiert und in einem allgemeinen angezeigt. Die Funktion hilft, die Last besser zu verteilen.
- Burnout-Diagramm der Aufgaben. Ermöglicht es Ihnen, die Geschwindigkeit zu verstehen, mit der sie ausgeführt werden, und zu sehen, wie viel in einem Sprint noch zu erledigen ist. Nützlich, um zu verstehen, ob das Team die Arbeit pünktlich beenden kann.
- Automatisierung des Dokumentenflusses. Sie können beispielsweise alle Anfragen von E-Mails oder einem Formular auf der Site an das System umleiten.
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Yandex-Apps
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Yandex LLC
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Arbeitsbereich
Projektmanagementsystem für Webstudios, Marketing- und Designagenturen. Praktisch für die Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern und Kunden.
- Datenschutz. Jedes Projekt kann für den Kunden, Auftragnehmer oder Kollegen aus einer anderen Abteilung gesperrt und ausgeblendet werden. Na ja, oder Sie listen namentlich auf, welcher der Mitarbeiter Zugriff hat.
- Projektberichte. Sie können den Geldbetrag berechnen, der für jeden ausgegeben wurde, und vergleichen, was mehr Zeit und Geld gekostet hat.
- Vergleich von Plan und Tatsache. Zeigt an, wie viel Geld geplant und am Ende ausgegeben wurde.
- Gastzugang. Es ist bequem, Kunden, Auftragnehmer und Freiberufler in das System einzuladen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
- Lagerung. Dateisystem mit der Bindung von Dokumenten an Aufgaben. Es gibt Sicherheitseinstellungen und Backups.
- Basis kontaktieren. Enthält alle Informationen zu Mitarbeitern und Kunden.
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Arbeitsbereich ™
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Valeriy Galyan
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ActiveCollab
Alternative zu Jira. Es ist ein Aufgabenmanagementsystem für die Entwicklungsabteilung sowie Kreativteams.
- Zeit- und Geldverfolgung. Sie können die Kosten jedes Projekts berechnen und herausfinden, wie viele Arbeitsstunden dafür aufgewendet wurden.
- Abrechnung. Sie werden im System erstellt und direkt aus diesem an die Kunden gesendet. Sie können auch automatische Erinnerungen für diejenigen einrichten, die die Rechnung nicht bezahlt haben.
- Gemeinsame Notizen.Mitarbeiter kann das gleiche Dokument gleichzeitig bearbeiten.
- Kalender. Es ist nützlich, weil es Ihnen ermöglicht, verschiedene Arten von Ereignissen zu erstellen, sie mit Farbe zu markieren, sich wiederholende Aufgaben einzurichten und mit Kollegen zu teilen.
- Budgetberichte. Zeit- und Anwesenheitsfunktionen helfen Ihnen, detaillierte Tabellenkalkulationen zu erstellen.
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A51 DOO
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"Megaplan"
Es ist eher ein CRM als ein Projektmanagementsystem, verfügt aber auch über eine Aufgabenabrechnung. Geeignet zur Pflege eines Kundenstamms im Vertrieb.
- CRM. Es gibt alle Möglichkeiten, den Kundenstamm zu verwalten, Anträge zu bearbeiten und Zahlungen entgegenzunehmen. Sie können vollwertige Verkaufstrichter aufbauen. Es ist einfach, die Arbeit der Vertriebs- und Marketingabteilungen in einem System zu vereinen.
- Arbeiten Sie mit Dokumenten. Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungsabgleich ist alles möglich.
- Hierarchie der Aufgaben. Sie können mehrstufige Projekte mit Unterprojekten, Unteraufgaben, Meilensteinen und Fällen erstellen.
- Integration mit WhatsApp. Die gesamte Korrespondenz wird in der Kundenkarte im CRM dupliziert. Der Manager kann direkt im System mit dem Kunden oder Kunden kommunizieren.
- Videokonferenzen. Geschützt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Leistung sowie Anwendungen von Drittanbietern.
- Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten. Beim Hinzufügen eines Zahlers werden die Details automatisch ausgefüllt. Es gibt Dokumentvorlagen und Transaktionsskripte.
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