20 effektive Zeitmanagementtechniken

1. Regel 1-3-5

Ihre Arbeitszeit während des Tages ist begrenzt, und die 1-3-5-Regel ermöglicht es Ihnen, sie mit Bedacht auszugeben. Das Wesentliche ist: An einem Tag können Sie nur eine große Aufgabe erledigen, drei mittlere und fünf kleine. Insgesamt gibt es neun Fälle, nicht mehr und nicht weniger. Die Regel hilft dabei, die Trümmer schrittweise zu beseitigen, rechtzeitig zu sein und nicht zu überarbeiten.

2. Die Dreierregel

Für diejenigen, die nicht mit Zahlen übereinstimmen oder nicht neun Dinge pro Tag tun können, Chris Bailey, Autor vonMein produktives Jahr", erfunden Regel von drei. Es heißt, dass es ausreicht, jeden Tag die drei wichtigsten Dinge zu tun, um produktiv zu sein.

Anstatt Ihre Energie und Aufmerksamkeit auf ein paar Dutzend Punkte auf einer Checkliste zu verteilen, wählen Sie einfach die drei wichtigsten Aufgaben des Tages aus und konzentrieren Sie sich auf sie. Wählen Sie am nächsten Tag drei weitere aus und so weiter. So bleiben Sie konzentriert. Die gleiche Regel kann angewendet werden, um Ziele für die Woche, den Monat oder das Jahr festzulegen.

3. Methode 10 Minuten

Haben Sie eine Aufgabe, zu der Sie will nicht anfangen? Sagen Sie sich: "Ich mache das nur 10 Minuten und dann werde ich mich etwas ausruhen." Während dieser Zeit werden Sie höchstwahrscheinlich in die Arbeit hineingezogen und können nicht mehr aufhören.

4. Pomodoro

Diese System erfunden von Francesco Cirillo, um die Vorbereitung auf Prüfungen zu erleichtern. Es hilft, Menschen zu fokussieren, die leicht abgelenkt werden. Auf diese Weise können Sie auch steuern, wie viel Zeit Sie für einen bestimmten Job aufwenden.

So funktioniert Pomodoro: Sie nehmen einen Timer und stellen ihn auf 25 Minuten ein. Konzentrieren Sie sich danach auf Ihre Arbeit. Wenn die 25 Minuten abgelaufen sind, ruhen Sie sich 5 Minuten aus und wiederholen Sie den Vorgang erneut. Nach vier Zyklen haben Sie eine große Pause von einer halben Stunde.

5. Methode 90/30

Methode 90/30 verwendet von dem Schriftsteller und Blogger Tony Schwartz, dem Buffer-Mitbegründer Leo Widrich, dem Literaturkritiker Benjamin Che Kai Wai und dem Unternehmer Thomas Oppong.

Das Wesentliche ist wie folgt: Sie arbeiten 90 Minuten lang hart, ruhen sich dann eine halbe Stunde aus und wiederholen dann den Zyklus. In diesem Fall die ersten 90 Minuten, die Sie der wichtigsten Aufgabe widmen, die Sie am Tag erledigen müssen, und die nächsten Abschnitte, die Sie weniger wichtigen Angelegenheiten widmen.

Gemäß den ForschungsergebnissenDie verzauberte Welt des Schlafes Von Yale-Spezialistin Peretza Lafee sind 90 Minuten die optimale Zeit, in der sich eine Person effektiv auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Und eine halbe Stunde reicht für eine vollständige Pause, was durch Untersuchungen bestätigt wirdSchlaf und Wachheit Neurophysiologe Nathan Kleitman.

6. Methode 52/17

Dies ist eine private Version der vorherigen Methode. Es ist nicht anders, außer für Zahlen: Sie arbeiten 52 Minuten und ruhen sich dann 17 Minuten aus. Nach ExperimentDie Regel von 52 und 17: Es ist zufällig, aber es steigert Ihre ProduktivitätDiese Zeitfenster werden vom Rekrutierungsdienst The Muse mithilfe der DeskTime-App durchgeführt und helfen Ihnen, produktiv zu bleiben und Überlastung zu vermeiden. Verwenden Sie daher die 52/17-Methode, wenn Sie das Gefühl haben, nicht stark genug zu sein, um 90 Minuten hintereinander zu arbeiten.

7. Frösche essen

Methode kam mitIss diesen Frosch: Brian Tracy erklärt die Wahrheit über Frösche Motivationsredner und Autor von Büchern über Selbstentwicklung Brian Tracy. Er nennt "Frösche" unangenehme und schwierige Aufgaben, die Sie trotz Ihrer Zurückhaltung erledigen müssen. Machen Sie von Anfang an eine Sache - essen Sie den Frosch. Und dann fällt es Ihnen leichter: Sie werfen diesen Stein aus Ihrer Seele und sorgen für gute Laune für den ganzen Tag.

8. Zeitblöcke

To-Do-Listen haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie geben absolut keine Vorstellung davon, wie lange dieses oder jenes Geschäft dauert. "Brot kaufen" und "Bericht fertig stellen" belegen eine Zeile in der Liste, aber diese Aufgaben sind in Komplexität und Bedeutung unvergleichlich.

Ein Kalender ist viel besser als eine Aufgabenliste: Sie können die Zeit visuell steuern. Sie sehen einen großen Block und stellen fest, dass die Aufgabe nicht einfach ist. Probieren Sie die Technik aus “Zeitblöcke»: Platzieren Sie sie im Kalender und weisen Sie ihnen je nach Komplexität der Aufgabe Zeit zu. Und lassen Sie sich bei dieser oder jener Aufgabe nicht von anderen ablenken.

9. GTD

GTD (Dinge erledigen) Ist ein Produktivitätssystem, das von Business Coach David Allen erfunden wurde. Seine Hauptprinzipien sind wie folgt:

1. Schreiben Sie alle Ihre Taten und Ideen an einem Ort auf, dem sogenannten Posteingang ("Posteingang").
2. Sortieren Sie Ihren Posteingangsinhalt regelmäßig, indem Sie Aufgaben priorisieren und zeitlich festlegen. Ordnen Sie Notizen in Ordnern nach ihrem Inhalt an - "Arbeit", "Zuhause", "Einkaufen" und so weiter.
3. Überarbeitungen durchführen - unnötige Notizen wegwerfen, abgeschlossene Fälle streichen, Materialien verschieben, die ihre Relevanz für das Archiv verloren haben.
4. Wenn alles geplant ist, fahren Sie mit der Ausführung fort. Aufgaben, die in wenigen Minuten erledigt werden können, werden sofort gelöst. Andere können delegiert oder in einen Kalender aufgenommen werden.

Alle Feinheiten von GTD finden Sie in unserer Führung.

10. ZTD

Leo Babauta, Autor des Produktivitätsblogs Zenhabits, glaubt, dass das GTD-System von David Allen sehr komplex ist und zu viel Aufwand erfordert. Er bietet sein Zen-to-Done-System an. Um ihm zu folgen, müssen Sie 10 einfache Gewohnheiten entwickeln.

1. Sammeln Sie alle Informationen im Posteingang.
2. Verarbeiten Sie alle Datensätze, ohne sie im Hintergrund zu belassen.
3. Planen Sie Ihre Hauptziele für jeden Tag und Ihre größten Ziele für die Woche.
4. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Sache, ohne Ihre Aufmerksamkeit zu zerstreuen.
5. Erstellen Sie einfache, kurze Aufgabenlisten.
6. Ordnen Sie Ihre Notizen basierend auf ihrem Inhalt in Kategorien ein, genau wie in der ursprünglichen GTD.
7. Überprüfen Sie Ihre Notizen regelmäßig und beseitigen Sie unnötige Dinge.
8. Vereinfachen. Reduzieren Sie die Liste Ihrer Aufgaben und Ziele, schreiben Sie kurz und klar.
9. Halten Sie einen bestimmten Tagesablauf ein, um sich auf die Arbeit einzustellen.
10. Mach was dich wirklich interessiert.

11. Kanban

japanisch ProduktivitätsmethodeDies hilft Ihnen zu verfolgen, was Sie tun, was Sie bereits getan haben und was in Zukunft getan werden muss. Kanban visualisiert den Workflow visuell.

Sie nehmen ein Sticker Board (oder melden sich bei einem To-Do-Manager wie Trello an) und zeichnen drei Spalten darauf: To Do, Doing, Done. Schreiben Sie dann Ihre Angelegenheiten auf Haftnotizen und platzieren Sie sie in der entsprechenden Spalte, je nachdem, was Sie tun und was Sie bereits getan haben.

12. Die Zwei-Minuten-Regel

Das die Regel Ist ein wesentlicher Bestandteil von GTD, kann aber auch verwendet werden, wenn Sie kein Fan von Allens Technik sind. Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Sie entladen also Ihr Gehirn, weil Sie sich nicht mehr an diesen Fall erinnern müssen.

13. Null Posteingang

Zero Inbox wurde vom Autor und Performance-Experten Merlin Mann erfunden und funktioniert gut mit GTD. Mann wandte es an E-MailsAuf die gleiche Weise können Sie jedoch Fälle, Dokumente, Notizen und andere Informationen verarbeiten. Wie der Name schon sagt, besteht das Ziel dieser Technik darin, Ihren Posteingang leer zu halten.

Im ursprünglichen GTD-System stapelte der Posteingang eine Reihe von Einträgen. Sie müssen sich die Zeit nehmen, um sie zu sortieren, und es ist leicht, etwas Wichtiges in einem gepackten Posteingang zu übersehen. Mann empfiehlt, Inhalte zu zerlegen, sobald sie eintreffen. Sie öffnen einen Posteingang und entscheiden, was mit den einzelnen Elementen geschehen soll: Löschen, Delegieren, Antworten, Verschieben oder Vervollständigen. Schließen Sie es erst, wenn Sie eine der angegebenen Aktionen mit allen Elementen ausgeführt haben.

Darüber hinaus helfen Ihnen automatische Filter in E-Mails, Zeit zu sparen. intelligente Ordner und Programme für Sortierung Unterlagen.

14. Frisch oder gebraten

Frisch oder gebraten bedeutet frisch oder gebraten. Diese Philosophie wurde geschaffenBeherrschen Sie Ihren Tag mit dem Priorisierungssystem „Frisch oder Frittiert“ Bloggerin Stephanie Lee. Laut ihr ist Ihr Gehirn "frisch", wenn Sie morgens aufwachen, aber im Laufe des Tages "brät" es. Dies bedeutet, dass Sie die Zeit Ihres bestimmen müssen Spitzenproduktivität und schaffen es, in dieser Zeit alle wichtigen Dinge an einem Tag zu erledigen. So funktioniert es.

1. Nehmen Sie sich am Ende des Tages, wenn Sie bereits müde sind, 15 Minuten Zeit, um eine Aufgabenliste für morgen zu erstellen.
2. Verschieben Sie die wichtigsten Aufgaben an den Anfang des Tages im Abschnitt "Frisch". Dinge, die Sie nicht mögen, werden dorthin geschickt - die "Frösche". Sie müssen gemacht werden, solange Sie noch Kraft haben.
3. Weniger dringende, weniger schwierige und unterhaltsamere Dinge gehen in die Fried-Sektion - das heißt, nachmittags, abhängig von Ihrem Zeitplan. Sie werden Ihr Gehirn weniger belasten.
4. Folgen Sie Ihrer Liste am nächsten Morgen. Dann machen Sie abends eine neue.

Stephanie empfiehlt FoF Leuten, die jede Nacht feststellen, dass sie völlig erschöpft sind, aber keine Zeit hatten, obwohl sie den ganzen Tag gearbeitet haben.

15. Eisbergmethode

Ramita Sethi, Autorin von I Will Teach You To Be Rich, verwendet diese Methode, um Informationen für später zu speichern. Das funktioniert so: Sie speichern alle E-Mails, Notizen, Artikel und Listen an einem Ort - beispielsweise in einem Notizdienst wie Evernote oder Notion oder als Dokumente. Verteilen Sie diese Materialien dann mithilfe von Tags, Ordnern und Kategorien - wie Sie möchten.

Überprüfen Sie diese Informationen alle 4-6 Wochen und prüfen Sie, ob sie in der Praxis angewendet werden können. Wenn etwas nutzlos ist, werfen Sie es weg oder archivieren Sie es. Auf diese Weise können Sie Ihre eigene Wissensbasis erstellen.

16. Autofokus

"Autofokus" erfundenDas Autofokus-Zeitmanagementsystem Leistungsexperte Mark Forster. Dieses Planungssystem passt kreative Leuteschwer zu folgen GTD.

Schreiben Sie alle Ihre Aktivitäten ohne Bestellung in ein Notizbuch. Gehen Sie dann die Liste durch, wählen Sie diejenigen aus, die so schnell wie möglich erledigt werden sollen, und sortieren Sie sie aus. Wenn die dringenden Aufgaben gelöst sind, fahren Sie mit den Aufgaben fort, die Sie jetzt bevorzugen. Wenn Sie etwas noch nicht fertiggestellt haben, verschieben Sie es an das Ende der Liste. Sie werden später darauf zurückkommen. Und wiederholen Sie diese Schritte Tag für Tag.

17. Eisenhower Matrix

Dieses Schema etabliert von dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Die Matrix enthält vier Abschnitte für Aufgaben: Nicht dringend und nicht wichtig, dringend, aber nicht wichtig, wichtig und nicht dringend sowie dringend und wichtig. Teilen Sie Ihre Aufgaben in Abschnitte ein und Sie können herausfinden, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden und welchen Aufgaben mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.

18. 4D-Methode

4D wurde von Edward Ray, einem Motivationsautor und Berater, erfunden. Die Methode soll Menschen helfen, die beim Anblick ihrer To-Do-Liste entsetzt sind und nicht wissen, wie sie sich allen angesammelten Gegenständen nähern sollen.

Ray besteht darauf, dass Sie sich nur vier Wörter für den Buchstaben D merken müssen, und dann werden Sie vor den Bergen der Arbeit nicht den Mut verlieren. Hier sind sie:

• Tun - Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, tun Sie dies am besten sofort und streichen Sie sie von der Liste.
• Delegieren - Wenn Sie keine Zeit haben oder nicht haben, etwas auszuführen, aber einen relativ freien Assistenten haben, übertragen Sie die Aufgabe auf ihn.
• Löschen - Einige Dinge sind nicht so wichtig. Verwerfen Sie sie, indem Sie sie dauerhaft aus der Aufgabenliste entfernen. Wenn sie versuchen, Ihnen unnötige Verantwortlichkeiten aufzuerlegen, lernen Sie höflich nein sagen.
• Verzögerung - Wenn eine Aufgabe zu groß ist oder keine sofortige Ausführung erfordert, kann sie verschoben werden. Aber Sie müssen auf jeden Fall klare Fristen für sie festlegen, sonst bleibt sie totes Gewicht.

Wählen Sie eine Aufgabe aus, führen Sie eine 4D-Aktion damit aus und fahren Sie dann mit der nächsten fort.

19. Zeitliche Koordinierung

Normalerweise behalten Menschen, die versuchen, produktiv zu sein, die Zeit im Auge, die sie für wichtige Dinge aufwenden, und vergessen völlig, die Zeiträume zu berücksichtigen, in denen sie Unsinn machen. Dieses Problem wird durch die "Timekeeping" -Technik gelöst, die vom Experten auf dem Gebiet des Zeitmanagements Gleb Arkhangelsky erfunden wurde. Es ermöglicht Ihnen zu verstehen, wo Ihre Zeit verbracht wird, lehrt Sie, aufmerksamer auf das zu sein, was Sie tun, und weniger Ablenkung.

Nehmen Sie ein Notizbuch und notieren Sie alle Ihre Aktionen und wie viel Sie getan haben, mit einer Genauigkeit von 5-10 Minuten. Zeichnen Sie Arbeitsmomente, Verhandlungen, Besprechungen und sogar die Zeit auf, die Sie auf YouTube und in Spielen verbracht haben. Nehmen Sie sich dafür ein paar Wochen Zeit. Dann blättern Sie durch das Notizbuch, erkennen Ihre "Chronophagen" am Sehen und ziehen Schlussfolgerungen. Vielleicht müssen Sie weniger lustige Videos ansehen oder weniger Kaffee trinken, oder Ihr Feind telefoniert.

20. Tim Ferriss Methode

Timothy Ferriss ist der Produktivitätsguru, der sich seinen ausgedacht hat Methode Arbeitsorganisation nach zwei Regeln. Die erste ist die 80/20-Regel oder Pareto-Prinzip, wonach 80% unserer Arbeit in 20% der Zeit erledigt werden können. Die restlichen 20% werden 80% der Zeit in Anspruch nehmen. Das zweite ist das Parkinson-Gesetz: Die Arbeit füllt die ganze Zeit aus.

Dies impliziert laut Ferriss, dass Sie nicht härter arbeiten müssen, um alles zu tun - Sie müssen sich besser konzentrieren. Lassen Sie nur 20% Ihrer Arbeitszeit mit vollem Engagement arbeiten, aber Sie können alle wirklich wichtigen Dinge wiederholen. Die restlichen 80% können für einfache Routine verwendet werden, sodass Sie sich auf vorrangige Aufgaben konzentrieren und Überarbeitungen vermeiden können.