Secrets of Business E-Mail-Korrespondenz

Was ist E-Mail? In der heutigen Geschäftswelt ist es:

• Ihr Gesicht. Es ist durch E-Mail, können Sie ein positives Bild in den Augen des Kontrahenten erstellen oder den ersten Eindruck verderben.
• Ihr Arbeitswerkzeug. Viel Kommunikation mit der Außenwelt erfolgt per E-Mail. So gut, im Besitz des Instruments können Sie Ihr Leben vereinfachen.
• Eine leistungsfähige Ablenkung. Außenwelt versucht man, abzulenken und verleiten die Irre per E-Mail zu erreichen.

Aus diesen Positionen und Blick auf die Arbeit mit E-Mail. Beginnen wir mit einem einfachen beginnen.

Buchstaben Dekoration

Ich benutze Mozilla Thunderbird E-Mail-Client, so werde ich von seinem Beispiel sprechen. Erstellen Sie einen neuen Brief und geht von oben nach unten in der Liste der Felder.

Coma. Kopieren. Bcc

Vielleicht hat jemand nicht weiß, aber die „To“ in Mozilla kann auf „Cc“ oder „Bcc“ geändert werden.

• wemSchreiben Sie die Haupt-Ziel oder mehrere Ziele durch Semikolon getrennt.
• Kopie: Schreibe, die den Brief lesen sollte, aber von denen wir erwarten keine Reaktion.
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• Bcc: Schreibe, die den Brief lesen soll, muss aber anonym für den Rest des Empfängers bleiben. Besonders geeignet für Massensendungen von Geschäftsbriefen zu verwenden, wie Benachrichtigungen.

falsch in Massenverteilung Empfänger durch Feld „Kopieren“ oder „To“ zu spezifizieren. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen Empfänger 50-90 in der „Copy“ aufgeführt. Es ist eine Verletzung der Privatsphäre. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, wer sonst Sie arbeitet an einem ähnlichen Thema. Nun, wenn es ist vertraut mit jedem anderen Menschen. Und wenn in der Liste der konkurrierenden Unternehmen, die nicht wissen, über sie? Mindestens ein muss für zusätzliche Erklärung, als Maximum hergestellt werden - ein Ende der Zusammenarbeit mit einem von ihnen. Nicht so.

richtig Massenversand zu Ihrem Namen, und alle Empfänger gesendet, um im Feld stellen „um die Kopie zu verstecken.“

Thema

Die Bedeutung der Betreffzeile wird (manchmal sinnvoll) in ihrer Corporate Blogs professionelle Dienstleistungen Depeschen oft geschrieben. Aber es ist oft eine Rede über die Buchstaben zu verkaufen, wo die Betreffzeile das Problem der «E-Mail löst sollte geöffnet werden.“

Wir diskutieren auch die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier ist das Thema löst das Problem des „Briefes und sein Autor sollte leicht zu identifizieren und dann zu finden.“ Und Ihre Sorgfalt in Form zu Ihnen kommt zurück von Karma zahlreiche Briefe von Antwort, nur mit Präfixen re: oder FwdUnter dem müssen die richtigen Buchstaben zu diesem Thema finden.

Zwanzig Briefe - ist die Menge an eintägige Korrespondenz des mittleren Managements. Auf Unternehmer und Unternehmer sprechen nicht, haben sie manchmal eine Reihe von Briefen übertrifft 200 und mehr pro Tag. Daher nochmals: keine E-Mails mit einem leeren Thema senden.

So, wie man richtig die Betreffzeile formulieren?

Wir sind in den „Himmel“ ist für externe Schreib Buchstaben in der Betreffzeile zu empfehlen: „Heaven .“. Im Inneren - nur der Inhalt der Betreffzeile in den drei bis fünf Wörter ohne Präfixe.

Fehlernummer 1: Nur der Firmenname in der Betreffzeile. Zum Beispiel ist die ‚Sky‘ und alle. Zum einen sicherlich sind Sie eines Ihrer Firma mit dem Kontrahenten zu kommunizieren. Zweitens macht keinen Sinn, ein Thema nicht tragen, weil Sie Ihren Firmennamen, und so kann von der Adresse gesehen. Drittens erraten, wie es Ihre eigene Box mit diesem Ansatz zur Kommunikation aussehen? Wie diese.

Es ist bequem zu solchen Themen zu suchen?

Fehlernummer 2: Auffällige Marketing Titel. Es ist toll, wenn Sie wissen, wie solche Schlagzeilen zu schreiben. Das ist nur, ob der Einsatz dieser Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz angemessen? Denken Sie daran, den Zweck der Geschäftsbetreffzeile: nicht verkaufen und Identifizierung bieten und suchen.

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Der Text des Briefes

Es gibt viele Führer auf Texte für verschiedene Anlässe zu schreiben. viele nützliche Informationen zum Beispiel bei Maxim Ilyahova, Alexander Amzin und andere Meister des Wortes. Ich rate Sie, ihre Artikel zumindest zu lesen, um das allgemeine Bewusstsein zu erhöhen und den Gesamtschreibstil verbessern.

Im Prozess des Schreibens Briefe, müssen wir konsequent mehrere Entscheidungen treffen.

Höflichkeit Frage. Zu Beginn des Briefes kann in der Höflichkeit oder Zuneigung im Geist von „Mein lieben Rodia verwischt wird, für zwei etwas mehr als einem Monat, als ich dir nicht schriftlich gesprochen haben, von denen sie litt, und auch andere Nacht schlief nicht, Ich denke. " Sehr höflich und sehr teuer, sowohl in der Zeit durch diesen Eintrag zu schreiben, und in der Zeit eine Person auf seiner Lektüre. Korrespondenz nach Unternehmen, schon vergessen? Nicht Brief-Wettbewerb und keine Raskolnikow Mutter und Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren Ihre Zeit und Empfänger!

Stellen Sie dar und ähneln den Umständen der Liebe Sinn nur in der ersten Nachricht nach dem flüchtigen Treffen in der Ausstellung geschickt macht. Ist dies die Fortsetzung der Zusammenarbeit oder aktueller Korrespondenz, im ersten Brief am Tag des Schreibens: „Hallo, John,“ in den zweiten und später: „John ...“.

Beschwerde. Ich habe immer mit der Frage befaßt, die im Schreiben zu drehen, wenn die Anzahl des Empfängers. Vor kurzem schrieb ich einen Brief, adressiert an den drei Mädchen namens Anna. Nicht zweifeln, ich schrieb: „Liebe Anna“ nie gestiegen. Aber so viel Glück nicht immer.

Was passiert, wenn der Empfänger von drei oder sogar sieben, und sie nicht denselben Namen tragen? Sie können die Namen aufzählen: „Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Awdotja und Petr Petrovich.“ Aber es ist lang und dauert seine Zeit. Es ist möglich, zu schreiben: „Liebe Kolleginnen und Kollegen“.

Ich für mich selbst verwenden, um eine Regel der Namen des beantragen, die im Feld „An“ steht. Und für diejenigen, die in der Kopie sind nicht gilt überhaupt. Dies ist in der Regel zugleich ermöglicht genauer gesagt einen (!) Brief an den Empfänger und den Zweck dieses Schreibens zu definieren.

Zitat. Oft ist die Korrespondenz ein Gespräch mit Fragen und Antworten - mit anderen Worten, den Dialog. Gute Praxis nicht die Geschichte der Korrespondenz zu löschen und schreiben Sie Ihre Antwort auf der zitierte Text, dass, innerhalb einer Woche zu dieser Korrespondenz Rückkehr war es leicht, den Dialog von oben nach unten absteigend Datum zu lesen.

Aus irgendeinem Grund „Setzen Sie den Cursor nach dem zitierten Text.“ Die Standardeinstellung in Mozilla sollten Ich empfehle es um das Menü zu ändern «Tools» → «Kontoeinstellungen» → «Vorbereitung und Adressierung.“ Es sollte so sein.

Der Zweck des Schreibens. Geschäftsbriefe sind von zweierlei Art:

• wenn wir nur den Gesprächspartner informieren (zB ein Bericht über die im letzten Monat geleistete Arbeit);
• und wenn wir wollen etwas von dem Gesprächspartner. Zum Beispiel, stimmte er die beigefügte Rechnung für die Zahlung.

In der Regel fördert Briefe oft mehr als die melden. Wenn wir etwas von der Quelle erreichen wollen, ist es sehr wichtig, über diese in einem Brief im Klartext zu sagen. Der Aufruf zum Handeln sollte durch eine Meldung im Namen und gehen Sie den letzten Satz in dem Brief beigefügt.

falsch„Porfiry Petrovich, weiß ich, wer unten eine alte Dame schneiden.“

richtig„Porfiry Petrovich, ich eine alte Dame abgeholzt, bitte meine Verhaftung über Maßnahmen müde leiden akzeptieren!“.

Warum Korrespondent Muss für Sie denken, was mit diesem Brief zu tun? Schließlich kann es dauern, und die falsche Entscheidung.

Signaturtext. Es muss sein. Insbesondere werden alle E-Mail-Clients können Sie autosubstitution Signatur zB das klassische „Mit freundlichen Grüßen ...“ anpassen. Mozilla wird dies im Menü «Extras» gemacht → «Kontoeinstellungen.“

Zu schreiben oder nicht, die Kontakte in der Signatur schreiben - eine private Angelegenheit. Aber wenn man irgendwie mit dem Verkauf verbunden ist - es ist obligatorisch zu schreiben. Selbst wenn die Transaktion nicht stattfindet auf der Grundlage der Kommunikation in der Zukunft, können Sie leicht die Kontakte der Signatur finden auf.

Schließlich, die ein weiteres Merkmal der Nachrichtentext für die Befragten nicht wie (es kann nicht, will nicht, nicht über die Zeit) reagieren auf Ihre E-Mails. Geben Sie im Nachrichtentext Standard. Zum Beispiel: „Porfiry Petrovich, kommen, wenn Sie mich nicht vor 12:00 Uhr zu verhaften Freitag, betrachte ich mich begnadigt werden.“ Natürlich muss die Zeit real sein (es ist nicht notwendig, den Text des Beispiels am Freitag um 11.50 Uhr zu senden). Der Empfänger muss in der Lage sein, physisch zu lesen und für Ihren Brief zu entscheiden. Dieses „default“ entlasten Sie Ihre Verantwortung für die Nicht-Reaktion des Gesprächspartners. Wie immer sollte die Verwendung dieses Chips intelligent angefahren werden. Wenn eine Person auf Zeit ist und reagiert regelmäßig auf Ihre E-Mails, das Ultimatum ist es, wenn Sie sie nicht schaden, ein wenig strecken oder führen zu einer Entscheidung nicht auf das Schreiben reagiert jetzt und machen Sie am Freitag warten.

Zubehör

Briefe oft mit Anlagen: Lebenslauf, Geschäftsvorschläge, Kostenschätzungen, Zeichnungen, gescannte Dokumente - ein sehr nützliches Werkzeug und zugleich eine Quelle des populärsten Fehlers.

Fehler: Eine riesige Menge an Investitionen. Briefe kommen oft mit Anhängen bis zu 20 MB. In der Regel durchsucht es das, was einige Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600 dpi. Der Mailer Korrespondent hängen an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit für ein paar Minuten in einem vergeblichen Versuch, eine Vorschau auf die Anhänge herunterladen. Und Gott der Empfänger versuchen verbieten, diesen Brief auf dem Telefon zu lesen ...

Persönlich lösche ich sofort solche Nachrichten. Nicht, dass Ihr Brief erschien in dem Korb vor dem Lesen? Überprüfen Sie die Größe der Anlage. Es wird empfohlen, es als 3 MB nicht mehr sein.

Was passiert, wenn mehr als?

• Versuchen Sie Ihren Scanner in ein anderes Format und Auflösung der Einrichtung. Zum Beispiel erhielt in PDF oder 300dpi Scans gut lesbar.
• Denken Sie an einem Programm wie WinRar Archivierungs oder 7zip. Einige Dateien komprimieren sehr gut.
• Was passiert, wenn eine große Verbundenheit und komprimiert es nicht funktioniert? Zum Beispiel wiegt fast leer Buchhaltung Basis 900 MB. Kommen Sie auf die Hilfe von Informationen Cloud-Speicher: Dropbox, Google Drive, und dergleichen. Einige Dienste, wie Mail.ru, konvertieren automatisch eine enorme Investition in Bezug auf Cloud-Speicher. Aber ich ziehe ihre eigenen Informationen in der Cloud gespeichert zu verwalten, so dass die Automatisierung von Mail.ru nicht erlaubt.

Und noch eine Empfehlung ist nicht ganz über die Investitionen klar - ihre Name. Es sollte für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Sobald wir in der Firma sind bereit ein Angebot zu nennen... lassen Sie es Fjodor Dostojewski sein. Ich erhielt einen Brief vom Leiter des Projektes zur Genehmigung an den CP, und die Anlage wurde eine Datei mit dem Namen „DlyaFedi.docx“. Mit dem Manager, schickte mir das, einen Dialog ähnlich die folgenden:

- Sehr geehrter sind Sie persönlich bereit, diesen angesehenen Mann zu nähern und ihm ins Gesicht Fedor nennen?

- Dort angekommen, als Person respektiert, es ist alles mit meinem Namen genannt.

- Warum sind Sie eine Anlage namens „DlyaFedi“? Wenn ich jetzt zu ihm schickt, denken Sie, dass er unsere Achsen in diesem Handbuch kaufen?

- Ich werde dann umbenennen ...

Warum Zeitbombe kochen - die potenziellen Kunden Ausfall - oder erstellen Sie sich zusätzliche Arbeit durch Umbenennen der Datei? Warum nicht sofort den Namen der Anlage ist korrekt: „DlyaFodoraMihaylovicha.docx“ oder noch besser - „KP_Nebo_Topory.docx“.

Also, mit E-Mail als „Gesicht“ ist mehr oder weniger aussortiert. Kommen wir nun zu den E-Mail-Überprüfung als Instrument der effektiven Arbeit und darüber reden Komponente abzulenken.

Arbeiten mit Buchstaben

E-Mail - ist eine leistungsstarke Ablenkung. Wie bei jeder Ablenkung, muss die E-Mail durch die Verschärfung der Regeln und Zeitplan für die Durchführung bekämpft werden.

Zumindest müssen Sie alle Meldungen von der Ankunft der Post deaktivieren. Wenn Ihr Mail-Client standardmäßig so konfiguriert ist, werden Sie Symbol neben der Uhr alarmiert und ein akustisches Signal, und blinzelte werden, und eine Vorschau des Briefes zeigen. Kurz gesagt, alles tun, um erste Tränen Sie weg von den harten Arbeit, und dann tauchen Sie ein in den Abgrund der ungelesenen E-Mails und unvisited Mailings - minus einer oder zwei Stunden des Lebens.

Jemand starke Kraft des Willens können Sie nicht durch die Benachrichtigung abgelenkt werden, und gewöhnliche Menschen ist es besser, nicht zu verleiten Schicksal und deaktivieren sie. In Mozillla Thunderbird wird durch das Menü erfolgt «Tools» → «Einstellungen» → «Basic» → «Wenn neue Nachrichten.“

Wenn es keine Benachrichtigungen sind, wie zu verstehen, dass es ein Brief?

Sehr einfach. Sie selbst, bewusst beiseite Zeit Parse E-Mail, öffnen Sie die E-Mail-Client und sehen Sie alle ungelesenen Nachrichten. Dies kann zweimal am Tag durchgeführt werden, zum Beispiel beim Mittagessen und am Abend oder während der Ausfallzeit, sagt, im Stau.

Leute fragen oft, wie die Reaktionszeit und dringende Briefe? Die Antwort lautet: Sie haben nicht dringende Briefe in der Post. Es sei denn, Sie in der Kundenbetreuung Abteilung (in diesem Abschnitt Ihren Arbeitsplan per E-Mail) arbeiten.

Wenn es dringende Briefe sind, wird der Absender Sie über andere Kanäle benachrichtigen - Telefon, SMS, Skype. Dann gehen Sie bewusst in dem E-Mail-Client nach unten und behandeln dringende E-Mail. Alle die Gurus des Zeitmanagements (zum Beispiel Gleb Erzengel mit seinem „Getting Things Done“) erklären die Standardantwort per E-Mail innerhalb von 24 Stunden. Dies ist die normale Regel der Etikette - warten Sie nicht von den Gesprächspartner sofortigen Antworten per E-Mail. Wenn es ein dringender Brief an einem schnellen Kommunikationsweg zu informieren.

So haben wir die Mitteilung enthält E-Mail-Client auf Ihren Zeitplan deaktiviert.

Was tun, wenn wir auf die Post gegangen und haben Aktivitäten mit dem Titel E-Mail „make out“? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Null-Posteingang System gehört, aber leider nicht eine einzige Person getroffen ihre Anwendung. Es war notwendig, ein Fahrrad zu erfinden. Artikel zu diesem Thema muß Layfhakere. Zum Beispiel "Null eingehenden». Im Folgenden werde ich über das System des Null-Posteingang in meiner Interpretation sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD Guru in den Kommentaren darauf hingewiesen, ergänzen oder das beschriebene System zu verbessern.

Es ist wichtig, dass die E-Mail zu verstehen und zu akzeptieren - das ist kein Task-Scheduler und Archiv für Ihr Unternehmen. Deshalb kann der Ordner „Posteingang“ sollte immer leer. Wenn Sie die Prüfung kommen enthalten, nicht aufhören und nicht egal, was abgelenkt werden, bis dies der Ordner leer.

Was mit Spam in Ihrem Posteingang zu tun? Wir müssen gehen nacheinander für jeden Brief, und zu entfernen. Ja, wählen Sie es einfach aus und klicken Sie auf die Tastatur löschen. Wenn Sie mich nicht dazu bringen können einen Brief zu löschen, müssen Sie entscheiden, was damit zu tun.

1. Sie können es in drei Minuten beantworten? Muss ich sie beantworten? Ja, wir haben, und die Antwort dauert nicht länger als drei Minuten, dann sofort reagieren.
2. Treffen Sie die Notwendigkeit, aber die Antwort Vorbereitung dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Task-Scheduler verwenden, so dass E-Mails in Aufgaben umwandeln, wiederum E-Mail in eine Aufgabe und vergisst für eine Weile darüber nach. Zum Beispiel verwende ich absolut wunderbaren Service Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu erstellen: weitergeleitet ihm einen Brief, und es wird zu einem Problem. Aber wenn Sie nicht über den Task-Scheduler, Transfer Brief an den Unterordner „0_Vypolnit“.
3. Nach einer schnellen Antwort auf einen Brief, in eine Aufgabe drehen oder eine einfache Prüfung ist notwendig, löschen oder senden Sie an einen bestimmten Ordner für eine lange: entscheiden, was mit dieser Meldung auf tun Lagerung.

Hier sind einige Ordner für die Langzeitlagerung ich habe.

• 0_Vypolnit. Ich habe einen Ordner nicht vorhanden ist, aber wenn Sie nicht über einen Scheduler haben, noch einmal, hier können Sie Buchstaben hinzufügen, so dass detaillierte Studie. Dieser Ordner muss auch regelmäßig gereinigt werden, aber mit einem durchdachten Ansatz in speziell zugewiesenen Zeit auf sie.
• 1_Sprav. Hier habe ich den Brief mit Hintergrundinformationen: Willkommen E-Mails mit Logins von verschiedenen Web-Service, Tickets für den Flug, und so weiter.
• 2_Proekty. Es enthält ein Archiv der Korrespondenz von Partnern und Projekten, die eine aktuelle Beziehung haben. Natürlich für jedes Projekt oder Partner gewickelt, um einen separaten Ordner auf. Die Partner-Ordner Ich faltet den Brief nicht nur durch seine Mitarbeiter, sondern auch Briefe von Mitarbeitern von „Heaven“, mit diesem Partner zugeordnet ist. Es ist sehr praktisch: bei Bedarf, die gesamte Korrespondenz zu dem Projekt bei der Hand in ein paar Klicks.
• 3_Muzey. Ich bin hier, diese Briefe zu duschen und schade zu entfernen, und ihre Vorteile liegen auf der Hand. Auch hier wandern Ordner mit einem geschlossenen Projekt von „2_Proekty“. Kurz gesagt, „Museum“ erste Kandidaten für die Löschung gespeichert.
• 4_Dokumenty. Es gibt Briefe mit elektronischen Samples von Dokumenten, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, zum Beispiel wirkt die Überleitung von den Kunden Tickets für die Reise. Ordner überlappt weitgehend mit Ordnern „2_Proekty“ und „1_Sprav“, aber es hält die Abrechnungsinformationen, wie in „2_Proekty“ Ordner - Management. In "4_Dokumenty" - tote Informationen und "2_Proekty" - Live.
• 5_Znaniya. Hier habe ich nur wirklich nützlich Mailing-Liste, auf die ich mag nach Inspiration in der Zeit zurück kommen oder nach Lösungen suchen.

Es gibt noch andere Einstellungen in Ihrem E-Mail-Client, wichtig für dieses System. Zum einen in Thunderbird ist die standardmäßig aktiviert „Mark Nachricht lesen.“ Ich ziehe es bewusst zu tun, also die Box ab! Dazu gehen Sie in das Menü «Extras» → «Einstellungen» → «Erweitert» → «Lesen und Anzeige.“

Zweitens ist die Verwendung Filter. Früher habe ich aktiv Filter auf Adresse automatisch weiterleiten E-Mails an entsprechenden Ordner Absender gelten. Zum Beispiel bewegt Buchstaben des Anwalts Folder „Lawyer“. Ich ließ diesen Ansatz aus mehreren Gründen. Die erste ist ein Brief von einem Anwalt in 99% der Fälle in jedes Projekt oder Partner verwendet und daher unter dem Vorbehalt die Bewegung in diesem Ordner oder Projektpartner. Zweitens habe ich beschlossen, das Bewusstsein hinzuzufügen. Sie müssen entscheiden, wo einen bestimmten Buchstaben zu speichern, und das Aussehen für die unbehandelten Beiträge leichter zu nur einem Ort - in Ihrem Posteingang. Jetzt wird die Filter nur für Remote-Ordner regelmäßig automatische Meldungen aus verschiedenen Systemen verwendet werden, die die Buchstaben sind, die mich nicht Entscheidungen erfordern. Filter in Mozilla Thunderbird im Menü «Extras» → «Nachrichtenfilter“ konfigurieren.

Also, mit dem richtigen Ansatz zur E-Mail sollte einen Tag von 10 bis 60 Minuten gehen, je nach Umfang der Korrespondenz.

Oh, und noch eine. Sie haben bereits die Benachrichtigung über die Ankunft neuer Nachrichten deaktiviert? ;)