Wie das perfekte Task-Management-System zu schaffen,

Speziell für alle, die über das Leben leidenschaftlich sind, hat es einen ehrgeizigen Plan und umfangreiche Interessen einer Vielzahl von täglichen Aufgaben.

Zu einer Zeit Task-Management-Thema mich mit dem Kopf faszinierte. Ich begann Techniken und Tipps zu sammeln. Jeder nahm ich etwas, das ausschließlich für mich funktioniert. Ich habe versucht, in die Praxis umzusetzen gesamte überschüssige abgeschnitten wird. Das Ergebnis war ein System, dass ich jetzt einen Beitrag zu präsentieren möchten. Aber denken Sie daran - das einzige ideale System, es kann nur der sein, der zu Ihnen bequem ist.

• Es sollte einfach sein.
• Es sollte nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, mit ihm zu arbeiten.
• Nicht stören, und eine bessere Unterstützung bei der Planung, sowohl am Tag und das Jahr. Planung und laufende Verwaltungsaufgaben müssen vereint sein.
• Sollte Erinnerungen helfen, immer zur Hand sein und können Sie sich Notizen machen.
• Es sollte alle Bereiche meines Lebens abdecken.
• Es sollte allen die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen „um look“ helfen. In dieser Struktur soll ich mich.
instagram viewer
• Durch die Anlage muss, ich weiß genau, was und wann ich tun soll das System flexibel genug sein.

Task-Management-System besteht aus drei Hauptelementen: Struktur Aufgabengruppen (Ordner, Ordner-Struktur, Kontext), Task-Management-Regeln und Tools, dass all dies hilft.

Ich kann mit Sicherheit sagen - ich habe versucht, alles über das Thema des Programms. Unter Windows genau allem von Leader-Aufgabe und Essential PIM, auf den wenig bekannte, wie Chronos. Unter Mac mit allen die Möglichkeit, zwischen den Geräten zu synchronisieren. Der Trockenrückstand - 1-Programm. es genannt My Life Organized. Entwickler Fellows und umnichki. Es gibt ein Programm für eine lange Zeit, und jede neue Version gefällt mehr. Für mich ist ein großer Vorteil in dieser Software ist die Möglichkeit, das System zu konfigurieren Ihre Bedürfnisse vollständig passen. In diesem Fall nichts dagegen kompliziert. Mit anderen Worten ermöglicht diese Plattform Ihnen Probleme der Struktur zu schaffen und von den Regeln des Managements zu halten. Nun, natürlich synchron mit allen Geräten und Cross-Plattform. Nur schade, keine Version für Mac (iOS ist). Eine detaillierte Einführung in My Life Organized Lasse ich euch. Von mir nur empfehlen.

Auch ich benutze Evernote für Notizen und Schüttgut zu speichern. Geist-Manager für die Planung. Kalender - gebürtig aus dem Mac. Microsoft Project - für die Planung und das Management von Großprojekten, vor allem für die Arbeit.

In vielen Techniken, wie GTD und Agile Ergebnisse, Angebot geteilten Aufgaben in Ordnern entsprechend den Bereichen des Lebens. Ich mochte die Idee, aber für mich festgestellt, dass ich nicht mehr als 5 Top-Level-Ordner für Notizen zu einem Zeitpunkt Ordner habe + + Posteingang. Vorher war ich nur 2 Ordner - Arbeit und privat.

Meine aktuelle Top-Level-Struktur:

• Posteingang.
• Arbeit
• Entwicklung
• Haus
• Ironman
• Webseite

Meiner Meinung nach hat die genialsten Einführung von GTD werden Ordner Posteingang und Regel - nicht halten die Aufgabe, im Auge behalten. Ich begann diese Regel strikt zu folgen. Aufgaben, auch kleine, Ideen, Notizen, nur ein Gedanke, der sich als nützlich erweisen kann - alles aufgezeichnet. Zunächst werden alle in Ihrem Posteingang erhalten. Am Ende des Tages kann ich die Blockade machen und verteilt alle Ordner.

Folder „Arbeit“, „Entwicklung“ und „Haus“ in der Struktur der Zeit gefunden. Auch ein Maximum von 2, reserviert für jene Bereiche oder Projekte, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen oder haben einen hohen Stellenwert im Moment. Bis heute ist dies der Ordner mit der Vorbereitung auf den Ironman und Projektordnern meiner Website verbunden. Inbox Ich glaube nicht, in den ersten fünf.

In der Tat ist es ein weiterer Ordner. Es genannt «Regular Sachen». Dieser Ordner enthält alle regulären Aufgaben. Es sind alle Dinge, die Notwendigkeit, täglich zu tun, wöchentlich und monatlich. Solche Fälle sind: Analyse der Ordner Posteingang, eine Tag Ordneransicht, die Definition von Zielen für den Zeitraum und usw. Damals half die Organisation von regelmäßigen Aufgaben in einem separaten Ordner mich auf den neuen gewöhnen bestellen. Dies ist ein gutes Werkzeug, sich zu organisieren und die Gewohnheiten der Arbeit mit dem System zu entwickeln. Nur nicht vergessen, Erinnerungen für Aufgaben zu stellen. Als Option - ein Problem dieser Art in dem Kalender zu machen.

Alle anderen Projekte und Aufgaben werden im Stammordner befindet.

Es ist einfach und klar, ohne Erklärung.

In der gesamten Struktur der Hauptsache - Einfachheit. Es sollte eine große Anzahl von Ordnern und Unterordnern sein. Nicht mehr als 3 Ebenen. Andernfalls wird das System unnötig umständlich und damit aufhört, seine Hauptfunktion zu erfüllen - um Hilfe bei der Arbeit. Darüber hinaus sperrige Struktur extrem einfach zu Arbeit mit mobilen Geräten.

Contexts ist eine sehr bequeme Sache. Im Wesentlichen gibt den Rahmen eine bestimmte Indikation oder einen Zustand, in dem die Aufgabe ausgeführt wird. Eine Aufgabe kann mehrere Kontexte haben. Neben der Ordnerstruktur ist es wichtig, hier ist Einfachheit. Vermeiden verschachtelten Kontexten. Verwenden Sie diese Kontexte verwendet werden, wirklich oft und haben eine große Anzahl von Aufgaben.

1. Alle Aufgaben werden in das System zum Zeitpunkt des Auftretens eingetragen. Sein Kopf nicht halten. Eingeben von Aufgaben nur in den Ordner Posteingang.
2. Die Formulierung des Problems, auf der Stufe der Eingabe, muss eindeutig sein. Wenn der Name nicht genug, müssen Sie erklären - was ich meine. Dies ist notwendig, damit Sie sich nicht erinnern, was ich in dem Problem tun muß, zum Beispiel „Igor, den Bericht“.
3. Ordner Posteingang wird einmal täglich analysiert. Ich spät in der Nacht.
4. Um Herausforderung aus dem Posteingang-Ordner verschoben wurde, soll es sein:

Achten Sie darauf, an:

• klare Titel
• die ungefähre Laufzeit bestimmt.
• Die Startzeit der Aufgabe - wenn die Aufgabe erscheint mir in der Liste zu tun.

Falls erforderlich:

• Hinweise und Erklärungen.
• Untergeordnete Aufgaben zur Durchführung des Verfahrens.
• Frist.
• Kontext.
• Wenn das Problem ist das Ziel - als Ziel zu bezeichnen.
• Datum und Uhrzeit des Termins.
• Die Abhängigkeit von anderen Aufgaben.

1. Ich benutze keine Matrix Eisenhower „Es ist wichtig, -. Dringend“ Wenn die Aufgabe geschrieben Ich meine, es ist wichtig. Wenn es ein Notfall ist - ich oder sofort zu ihrer Umsetzung und Abtretungsempfänger eine gewisse Zeit weitergehen.
2. In der Regel bin ich zu der Zeit des Problems nicht auf diese beschränkt. Ich weise darauf hin, wie lange es dauern wird, nur die Zeit für die Planung zu schätzen. Aber nicht starr. Wenn die Zeit klar definiert ist, ist es nur, wenn ich selbst die Steifigkeit des Problems der Grenzen oder die Dauer der Aufgaben mit anderen Ressourcen verbunden erinnern will - zum Beispiel ein Treffen ist von begrenzten Dauer.
3. Probleme mit einer gewissen Dauer und die Zeit im Kalender platziert.
4. Regel 3. Eines der wertvollsten Regeln Agile Ergebnisse Techniken. 3 Hauptziele wird jeden Monat gewählt. Für jede Woche die gleichen 3 Tore. Wöchentliche Ziele sollten für die Umsetzung der monatlichen Ziele führen. Jeden Tag gibt es drei Hauptziele. Diese Ziele stehen im Einklang mit wöchentlichen Ziele und führen zu deren Umsetzung. Alle anderen Aufgaben an diesem Tag - sind zweitrangig.
5. Noch einmal. Jeden Tag drei Hauptziele.
6. Führen Sie zunächst kleine Aufgaben. Das ist völlig im Widerspruch zu den Grundsätzen des Projektmanagements, aber es funktioniert perfekt für mich. In diesem Fall ist der Kopf frei von kleiner Aufgabe, wenn der Major.
7. Aufgaben für den Tag am Abend bestimmt, den nächsten Tag.
8. Die Aufgaben werden für eine Woche am Sonntag festgelegt.
9. Herausforderungen für den Monat werden durch die zweite Zahl bestimmt.
10. Überprüfung und Analyse von Leistung und sind nicht einmal in der Woche am Freitag durchgeführt.
11. Ein Tag Ordner am Sonntag gesehen.
12. Herausforderungen im Zusammenhang mit dem „Control“ werden jeden Tag gesehen.
13. Wenn die empfangene Nachricht eine Antwort oder Aktion von mir verlangt, aber später war ich sein Posten als Problem in der MLO.
14. Wenn der Brief von mir schickte eine Antwort vom Empfänger erfordert, habe ich eine Kopie der Adresse MLO. So erhält der Brief auch in das System und erhält Kontext „Control“.
15. Am Morgen der bevorstehenden Überprüfung des Tages.

Das ist wahrscheinlich alles. Ein einfaches System. Einfache Regeln. Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben?

Ausblick: Shutterstock