Wie man Gruppenaufgaben, die noch Zeit haben,

Jeder ist seit langem bekannt, dass Multitasking ist nicht so eine gute Sache: es macht uns effektiv auf etwas, das man nicht zulassen, dass konzentrieren.

Die Sache ist, dass von einer Aufgabe zur anderen umgeschaltet wird eine lange Zeit in Anspruch nimmt - durch Forschung unterstützt wirdMultitasking: Wechselkosten. Die Menschen arbeiten am effektivsten, um den Zustand der Eingabe fließenVollständig auf einer Sitzung konzentrieren, ohne sonst etwas abgelenkt zu werden.

Leider ist die Strömung fangen nicht immer stellt sich heraus, weil wir ständig mit einem Bündel von verschiedenen Dingen überflutet werden, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Allerdings gibt es eine Technik, die die Verschwendung von Zeit und Energie, um zwischen den verschiedenen Aktivitäten minimieren kann. Es wird als „Gruppe“ oder „Bündelung“ Aufgaben (Task batching) genannt.

Das Wesen dieser Methode ist wie folgt: Sie die gleiche Art von Problem in den so genannten Paketen kombinieren und sie dann in einer Menschenmenge durchzuführen. Es ist ganz einfach.

Warum ist es hilfreich, Gruppenaufgaben

Tun Sie Dinge zufällig einfachste Weg: nicht mit der Planung, Priorisierung und andere langweilig zu baden haben. Sie erinnerte sich an etwas - und sie taten es. Und dann zur nächsten Aufgabe weitergegangen.

Das ist nur ein solcher Ansatz ist nicht sehr gut für Ihre Fähigkeit, Fokus. nach einer StudieDie wahren Kosten der Multi-TaskingVeröffentlicht in der Zeitschrift Psychology Today, verliert eine Person bis zu 40% seiner Kapazität, wenn Sie zwischen nicht verwandten Aufgaben wechseln.

Mit anderen Worten, wenn Sie zum ersten Mal einen Bericht schreiben und dann beginnen Sie reagieren auf E-Mails, und dann die Papierdokumente analysieren, wie Nach der Rückkehr jedes Mal wieder auf den Bericht, er verliert Zeit auf dem neuen Job zu konzentrieren versucht, im Gegensatz zu vorherige. Tom DeMarco, Autor des Buches "Faktor Mensch: erfolgreiche Projekte und Teams„Behauptet, dass eine solche“ Gangwechsel „dauert bis zu 15 Minuten oder sogar mehr.

Batch Aufgaben Gruppierung macht es einfacher, von einer Aktivität zur anderen zu bewegen. Je ähnliche Ihre Ziele, desto besser, Finishing ein, um die nächsten zu übernehmen.

Wie erfolgt die Batch-Verarbeitung Aufgaben verwenden

1. Erstellen Sie eine To-do-Liste

Zunächst einmal aufschreiben, was Sie in einer einfachen Liste, Zeile für Zeile zu tun beabsichtigen. Sie können dies auf dem Papier tun oder mehrere Anwendungen Aufgaben verwalten verwenden. Die Hauptsache - zu reparieren alles. Ideal widmet jeden Tag (oder zumindest einmal pro Woche) eine wenig Planungszeit.

2. Teilen Sie die Aufgaben in Kategorien

Nun, da die Liste fertig ist, brechen alle Elemente in Kategorien. Sie können unterschiedlich sein - wählen, was Sie wollen. Die Hauptsache ist komfortabel und intuitiv.

Zum Beispiel, Sie „Antworten Sie auf E-Mails“ Probleme oder „Call-Kollegen“ in der Abschnitt „Verhandlungen“ und „Schreiben Sie einen Artikel“ und „make changes“ im Abschnitt „Text“ eingeben. Erstellen Sie separate Kategorie für Hausarbeit, Arbeitsaufgaben, Einkaufen und so weiter. Geführte in solch eine geordnete Liste wird einfacher.

Eine weitere Option - die Einsammlung Aufgaben in Paketen, wo sollten sie umgesetzt werden. Zum Beispiel verbinden alle Einkäufe an den Ort des „Supermarkt“ und arbeitet den Fall für „Office“ und so weiter. So finden, wenn Sie sich in der Nähe von dem Laden, können Sie in der Liste suchen und auf einen Blick alle Einkäufe, die Sie sehen müssen.

3. Blockzeit

Stapelverarbeitung von Aufgaben funktioniert gut in Verbindung mit dem so genannten Verfahren Sperrzeit. Einmal auf der Liste der Kategorien in Stücke gebrochen, wählen Sie jeden von ihnen unter einer bestimmten Zeit des Tages. Und fügen Sie den Kalender, um den entsprechenden Block. Für eine Zeit beschäftigte nur Einheit in den Angelegenheiten der gleichen Kategorie, und ignoriert die andere.

Eine weitere Option - zu binden an die Verpackungsaufgabe populären Technik Pomodoro. 25 Minuten, Sie tun, ohne von den Aufgaben des Pakets abgelenkt zu werden. Dann wurden 5 Minuten ruhen lassen. Dann wiederholen Sie den Zyklus mit einer anderen Gruppe von Fällen.

4. Betrachten Sie Ihre Spitzen Produktivität

Definieren Sie die Zeit des Tages, wenn Sie am produktivsten sind. Für die meisten Menschen heute Morgen, aber es gibt Nachtschwärmer, die in der Dunkelheit leichter zu konzentrieren. Finden Sie Ihre Spitzen Produktivität und versuchen Aufgaben der Prioritätskategorien für sie entfielen auszuführen.

5. beseitigen Sie Ablenkungen

Wenn der Erlös geht an die nächste Gruppe von Aufgaben, stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich disturb Mitteilung oder Anruf zu tun. Sie können eine bestimmte Zeit wählen Sie das Smartphone zu überprüfen. Solange Sie Aufgaben aus einer Kategorie zu tun, keine Sorge über den Rest.

Welche Aufgaben können in Gruppen zusammengesetzt werden

In der Tat, in der Regel vorhanden. Scott Young, ein Schriftsteller, ein Programmierer, ein Unternehmer und ein großer Fan der Batch-Verarbeitungsaufgaben, was zu20 Tipps für Dosiersysteme zu sparen Sie Zeit und Cut Druck Einige Beispiele:

• E-Mail. Tim Ferriss, Autor des Buches "Wie 4 Stunden pro Woche arbeiten„Erhält Manchmal 300 E-Mails pro Stunde. Und trotz dieses Volumens, antwortet er sie nur einmal am Tag speziell Zeit beiseite nur für diesen.
• Zu lesen. Lesen Sie etwas zwischen ist fast nutzlos, weil Sie noch wenig erinnern. Es ist besser, für sich selbst zu bestimmen, wenn Sie die Informationen sorgfältig erhalten möchten, und stellen Sie die Zeit zu lesen.
• Telefonate. Schreiben Sie die Namen der Personen, die nach unten Sie brauchen und Zahlen ihr Handy in einer Liste zu nennen. Dann rufen Sie einmal alle Kandidaten aus der Liste. Zum einen können Sie nicht durch Telefongespräche wieder abgelenkt werden. Zweitens können Sie die Tageszeit wählen, wenn die Leute am wenigsten ausgelastet und kann mit dir reden.
• Erholung und Unterhaltung. Übertragen Sie alle Unterhaltung - Filme, Computerspiele, Wandern - am Ende des Tages. Es smotiviruet Sie schnell die Arbeit zu beenden, und es wird einfacher sein, sich entspannen zu wissen, dass alles, was heute bereits umgesetzt.
• Shopping-Trip. Bevor Sie das Haus verlassen, sie sammeln nicht in einem Stapel aller Dinge, Einkaufen und Besorgungen und führen sie in einem Rutsch. Zum Beispiel können Sie den Supermarkt, Post und Reinigung zur gleichen Zeit besuchen. Es spart nicht nur Zeit, sondern auch Benzin.
• Korrespondenz in sozialen Netzwerken. Nehmen Sie eine Stunde am Abend über das Internet zu chatten. Und der Rest der Zeit zu halten Kunden Mitteilungen von sozialen Netzwerken deaktiviert ist.
• Kochen. Wahrscheinlich müssen Sie ständig nicht genug Zeit, jeden Tag etwas zu kochen. Glücklicherweise Zivilisation hat uns eine solche Einheit als einen Mikrowellenofen gegeben. Highlight des Tages 1-2 Fertiggerichte in der nächsten Woche, und dann ist es nur aufwärmen.
• Reparieren. Holen Sie sich zusammen und schließlich alle diese kleinen Aufgaben machen, die in den Flügeln gewartet haben. Ersetzen Glühbirnen ausgebrannt, reparieren Sie den Türgriff und einen tropfenden Wasserhahn.
• Reflexionen. Sie denken immer Sie planen etwas, versuchen, einige Probleme zu lösen, aber es funktioniert nicht für Sie? Scott Young rät sogar so etwas wie Denken, in einer genau definierten Zeit beschäftigt. Erwerben Sie die Gewohnheit jede Woche Plan für 2-3 Stunden, als Sie auf und welche Ziele Sie erreichen wollen.

Ach ja, und wenn es dazu kommt, die Vorbereitung der Aufgabenpakete - ist auch eine Herausforderung. Daher ordnet besondere Zeit, vorzugsweise am Abend, morgen die Punkte auf Ihrer Liste zu verteilen.