7 Aktionen, die dazu beitragen, um die Arbeit mit Ihrer E-Mail schneller
Produktivität Technologie / / December 19, 2019
Clutter in Ihrer Mailbox ist nicht nur verdirbt die Stimmung, sondern auch an den Rebstöcken Ihre Produktivität töten. Was soll ich tun, wenn der Berg von eingehenden E-Mail wächst, und Sie keine Zeit mit all dem zu tun haben?
1. Lassen Sie sich von Krempel loswerden
Dazu gehört nicht nur eine offene Spam. Diese und Newsletter, sowie eine Auswahl an Rabatte und Angebote Online-Shopping - alles, was Sie einmal abonniert und was Zeit der Nutzung von Zeit zu Zeit. Die Idee ist folgende: wenn Sie die E-Mail öffnen, wie Buchstaben, Sie abzulenken und mit Fokus auf der Arbeit stören.
Nicht zum Rücktritt sie mit dem Chaos auf den ewigen Kampf, wir diese Korrespondenz zu den ausgewiesenen Gebieten senden.
Microsoft Outlook 2016 Es ermöglicht Ihnen die Filterung eingehender so zu konfigurieren, dass die Buchstaben auf dem Standard mit niedriger Priorität in den Ordner „Nicht dringende“ entwickelt. Hier werden sie in der Warteschleife werden, nicht Schwielen Ihre Augen.
2. Sichern Sie E-Mails, die Relevanz verloren haben
Natürlich, wenn etwas nicht jetzt braucht, bedeutet es nicht, dass es nicht sinnvoll in der Zukunft. Doch in eingehenden und ausgehenden Nachrichten brauchen, um zu halten.
Beiträge, die wichtige Informationen enthalten, dass Sie jetzt unnötig, an das Archiv senden soll. Der bequemste Weg, um dies automatisch zu tun, Backups mit einer gewissen Periodizität konfiguriert. Hier ist die Reihenfolge der Aktionen „Datei» → «Einstellungen» → «Erweitert“ in der ‚Autoarchivierung‘, drücken Sie „Konfigurieren Autoarchivierung“ und dann „Run Autoarchivierung alle N Tage“, unter Angabe der Zeit erwünscht Intervall.
Die Liste (STRG + E), werden Sie leicht im Archiv navigieren und das Gespräch wieder aufgenommen werden kann, wenn nötig. Als Ergebnis ist das Postfach nicht voll ist, und Sie haben keine Zeit zu verschwenden versucht, die richtige E-Mail unter nicht sehr relevant zu finden.
3. Teilen sich in Gruppen von Empfängern
Um immer und immer wieder nicht die gleiche Art von Mailing-Listen zu erzeugen, erstellen thematische Gruppen, die Sie den Empfänger Ihrer E-Mails verteilen können.
Familie, Freunde, Arbeit im Projektteam - Ausblick Es ermöglicht Ihnen, eine Gruppe von Personen aus dem Adressbuch oder Ihre Kontakte in Excel hinzuzufügen.
Was ist bequem? Sie brauchen nicht ständig alle Ziele zu schaufeln das Recht zu finden. Innerhalb der Gruppe können Sie schnell Dokumente gemeinsam nutzen, dann zu arbeiten zusammen mit ihnen. Die Nachrichten werden in Konversationen sortiert, so dass Sie wichtige Informationen und lösen drängende Fragen finden können. Um eine Kontaktgruppe, drücken Sie CTRL + SHIFT + L. zu erstellen
4. Verwenden Sie die mobilen App
In Fällen, in denen ein dringenden Bedarf mit jedem Problem fertig zu werden, ist es wichtig, den Zugang zu E-Mail jederzeit zu haben, überall - zu Hause und auf der Straße.
Mit Outlook-Anwendungen für mobile Geräte, können Sie die Nachrichten, die Arbeit mit einer Liste von Kontakten und Dateien von Ihrem Smartphone oder Tablet anzuzeigen. Alle Daten werden sofort synchronisiert, so dass die Gefahr besteht, dass einige wichtige Informationen, die Sie übergeben wird, ist ausgeschlossen.
5. Konfigurieren Sie E-Mails geplant
Es war nicht notwendig, mehrere Probleme in Bezug auf Vollzeit Schwierigkeiten, die Arbeit im Voraus zu lösen. Microsoft Outlook ermöglicht es Ihnen, Nachrichten automatisch zu einer bestimmten Zeit zu senden.
Denken Sie daran, alle Informationen darüber, wer, was und wann Sie zu senden versprochen, schwierig ist. Die Chancen stehen gut, dass Sie einfach, es zu tun vergessen. Geben Sie den Schreib Tag und Uhrzeit der Abfahrt, so dass Sie nicht durch die Abgabe von Meldungen über Meetings oder Erinnerungen über Fristen nähern abgelenkt werden.
6. Verwalten E-Mail-Regeln verwenden
In Outlook 2016 Regeln - sind Aktionen, die Nachrichten automatisch angewendet werden, basierend auf bestimmten Bedingungen. Die Regeln sind in zwei Kategorien unterteilt: die Anmeldung und Organisation.
Zum Beispiel können Sie Ton Benachrichtigung über Nachrichten von einer Person oder nur senden in einer separaten Gruppe von Nachrichten mit bestimmten Worten in der Betreffzeile eingerichtet. Mit dem angebotenen Service-Templates oder ihre eigenen Regeln erstellen. Sie können für eingehende oder ausgehende Nachrichten in einem oder mehreren Konten verwendet werden.
7. Halten Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort
Arbeitsfeld, persönliche E-Mail - nicht mehrfach Einheiten ohne Notwendigkeit. Viel einfacher, wenn zur gleichen Zeit Zugriff auf alle E-Mails haben.
Mit Outlook 2016 können Sie zusammen eingehende Nachrichten für mehrere Konten.
In dieser Kontaktgruppe Einstellung und Filtern von Nachrichten mit niedriger Priorität - das spart Zeit sieht sehr beeindruckend.
Software-Paket Microsoft Office 365, das umfasst Outlook 2016- eine Kombination aus bekannten Tool mit neuen Funktionen, die Arbeit einfacher und schneller zu machen. Synchronisieren von Dokumenten, E-Mail und Kalenderdaten, die Interaktion mit Cloud-Tool ohne Zugriff auf das Netzwerk und den Zugang zu den Texten Präsentationen von einem Browser -, dass nur ein kleiner Teil von Innovationen ist, die Sie mit den alltäglichen Aufgaben schnell zu bewältigen helfen und ohne unnötige Bemühungen.