Wie man Briefe schreiben: 6 Komponenten eines überzeugenden Brief

Elektronische Korrespondenz ist immer und bleibt die wichtigste Form der Kommunikation in der Geschäftswelt. Ein gut gestalteter Brief ist schon die halbe Miete. Aber solche Briefe sind nicht in der Lage zu machen. Manchmal den Brief mit einem Business-Vorschlag zu lesen, ist es nicht klar, was genau Sie anbieten wollen, welche Art von Nutzen Sie daraus ziehen, und warum haben Sie verbringen Ihre Zeit beim Lesen und dieses Verständnis Buchstaben.

Die Fähigkeit, richtig, überzeugende Briefe zu schreiben, kommt mit der Praxis. Und auch, wenn die Erfahrungen geteilt werden, so dass damit andere Menschen nicht Schritt auf dem gleichen Rake. Jeffrey James, Autor des Buches «Business to Business Selling: Macht Worte und Strategien aus der Welt der Top Vertriebsexperten », bietet ein einfaches System der überzeugenden Briefe einzuteilen, die von 6 besteht Schritte.

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1. Immer klar vorstellen, was zu schreiben gehen

Der Hauptzweck des Briefes -, um sicherzustellen, dass der Empfänger eine bestimmte Entscheidung getroffen hat. Also, bevor Sie den Brief dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich noch einmal über das, was es ist, dass Sie von dem Empfänger wollen? Was Entscheidung, die er sollte Ihre Briefe nach der Lektüre nehmen?

In diesem Fall ist die Unsicherheit - ist Ihr Erzfeind. Je klarer Ihr Ziel, zu überzeugen, desto mehr wird Ihren Brief zu bekommen.

2. Beginnen Sie Ihren Brief mit dem Abschluss

Ihre Schlussfolgerung ist eine Erklärung, dass Entscheidung des auf dem Inhalt Ihres Schreibens anhand Empfängers genommen werden.

In der Schule wurden wir gelehrt, immer mit einer Einführung zu beginnen. Im Fall der überzeugenden Botschaften Ausarbeitung ist diese Aussage falsch. In der Geschäftswelt ist, alle zu beschäftigt, Ihre Schreibfähigkeiten zu bewerten. Daher sollten Sie direkt auf den Punkt gehen.

Zum Beispiel wollen Sie von seinen Vorgesetzten bekommen für die Erlaubnis, ein Fitness-Studio in eines der Räumlichkeiten Ihres Unternehmens zu installieren.

falsch:

„Jim,
Wie Sie wissen, sind Fehlzeiten der Mitarbeiter im Moment ein großes Problem, das sowohl auf unser Unternehmen durchaus eine starke finanziellen Auswirkungen hat und die andere Unternehmen unserer Branche... bla bla bla... So haben wir die Zuteilung von Geld für die Umsiedlung der Turnhalle in der Zentrale unseres berücksichtigen Unternehmen. "

richtig:

„Jim,
Ich möchte Sie in unserem Büro die Installation eines Fitness-Studio genehmigt haben. "

3. Teilen Sie Ihre Argumente ein paar leicht verdaulichen Absätzen

Um die Argumente zur Unterstützung Ihrer Ideen leicht zu lesen und zu verstehen, um sie in ein paar Absätze unterteilen.

falsch

„Laut einem kürzlich veröffentlichten Bericht der Regierung Gruppe körperlichen Aktivität ist sehr wichtig, auch trotz der Tatsache, dass nur wenige Unternehmen ihr Engagement für eine solche Förderung demonstrieren Mitarbeiter. Viele Unternehmen definieren solche Gruppen wie die unterschätzten Vermögen, aber sie haben keinen Plan vorstellen ähnliche Gruppen in der Industrie, auch trotz der Tatsache, dass Fitness eng mit Unternehmen-und persönlichen Beziehung steht Erfolge. Ich glaube, dass, wenn wir nicht ein ähnliches physisches Team in unserem Unternehmen vorstellen, wir bleiben weit hinter der Konkurrenz. "

richtig

„Fitness im Büro wird:
- reduzieren Fehlzeiten
- die Gesamtproduktivität zu erhöhen "

4. Bestärken jedes Argument Beweise

Wenn Sie einen Brief, bestehend aus festen Argumenten schreiben, kann es als kontinuierliche persönliche Meinung und nicht mehr wahrgenommen werden. Für jedes Argument Bedürfnisse Beweis. Wie sonst zu verstehen, was es wirklich?

falsch

„Fitness im Büro wäre die beste Lösung sein, weil die Menschen zur Arbeit gehen lieber als zu Hause zu bleiben. Es wird auch dazu beitragen, die Gesamtinzidenz im Büro zu reduzieren. "

richtig

„Die Reduzierung der Menge der Fehlzeiten. Laut einer Umfrage von der National Institutes of Health unter 1.000 Unternehmen durchgeführt, die Fitness-Studios haben in Büros, Personal Fehlzeiten um 20% in diesen Unternehmen niedriger als in Unternehmen, die nicht so haben Ausrüstung. "

5. Wiederholen Sie Ihre Schlussfolgerung als Aufruf zum Handeln

Am Ende des Briefes noch einmal wiederholen seinen Abschluss, der eingangs genannten. Erst jetzt als Aufruf zum Handeln. So können Sie den Empfänger zu einem bestimmten Abschluss scheitern, dass er nach dem Lesen Ihres Briefes tun sollten. Dieser Aufruf sollte einfach und spezifisch sein.

falsch

„Wir werden Ihnen sehr dankbar, wenn Sie dieses Projekt unterstützen.“

richtig

„Wenn Sie mit Ja auf diesen Brief beantworten, ich initiieren sofort den Prozess.“

6. Geben Sie den Vorteil in der Betreffzeile

Die Betreffzeile des Briefes ist fast der wichtigste Teil. Denn es muss die Grundbetreffzeile, antizipieren und einen Empfänger auf die gewünschte Stimmung konfigurieren. Und das ist, warum Sie es in der letzten füllen müssen, nachdem Sie geschrieben haben alle Argumente und Beweise dafür, dass Ihre grundlegende Schlussfolgerung unterstützen.

Idealerweise sollte die Betreffzeile zwei wichtige Probleme lösen: so sollte es in dem Empfänger interessiert sein, dass er geöffnet und liest den Brief; und es soll den Abschluss umfasst, dass Sie an den Empfänger zu übermitteln wollen.

In den meisten Fällen zur Durchführung der beste Weg, um beide Aufgaben auf einmal - ist über die Vorteile zu schreiben, die als Folge der gewünschten Lösungen für Sie erhalten werden können.

falsch

„Die Auswirkungen auf die Gesundheit der Mitarbeiter an den Geräteprogramm Fitness-Studios in Büros“

richtig

„Wie können wir die Anzahl der Fehlzeiten der Mitarbeiter reduzieren“

Ich an Ihrer Meinung interessiert. Wie würden Sie auf beiden Optionen reagieren und welche Regeln bei der Herstellung solcher Briefe geführt werden?