So helfen Sie einem neuen Mitarbeiter, sich schneller anzupassen
Verschiedenes / / November 07, 2023
Einfache Tipps, die diesen Prozess erheblich vereinfachen.
Wann beginnt eigentlich die Anpassung?
Wichtige, aber nicht für jeden selbstverständliche Information: Die Eingewöhnung eines Neuankömmlings beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern an dem Tag, an dem er das Angebot annimmt. Von diesem Moment an beginnt seine Interaktion mit dem Unternehmen: der Personalabteilung, dem Sicherheitsdienst und so weiter.
Und in diesem Stadium beginnt der Anfänger bereits, sich eine Vorstellung von der Klarheit innerer Prozesse, dem wahren Tonfall zu machen. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter, mit denen er kommunizieren muss, möglichst offen und bereit sein müssen, alle Fragen zu beantworten.
Übrigens kommt es auch auf das Erscheinungsbild und die Aussagekraft des Stellenangebots an. Je umfassender die darin enthaltenen Informationen sind, desto einfacher kann man sich auf die ersten Arbeitstage vorbereiten.
Beispielsweise verfügen wir über ein umfassendes Markendokument, das unsere Werte, Vorteile und Positionierung widerspiegelt. Auch alle Anstellungsbedingungen und weiteren individuellen „Brötchen“ werden ausführlich beschrieben: Gehalt, Zeitplan, freiwillige Krankenversicherung, Weiterbildungsmöglichkeiten auf Kosten des Unternehmens, Firmenevents und so weiter.
So bereiten Sie sich im Vorfeld auf einen Neuankömmling vor
Denken Sie die ersten Tage des Mitarbeiters bis ins kleinste Detail durch. Schreiben Sie einen Zeitplan für Einführungsgespräche auf und planen Sie diese sofort Kalender. Zum Beispiel:
- Begrüßungspräsentation der Personalabteilung;
- Registrierungsprozess in der Personalabteilung;
- Kennenlernen des Teams;
- Festlegen von KPIs für eine Probezeit;
- Zwischengespräche mit der Personalabteilung und Einzelgespräche mit dem Manager;
- Zusammenfassung der Ergebnisse der Probezeit.
Zusätzlich zu diesen Grundaktivitäten können und sollten natürlich noch weitere hinzugefügt werden. Beispielsweise veranstalten wir monatlich – im wahrsten Sinne des Wortes – hochkarätige Treffen von Newcomern mit Gründern, bei denen sie sich an einem runden Tisch kennenlernen und Fragen austauschen.
Normalerweise teilt jeder dort seine bisherigen Erfahrungen, spricht über seine Hobbys und Interessen, seine Ausbildung und im Allgemeinen alles andere. Wir sprechen auch über die Entstehung der Agentur seit ihrer Gründung, besprechen Entwicklungspläne und vieles mehr.
Darüber hinaus erklären wir bei diesen Treffen, dass die Türen jedes Mitarbeiters, einschließlich der Top-Manager, Neulinge sind offen und können sich mit Fragen, Anregungen, Anmerkungen jederzeit direkt an uns wenden. Anfragen.
Warum ist eine enge Kommunikation zwischen dem Neueinsteiger und der Personalabteilung wichtig?
Unserem Mitarbeiter wird für die gesamte Probezeit sein persönlicher Personalleiter zugewiesen, der beantwortet alle Fragen zu Regeln, Arbeits- und Veranstaltungsplänen sowie Papierkram. Sie können sich auch mit allen nicht standardmäßigen Anfragen an ihn wenden.
Sie wissen nicht, an wen Sie sich wenden können? Kommen Sie in die Personalabteilung.
Sie werden Ihnen auf jeden Fall entweder antworten oder Sie an den richtigen Spezialisten verweisen. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter dem Personalleiter Feedback darüber geben, wie es ihm an der neuen Stelle geht.
Dadurch schließen wir auf diese Weise zwei Aufgaben gleichzeitig. Erstens nehmen wir dem unmittelbaren Vorgesetzten grundlegende und administrative Probleme ab. Und zweitens stellen wir dem Neueinsteiger zwei relativ unabhängige Kuratoren zur Seite – seinen Chef und die Personalabteilung.
Worauf sollten Sie sonst noch achten, wenn Sie sich auf die Veröffentlichung eines Neulings vorbereiten?
Was auch immer man sagen mag, sie werden von ihrer Kleidung begrüßt, sodass ein Neuankömmling sofort den Komfort und die Funktionalität des Büros bemerkt und insbesondere sein Arbeitsplatz, die Leistungsfähigkeit und Modernität der bereitgestellten Ausrüstung, die Verfügbarkeit von Plätzen zum Mittagessen und Kaffeepausen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie im Voraus alles vorbereitet haben, was Sie brauchen – vom Computer bis zum Schreibwarenset. Uns interessiert zum Beispiel immer, mit welchen Geräten ein Mitarbeiter gewohnt ist. Wir bereiten auch ein Willkommenspaket mit Logo (Tagebuch und Briefpapier) vor und denken über den Standort des Arbeitsplatzes nach.
Darüber hinaus bieten wir ausführliche Führungen an Büro und besprechen Sie bereits in der Phase der Abschlussgespräche nützliche Standorte in der Umgebung.
Wie man einen Neuling reibungslos in Prozesse und Aufgaben einführt
Es ist sehr wichtig, einen Neuankömmling nicht „ins offene Wasser“ zu werfen und ihn während des gesamten Anpassungsprozesses zu begleiten.
In den ersten Wochen ist es wichtig, dass die Führungskraft oder der Mentor über alle Systeme und Prozesse spricht, die im Unternehmen vorhanden sind. In unserem Fall gibt es für jede Position oder jeden Positionsblock ein eigenes Handbuch, das alle diese Informationen widerspiegelt.
Es enthält außerdem eine Beschreibung, wie und wo Aufgaben aufgezeichnet werden, Standardzeitpläne für die Projektabwicklung und Eingabedaten zum Dokumentenflussprozess.
Separat erhält jeder Neueinsteiger eine Schulung zum Umgang mit unserem CRM-System, in dem Projekte durchgeführt werden.
Alle diese Tätigkeiten werden so durchgeführt, dass er am Ende der Probezeit keine administrativen Probleme mehr hat und sein Handeln möglichst organisiert und nicht dupliziert ist.
Wenn ein Neuling die gesamte interne Küche perfekt versteht, wird er in Zukunft bei der Umsetzung seiner Hauptaufgaben nicht mehr von prozessualen und bürokratischen Problemen abgelenkt. Dadurch arbeitet es schneller und effizienter.
Welche Ziele sollten Sie sich setzen?
Bereits bei der Einstellung ist es wichtig, den Verantwortungsbereich und die Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters festzulegen. Ein großer Fehler besteht darin, damit erst nach der Veröffentlichung zu beginnen. Vorbereitete und transparente KPIs für die Testphase werden den Anpassungsprozess so weit wie möglich beschleunigen.
Nehmen Sie sich dafür Zeit und schreiben Sie auf, welche Ergebnisse und in welchem Zeitrahmen Sie von dem neuen Mitarbeiter erwarten. Beispielsweise denken unsere Manager bereits in der Einstellungsphase über die Rolle und den Grad der Verantwortung für jede Position nach, und all dies wird in Miro erfasst. Auf diese Weise vermeiden wir ein chaotisches Eintauchen in Aufgaben und erleichtern so die Arbeit eines Anfängers erheblich.
Jeder weiß, dass KPIs messbar und erreichbar sein sollten. Das heißt, wenn Sie sich ein unmögliches oder zu ehrgeiziges Ziel setzen Ziel Wenn man gleich zu Beginn einen neuen Mitarbeiter einnimmt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er bei der Suche nach ihr alle grundlegenden Kenntnisse, Regeln und Prozesse ignoriert, die im Unternehmen vorhanden sind.
Und aus diesem Grund wird er in Zukunft mit vielen Schwierigkeiten und Kritik konfrontiert sein, was dazu führt, dass er schnell demotiviert wird und ausbrennt.
Wir glauben, dass das Hauptziel eines Neulings während der Probezeit darin besteht, in die Materie einzutauchen Geschäftsprozesse, idealerweise verstehen Sie die Positionierung des Unternehmens, Wettbewerbsvorteile, Schlüssel Fälle und so weiter. Und genau darauf setzen wir bei der Zielsetzung für diesen Zeitraum.
Welche Rolle spielt ein Mentor?
Der Mentor spielt eine der Schlüsselrollen im Anpassungsprozess. Dabei handelt es sich um einen erfahrenen Mitarbeiter, der den Neuankömmling in den ersten Monaten begleitet. Oder vielleicht später. Erklären Sie alle Nuancen von Aufgaben, helfen Sie mit Ratschlägen, zeigen Sie die richtigen Wege zur Problemlösung auf und seien Sie einfach ein Beispiel dafür, wie man in verschiedenen Situationen handelt und reagiert.
In unserem Praktikumsprogramm ist der Mentor die Hauptfigur. Da für die Jungs ohne Erfahrung Wir sind der erste Arbeitgeber im Leben, Mentor = Mentor = Vorbild.
Darüber hinaus ist es sehr wichtig, dass der Mentor „beauftragt“ ist und freiwillig die Schirmherrschaft über den Neuankömmling übernimmt, also drängen Sie eine solche Funktion nicht bestehenden Mitarbeitern auf. Dies sollte ein Anreiz für Übertreue und Erfolg sein.
Als Mentoren wählen wir zunächst Mitarbeiter aus, die die Werte der Agentur teilen.
Die meisten von ihnen kamen selbst einmal als Praktikanten zu uns, sodass es nicht nötig ist, ihnen die Bedeutung und den Wert dieser Rolle zu erklären.
Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über Noten und eine der Voraussetzungen für den Aufstieg auf eine neue Ebene ist ein wohlerzogener Auszubildender oder Neuling. Natürlich gibt es auch einen kleinen materiellen Bonus für den erfolgreichsten Mentor. Aber das ist bei weitem nicht die Hauptmotivation.
So stellen Sie einen Mitarbeiter dem Team vor
Dies ist eine sehr wichtige Phase. Und es gibt kein Patentrezept für eine erfolgreiche Integration, denn alles hängt sehr stark vom Team ab. Daher ist eine individuelle Herangehensweise erforderlich.
Wenn Ihr Team aus aktiven, extrovertierten Verkäufern besteht, organisieren Sie ein kleines Kennenlernspiel und bitten Sie sie, sich dem Neuling kreativ vorzustellen. Wenn das Team besteht aus IntrovertierteIT-Spezialisten, manchmal kann man einfach ein allgemeines offizielles Treffen organisieren, bei dem die Jungs Verantwortungsbereiche besprechen und ihre Hard Skills besprechen. Und das wird völlig ausreichen, um eine angenehme Arbeitsinteraktion zu ermöglichen.
Darüber hinaus bitten wir beispielsweise den Neuankömmling vorab, ein paar interessante Fakten über sich zu erzählen. Und wir nutzen diese Informationen, um einen separaten Beitrag für den internen Telegram-Kanal vorzubereiten, in dem wir immer die Veröffentlichung neuer Jungs ankündigen.
Auch die kreativsten Manager werden diese Informationen in Zukunft gerne nutzen.
Wenn zum Beispiel jemand sagt, dass er gerne singt, warum gehen dann nicht alle am ersten Freitag gemeinsam zum Karaoke?!
In jedem Fall ist es sehr wichtig, das gesamte Team im Voraus über die Ankunft eines Neuankömmlings zu informieren und ihm mitzuteilen, was Sie an ihn delegieren möchten. Nehmen Sie es mit zu allen internen Veranstaltungen – vom morgendlichen Kaffeetrinken bis zum gemeinsamen Ausgehen. Auf diese Weise spürt er sofort die Atmosphäre Ihres Unternehmens, was den Aufbau von Kontakten zu Kollegen beschleunigt.
Warum ist es wichtig, Feedback zu geben?
Jeder weiß das, aber nicht jeder tut es noch. Die Eingewöhnungszeit ist für einen Neuling stressig. Daher ist es sehr wichtig, dass der Mentor Aufsicht und HR haben regelmäßig „die Temperatur gemessen“, sich für den Stand der Dinge interessiert und ihre Beobachtungen und Kommentare zeitnah mitgeteilt.
Vielleicht war der Mitarbeiter an einer früheren Stelle einfach daran gewöhnt, bestimmte Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise auszuführen, und dort wurde er für diese Vorgehensweise gelobt, aber bei Ihnen ist das ein grober Verstoß. Sie sollten keine Negativität ansammeln und vor dem nächsten geplanten Meeting keine „Pfosten“ aufschreiben. Bauen Sie vom ersten Tag an einen offenen und konstruktiven Dialog auf.
Was tun, wenn Sie immer noch keine Verbindung herstellen können?
Dies geschieht auch. Auch wenn alle oben genannten Punkte effizient umgesetzt wurden, besteht die Gefahr, dass der Neueinsteiger Sie auch nach der Probezeit verlässt.
Dafür kann es viele Gründe geben: sowohl objektiv (dem Tempo nicht gewachsen, nicht im nötigen Maß eingebunden, nicht loyal gegenüber dem Unternehmen und Kollegen) und subjektiv (passt immer noch nicht in die Stimmung, möchte immer noch vollständig aus der Ferne arbeiten, will es immer noch nicht sein Sekretär).
Vielleicht passten Sie in dieser Phase Ihrer Entwicklung nicht zusammen und werden sich wiedersehen. Oder vielleicht sollten Sie einfach Schlussfolgerungen ziehen und weitermachen.
In dieser Phase ist es das Wichtigste, eine bereits aufgebaute Beziehung nicht zu ruinieren und, wie bei jedem Abschied, alle möglichen Wachstumspunkte zu besprechen, an denen man gemeinsam arbeiten kann Fehler. Sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten der Person, die die Agentur auf Bewährung verlässt.
Wir haben einen sogenannten Exit-Bot, den wir bei der Entlassung an alle verschicken. Es enthält ziemlich klare, einfache Fragen, zum Beispiel: „Auf welche Schwierigkeiten sind Sie gestoßen?“, „Was könnten wir verbessern?“, „Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten?“ und andere. Wir analysieren und bearbeiten jeden Fragebogen. Dies ersetzt jedoch nicht die persönliche Kommunikation.
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