6 Tipps zur Reduzierung der Reisekosten
Verschiedenes / / June 30, 2023
1. Entwickeln Sie eine Reiserichtlinie
Ihr Reiseplan sollte Folgendes umfassen:
- Eine Liste der Ausgaben, die das Unternehmen zu übernehmen bereit ist. Essen und Geschenke für Partner werden beispielsweise vom Unternehmen bezahlt, für Mobilfunk und Taxis zahlt jedoch der Mitarbeiter.
- Reise- und Unterbringungsbeschränkungen für Mitarbeiter verschiedener Positionen. Nehmen wir an, Vier-Sterne-Hotels sind für Abteilungsleiter, Drei-Sterne-Hotels für normale Angestellte.
- Regeln für die Dokumentenverwaltung. Dies sind die Fristen für die Ausstellung einer Dienstreise, die Vorbereitung von Aufgaben, das Verfahren zur Einreichung von Anträgen und Berichten. Wichtig ist auch die Benennung eines Mitarbeiters oder einer Abteilung, der/die für die Einhaltung der Reiserichtlinien verantwortlich ist.
Sie können Vorlagen für Reisedokumente hinzufügen – das Ausfüllen wird für Mitarbeiter einfacher und die Zahl falsch erstellter Papiere wird spürbar sinken.
Um Ihre Reisepolice noch profitabler zu gestalten, unterteilen Sie sie entsprechend der Bedeutung der Geschäftsreisen in mehrere Teile. Überlegen Sie sich unterschiedliche Regeln und Grenzen für sie. Diese Reisen können sein:
- Um das Image zu wahren. Vorträge auf Konferenzen, Teilnahme an Foren oder Schulungen. Solche Veranstaltungen bringen keinen unmittelbaren Nutzen, sodass die Kosten für Tickets und Unterkunft gesenkt werden können.
- Für die Entwicklung des Unternehmens. Arbeitskontrollen, Besprechungen und Verhandlungen. Solche Reisen zielen darauf ab, den Gewinn zu steigern, sodass Sie etwas mehr dafür ausgeben können. Dabei stehen der Komfort und die Bewegungsgeschwindigkeit der Mitarbeiter im Vordergrund.
Das Codesystem hilft Ihnen, Fahrten schneller nach Aufgaben zu sortieren. Weisen Sie verschiedenen Reiseformaten Nummern zu, sammeln Sie diese in einer einzigen Liste und fügen Sie sie Ihrer Reiserichtlinie bei.
Verwalten Sie Ihre Ausgaben einfach Reiseorganisationsdienst OneTwoTrip für Unternehmen. Damit können Sie die Reiserichtlinien einer Organisation einrichten, Grenzwerte für jeden Mitarbeiter festlegen und Geschäftsreisen im Kalender planen. Die Plattform arbeitet mit 800 Fluggesellschaften zusammen und bietet unter anderem Gruppenflüge. Transfer, Fahrkarten für Züge, Züge, Busse und Aeroexpress – alles an einem Ort. Hotels auf der ganzen Welt stehen Firmenkunden mit Rabatten von bis zu 35 % zur Verfügung und im Rahmen des Treueprogramms können Sie bei Einkäufen über den Service bis zu 5 % Cashback erhalten.
Die Verbindung zum Dienst ist kostenlos. Es gibt auch keine monatliche Abonnementgebühr, sodass unregelmäßige Geschäftsreisen nicht das Geld des Unternehmens verschwenden.
Um mehr zu lernen2. Erwägen Sie unterschiedliche Transport- und Wohnmöglichkeiten
Das Flugzeug ist nicht immer die bequemste und profitabelste Art zu reisen. Wenn es keine Direktflüge in die gewünschte Stadt gibt, kann es sein, dass der Anschluss länger dauert als die Zugfahrt. Darüber hinaus ist das Arbeiten im Wagen wirklich möglich: Viele Züge verfügen über WLAN, Doppelabteile und sogar Abteile für Gegensprechanlagen. Eine weitere Option sind Busse. Eine kurze Fahrt mit ihnen schadet dem Komfort nicht, spart aber aufgrund der fehlenden Transfers ausreichend Zeit und Geld.
Beim Wohnen ist es die gleiche Geschichte. Ein Hotel ist teurer, aber im Zentrum ist es manchmal rentabler als eine preisgünstige Option am Stadtrand: Die Kosten für ein Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel decken die Differenz ab. Es kommt vor, dass die Tagesmiete einer Wohnung günstiger ist als die eines Hotels. Und stabiles WLAN und eine Waschmaschine zur Hand machen eine lange Reise angenehmer.
3. Verlängern Sie Ihre Reise nicht
Je kürzer die Reise, desto günstiger ist es für das Unternehmen. Jeder Arbeitstag ist notwendig mit Tagessätzen ausgleichen, und wenn die Reise auf Wochenenden oder Feiertage fällt – auch zum doppelten Tarif.
Berechnen Sie daher immer sorgfältig die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise am Donnerstagnachmittag auf einer Konferenz sprechen muss, ist es nicht notwendig, Mittwoch und Freitag mit auf Reisen zu nehmen. Sie können morgens einfliegen und abends wieder abfliegen – statt drei Tagen dauert eine Geschäftsreise nur einen.
Dieses Schema funktioniert in den meisten Fällen, es gibt jedoch Ausnahmen. Angenommen, alle gewinnbringenden Tickets für den gewünschten Tag sind abgelaufen und es bleibt nur noch die Business Class übrig. Es kann mehr kosten als das Tagesgeld und eine Nacht in einem Hotel. Hier lohnt es sich, die Kosten mehrerer Optionen zu berechnen, die Beträge zu vergleichen und die beste auszuwählen.
4. Holen Sie sich eine Firmenkarte
Damit werden Geschäftsreisen für Sie und Ihre Mitarbeiter komfortabler. Sie können Limits festlegen, damit die Mitarbeiter beim Reisen nicht das Budget überschreiten. Keine unberücksichtigten Ausgaben mehr – Sie sehen alle Transaktionen in Ihrem persönlichen Konto. Darüber hinaus bieten Firmenkarten in der Regel besondere Boni, wie z. B. erhöhtes Cashback oder Servicerabatte.
Hauptsache, es wird möglich sein, die Mehrwertsteuer für Einkäufe ohne unnötige Nerven zurückzuerstatten. Zur Steuerrückerstattung erforderlich nur eine Rechnung, und wenn der Arbeitnehmer die Hotelübernachtung und den Transport in bar oder mit seiner regulären Gehaltskarte bezahlt, kann das Papier nicht ausgestellt werden.
5. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Wahl
Es scheint, dass es die richtige Entscheidung ist, Flüge und Hotels selbst zu organisieren, um Geld zu sparen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass Ihre Wahl dem Arbeitnehmer unangenehm erscheint: Der Komfort wird darunter leiden und die Lust, auf Reisen zu arbeiten, wird wahrscheinlich abnehmen. Darüber hinaus verliert der Planungsverantwortliche Zeit, die er für die Lösung anderer, für das Unternehmen effizienterer Aufgaben aufwenden könnte.
Wenn der Geschäftsreisende die Aufenthalts- und Bewegungsbedingungen selbst wählt, müssen Sie sich über diese Probleme keine Sorgen machen. Die Hauptsache ist, ihm die Grenzen und Bedingungen der Reiserichtlinien mitzuteilen. Sie können die Einkäufe auch einer verantwortlichen Person anvertrauen, beispielsweise einem Buchhalter: Der Reisende gibt Links zu praktischen Optionen weiter, der Veranstalter bezahlt diese und teilt dann Tickets und Buchungsdetails mit.
6. Analysieren Sie Berichte von früheren Reisen
Überprüfen Sie die Dokumente verschiedener Mitarbeiter, prüfen Sie, ob sich die Kosten unterscheiden, und suchen Sie nach Gründen für erhöhte Ausgaben. Beispielsweise wählte jemand einen für das Unternehmen ungünstigen Flug oder speiste ausschließlich in teuren Restaurants. Solche Daten werden dazu beitragen, die Reiserichtlinien anzupassen und sie auf die beste Option für Unternehmen abzustimmen.
Um die Analyse zu erleichtern, lohnt es sich, eine Pivot-Tabelle zu haben. Teilen Sie das Dokument nach Kategorien in Spalten auf: Tickets, Unterkunft, Mahlzeiten, mobile Kommunikation, Transport auf Reisen usw. Bitte geben Sie außerdem das Reisedatum und den Namen des entsandten Mitarbeiters an. Es können nur die Ausgabenbeträge in die Tabelle geladen und die Details in Berichten gespeichert werden. Wenn Sie eine Anomalie bemerken, schauen Sie sich die Unterlagen an, um herauszufinden, warum die Ausgaben gestiegen sind.
Es ist nicht notwendig, selbst eine Tabelle zu pflegen – Sie können Online-Dienste nutzen, die solche Tools bereits bereitstellen. Berichte und Abschlussdokumente in „OneTwoTrip für Geschäftsreisende» werden automatisch generiert und können per EDI bezogen werden. Die Analyse zeigt Belastungen auf einer Firmenkarte, Ausgaben für Anzahlungen und Nachzahlungen auf Hotel- und Reiserechnungen an, einschließlich Gruppentickets. Der Dienst lässt sich in 1C: Accounting integrieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, selbst die passenden Optionen auszuwählen, und der Buchhalter kann sie auf eine für das Unternehmen bequeme Weise bezahlen.
Für Komfort und Sicherheit auf Geschäftsreisen „OneTwoTrip für Geschäftsreisende» Es gibt einen Support-Service, der rund um die Uhr verfügbar ist. Sie können sie telefonisch, im Messenger oder im Chat Ihres persönlichen Kontos kontaktieren. Spezialisten helfen Ihnen, das Problem schnell zu lösen und alternative Unterkunftsmöglichkeiten oder Tickets zu finden.
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