Strategische Sitzungen: Was ist dieses Instrument und wer kann davon profitieren?
Verschiedenes / / April 21, 2023
Große Teams leiden oft unter Uneinigkeit und Missverständnissen bezüglich der Unternehmensziele. So beheben Sie das Problem.
Was sind strategische Sitzungen?
Strategie-Sessions sind ein Meeting-Format für Führungskräfte, in denen sie Pläne zur Weiterentwicklung des Unternehmens diskutieren. Dieses Tool hilft:
- die aktuelle Position des Unternehmens beurteilen, seine Stärken und Schwächen identifizieren;
- Wege finden, um Probleme zu vermeiden oder bestehende zu lösen;
- Definieren Sie einen Aktionsplan - konkrete Schritte zur Erreichung der Ziele;
- Maßstäbe setzen, um den Erfolg zu messen.
Eine strategische Sitzung ist eine Art Brainstorming. Also besprechen wir bei dem Treffen die Probleme und Erfolge der Abteilungen, setzen Ziele für jede von ihnen, zeichnen Diagramme und Grafiken auf einem interaktiven Online-Whiteboard.
Für diese Zwecke haben wir uns entschieden Miro. Mit diesem Tool können Sie Gedanken und Ideen in einem visuellen Format festhalten. Gleichzeitig haben alle Sitzungsteilnehmer von überall auf der Welt und von jedem Gerät Zugriff darauf.
Danach führen wir die taktische Planung durch: Der jeweilige Abteilungsleiter zerlegt seine Aufgaben in kleinere Schritte.
So führen Sie ein Strategiegespräch durch
Hier sind ein paar Schritte, die Ihnen helfen, sich zu organisieren.
Bestimmen Sie die Häufigkeit der Besprechungen
Es gibt keine festen Zeitrahmen für die Durchführung strategischer Sitzungen. Einige Unternehmen ziehen es vor, vierteljährliche Meetings abzuhalten, während andere sie alle sechs Monate oder ein Jahr abhalten.
So können Sie eine beliebige Häufigkeit von Besprechungen festlegen, die für Sie bequem ist.
In unserem Unternehmen finden einmal im Quartal strategische Sitzungen statt. Dann brechen wir das Beabsichtigte Ziele für eine Art Sprint. Dazu müssen Sie entscheiden, welche Schritte zur Lösung großer Probleme unternommen werden sollen, wie lange es im Allgemeinen dauern wird, welche Abteilungen beteiligt sind und wie viele Ressourcen sie haben.
Manager zerlegen dann bei Bedarf Aufgaben auf Abteilungsebene. Und nach 3 Monaten überprüfen wir den Zeitplan.
Laden Sie die richtigen Leute ein
Wen Sie zur Strategiesitzung einladen, hängt von der Liste der zu klärenden Punkte ab. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung abhalten, um die allgemeine Geschäftsstrategie zu besprechen, sollten Sie die Abteilungsleiter anrufen. Sie können auch Projektleiter einladen, die für Kennzahlen verantwortlich sind.
Wenn Ihre Strategiesitzung der Überprüfung und Diskussion einiger Daten gewidmet ist, lohnt es sich, sie anzuziehen Befehlder diese Informationen gesammelt hat und ihre Bedeutung versteht.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit, die für alle geeignet sind
Berücksichtigen Sie bei der Festlegung von Datum und Uhrzeit die Meinung aller. Vermeiden Sie es, Besprechungen mit Mitarbeitern am Tag vor dem Fälligkeitstag zu planen. Vielleicht haben sie einen wichtigen Termin. treffen oder es gibt brennende Aufgaben, die sie nicht aufschieben können. Infolgedessen können Sie sie in eine unangenehme Situation bringen.
Geben Sie bei der Terminangabe an, wie lange die Sitzung dauern wird. In unserem Unternehmen ist beispielsweise der gesamte Arbeitstag für dieses Ereignis vorgesehen. Und in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig Pausen einzulegen, um sich und den Kollegen die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen.
Legen Sie eine Tagesordnung fest
Die Tagesordnung kann wichtige Themen, die Hauptphasen der Sitzung und zu diskutierende Themen enthalten. Fügen Sie nicht viele Punkte hinzu - es ist besser, das Hauptthema anzugeben. Beispielsweise könnte es in einen neuen Markt eintreten.
Indem Sie unnötige Fragen beiseite schieben, können Sie sich auf die Hauptaufgabe konzentrieren.
Gehen Sie am Ende der Strategiesitzung noch einmal die gesamte Agenda durch und konsolidieren Sie die getroffenen Vereinbarungen.
Bitten Sie die Teilnehmer, sich im Voraus vorzubereiten
Manager sollten die aktuellen Indikatoren der Abteilung kennen: die Arbeitsbelastung der Untergebenen, das Gesamtvolumen der Aufgaben usw.
Sie sollten auch aktuelle Informationen darüber haben, wie und wann Schlüsselindikatoren - sowohl kurz- als auch langfristig. Wenn Manager einige Fragen und Probleme der Abteilung besprechen müssen, sollten sie auch im Voraus eine Liste davon erstellen.
Vor einigen strategischen Sitzungen kann es sinnvoll sein, nicht nur die Tagesordnung des Treffens zu verteilen, sondern auch einen detaillierten Bericht über die Fortschritte bei wichtigen Aufgaben zu erstellen. Sie können Ziele und die zugehörigen KPIs in Tabellenkalkulationen zusammenfassen.
Organisieren Sie ein Treffen
Während des Treffens sollten Sie nicht nur alle Themen durchgehen, sondern den Menschen auch die Möglichkeit geben, ehrlich zu sprechen und ihre Meinung zu äußern. Ermutigen Sie die Teilnehmer, dies zu tun, aber versuchen Sie, andere nicht zu unterbrechen, und kehren Sie zu den Unterbrochenen zurück.
Oft ist es effizienter, die Leitung und Kontrolle der Sitzung an den Gastgeber (Moderator) zu übergeben. Dies ermöglicht es dem Direktor, sich mit den Mitarbeitern in den gleichen Bereich zu begeben und von der Überwachung des Ereignisses zur aktiven Interaktion mit Managern und zur Lösung von Problemen überzugehen.
Machen Sie sich während des Meetings Notizen
Sie müssen die wichtigsten Punkte, Ideen, Daten, Zeitpläne und alle anderen wichtigen Informationen, die Sie in der Sitzung besprechen, aufzeichnen, da dies für die weitere taktische Planung nützlich sein wird.
Jede Abteilung hat immer ein Verständnis dafür, wie viel Zeit benötigt wird, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Dies ermöglicht bereits während der Sitzung eine indikative Skizzierung Bedingungen.
Die Leiter erfassen normalerweise Informationen während der Sitzung, aber nach der Sitzung sollte auch ein allgemeiner Bericht erstellt werden.
In unserem Unternehmen ist dafür der Moderator zuständig. Das heißt, er organisiert und überwacht nicht nur die Sitzung, sondern erstellt auch einen Bericht über die getroffenen Entscheidungen.
Bitten Sie um Feedback
Dank dessen können Sie verschiedene Standpunkte sehen und herausfinden, was Kollegen besondere Aufmerksamkeit. Und auch - um ihre Interaktion miteinander zu stimulieren.
Bitten Sie die Teilnehmer, über Probleme zu schreiben. Besser noch, verwenden Sie die Umfrage-App, um ihre Antworten in Echtzeit zu sehen. Dies können beispielsweise Fragen zum Gesamteindruck der Effektivität der Sitzung und verschiedene organisatorische Aspekte sowie Wünsche für zukünftige Veranstaltungen sein.
Für wen ist dieses Tool?
Ich glaube, dass das Geschäft ohne nicht existieren kann Planung. Sie sollten immer behandelt werden – unabhängig von der Nische und dem Format Ihrer Arbeit.
Ohne eigene Strategie laufen Sie Gefahr, die Probleme einer bestimmten Abteilung falsch zu priorisieren oder zu übersehen, was sich auf das Endergebnis des gesamten Unternehmens auswirkt. Infolgedessen werden früher oder später interne Probleme größer und zerstörerischer für das Unternehmen.
Strategische Sitzungen helfen, sie zu bewältigen und einen Arbeitsablauf zu etablieren. Daher sind sie meiner Meinung nach für alle Teams mit mehr als 3-4 Personen nützlich.
Denn je mehr Abteilungen man für einzelne Themen zuständig hat, desto größer kann die Uneinigkeit unter den Führungskräften sein. Und mit Hilfe von Strategiesitzungen können Sie Unternehmenspläne synchronisieren und das Beste sicherstellen Verständnis in ihr.
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