Persönliches Kanban: So vereinfachen Sie Ihr Berufsleben mit einem Task Board

Der renommierte Autor und Professor für Informatik an der Georgetown University, Cal Newport, hat das Buch New Principles of Business Communication geschrieben. Darin spricht er darüber, wie wir zu einer Kultur der ständigen Kommunikation gelangt sind und wie sie sich auf unsere Produktivität und psychische Gesundheit auswirkt. Mit Genehmigung des MIF-Verlags veröffentlichen wir einen Auszug aus dem fünften Kapitel. Es geht darum, Arbeitsaufgaben mithilfe eines Kanban-Boards effektiv zu lösen.

Jim Benson dachte viel darüber nach, wie man die Arbeit im intellektuellen Bereich optimieren könnte. Seine Beratungsfirma Modus Cooperandi ist darauf spezialisiert, einzigartige Verfahren zu entwickeln, die Angestellten helfen, effektiver zusammenzuarbeiten. Benson hat zuvor in der Softwareentwicklung gearbeitet und ist mit agilen Managementtechniken bestens vertraut. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum er in seiner Arbeit oft Taskboards verwendet. […]

Aber wenn es um persönliche Produktivität geht, wurde Jim Benson durch ein dünnes Buch berühmt, das er 2011 selbst veröffentlichte. Es heißt Personal Kanban und bietet eine verlockende Perspektive: Sie können agile Managementtechniken dafür verwenden helfen Teams von Mitarbeitern bei der Umsetzung komplexer Projekte, um mit dem Wirrwarr von Verantwortlichkeiten in ihren einzelnen Berufen fertig zu werden Leben.

Die Ideen hinter dem Buch sind recht einfach. Und Benson beschrieb sie kurz in einem fünfminütigen Video, das er auf der Website des Buches veröffentlichte. Der Autor steht neben einem großen Notizbuch, das auf einer Staffelei steht. Er füllt die Mitte des Blattes mit mehrfarbigen selbstklebenden Papierstücken. Sie repräsentieren unsere eigenen Erwartungen sowie die von Verwandten, Freunden, Kollegen und Vorgesetzten. „All diese Aufgaben bleiben in unserem Kopf in einem Klumpen zusammen, und jedes Mal, wenn wir darüber nachdenken, was wir übernehmen sollen, reißen wir ein Stück von diesem Klumpen ab“, erklärt Jim. Dazu müssen wir uns durch diesen Berg von Aufgaben wühlen und sie sorgfältig analysieren, um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist. „Die Aufgabe ist nicht angenehm“, fasst Benson zusammen.

Personal Kanban bietet eine Lösung: Strukturieren Sie diese Informationen mit einem persönlichen Taskboard. Benson denkt, dass es drei Spalten geben sollte. Der erste heißt Opportunities. Darin tragen Sie auf selbstklebenden Blättern Informationen zu Ihren Zuständigkeiten ein. Jedes Merkblatt enthält Informationen zu nur einer Aufgabe. „Und jetzt verwandelt sich die alptraumhafte Ansammlung von Arbeiten in eine gut aussehende Ordnungsstruktur.“ Die zweite Spalte heißt "In Bearbeitung". Dort verschieben Sie die Blätter, die die Aufgaben widerspiegeln, an denen Sie mit der Arbeit begonnen haben. Der entscheidende Punkt in Bezug auf diese Spalte (und das ist die geheime Zutat des gesamten Kanban-Systems) ist, dass Sie gleichzeitig an einer genau definierten Anzahl von Aufgaben arbeiten können. In der Sprache dieses Systems bedeutet dies „Begrenzung der Anzahl der laufenden Arbeiten“. In seinem Video sagt Benson, dass man nicht mehr als drei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten soll. Wenn Sie sich stattdessen dazu entschließen, ein Dutzend verschiedene Besorgungen auf einmal zu erledigen, endet alles in „einem kompletten Durcheinander“, erklärt er. Er argumentiert überzeugend, dass man nicht alles auf einmal anpacken sollte: Konzentrieren Sie sich auf zwei oder drei Dinge und nehmen Sie eine neue Aufgabe erst an, nachdem Sie die vorherige erledigt haben.

Und so näherten wir uns logischerweise der „Fertig“-Spalte. Wenn die Arbeit erledigt ist, wandert das Flugblatt dorthin. Theoretisch wird diese Spalte überhaupt nicht benötigt, aber Benson schlägt vor, dass der psychologische Auftrieb dadurch erfahren wird Eine Person, die ein Stück Papier von der Spalte „In Bearbeitung“ in die Spalte „Fertig“ bewegt, wird zu einem starken Stimulans Faktor. In den Jahren seit der Veröffentlichung von Bensons Buch hat das System Horden von Fans gewonnen. […]

Das Task Board ist ein unglaublich effektives Instrument, nicht nur um die Arbeit verschiedener Teams zu koordinieren, sondern auch um die Arbeit einzelner Mitarbeiter zu strukturieren […].

Ich habe bereits gesagt, dass ich diese Idee selbst als Professor verwendet habe. Als Student im Aufbaustudium an der Fakultät für Informatik in Georgetown organisierte ich meine Arbeit mit Trello-Boards. Meine Tabelle sah wie die Standardvorlage von Benson aus, mit den Spalten „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Wie viele Fans von persönlichen Kanban-Systemen habe ich für diese Aufgaben meine eigenen Spalten erstellt die ich erfüllen möchte, aber im Moment beschäftige ich mich nicht aktiv damit (später werde ich darüber sprechen mehr). Jeden Montag studierte ich die Informationen an der Tafel, schob die Karten herum und entschied, woran ich in dieser Woche arbeiten würde. In den darauffolgenden Tagen sah ich oft an der Tafel nach, was ich in der Zeit tun konnte, die ich für die Pflichten an der Graduate School reserviert hatte. Sobald neue Anfragen reinkamen – in Form von E-Mails, Telefonaten oder wie so oft, gingen Fragen vorbei an meinem Studentenbüro vorbei - ich habe die Informationen sofort auf Kärtchen notiert und an die Tafel gehängt, um diese Momente aufzuarbeiten Später.

Ohne Taskboard in meiner Uni-Arbeit wäre ich auf Kommunikation mit Stil angewiesen. hyperaktiver SchwarmgeistEin Workflow, der sich auf die kontinuierliche Kommunikation konzentriert und durch willkürlichen Fluss angetrieben wird Nachrichten, die über digitale Kommunikationsmittel wie E-Mail und versendet werden Boten.. Infolgedessen würde ich mich mit vielen Menschen in schleppender Korrespondenz verzetteln - Tag für Tag. Ich würde ein typisches Opfer eines hyperaktiven Schwarmgeistes werden: jemand, der sich nicht einmal von einem Laptop trennt ein Meeting und ließ sein Telefon nie los, als er über den Campus ging und versuchte, tausend Dinge gleichzeitig zu erledigen. Mit anderen Worten, ohne dieses System wäre mein Job die Hölle auf Erden. Mit Hilfe des Taskboards konnte ich den Ressourcenverbrauch deutlich reduzieren. Informationen über die anstehenden Arbeiten werden an der Tafel platziert, strukturiert und ich erledige die Aufgaben methodisch in der dafür vorgesehenen Zeit. Aus diesem Grund wurde ich, wie Sie vielleicht erraten haben, zu einem starken Befürworter der Verwendung von Aufgabentafeln nicht nur für Organisation der Arbeit des Teams, aber auch zur Straffung des Berufslebens einzelner Mitarbeiter, klarkommen mit geistige Arbeit.

Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, finden Sie hier einige Best-Practice-Beispiele, die Ihnen dabei helfen, Aufgabentafeln optimal zu nutzen.

1. Verwenden Sie mehrere Boards

Viele Befürworter des persönlichen Kanban nutzen nur ein Board, um ihre beruflichen Aufgaben zu organisieren. Ich empfehle einen etwas anderen Ansatz. Richten Sie für jede Funktion, die Sie im Berufsfeld ausüben, ein separates Board ein. Ich bin derzeit Universitätsprofessor in drei sehr unterschiedlichen Rollen: Forscher, Lehrer und Doktorand. Für jede dieser Rollen habe ich ein separates Board gestartet. Wenn ich also meine Lehrtätigkeit analysiere, lasse ich mich nicht von sachfremden Aufgaben im Bereich der Forschung oder der Arbeit mit Doktoranden stören. Dadurch muss ich nicht zwischen verschiedenen Tätigkeiten wechseln und löse Arbeitsprobleme schneller.

Ich finde es auch manchmal nützlich, ein separates Board für große Projekte zu haben (z. B. solche, die mehr als zwei Wochen dauern). Vor nicht allzu langer Zeit war ich beispielsweise Vorsitzender einer großen wissenschaftlichen Konferenz. Diese Position war mit der Lösung zahlreicher Aufgaben verbunden. Deshalb entschied ich, dass es einfacher wäre, ein separates Board zu erstellen, dessen Informationen sich nicht mit anderen Bereichen meines Berufslebens überschneiden würden. Nachdem dieses Projekt abgeschlossen war, brauchte ich das Board nicht mehr.

Natürlich können Sie nur mit einer begrenzten Anzahl von Boards arbeiten, damit die Aufgabe nicht überwältigend wird. Aus diesem Grund halte ich es für eine gute Idee, für jede berufliche Rolle und jedes größere Projekt ein eigenes Board zu haben. In diesem Fall haben die meisten Leute zwei bis vier Boards, mit denen man gut arbeiten kann. Im Gegenteil, wenn Sie zehn Boards haben, überwiegen die Ressourcen, die zum Wechseln zwischen ihnen erforderlich sind, die Vorteile der Aufgabenstrukturierung.

2. Führen Sie regelmäßige Einzelsitzungen durch, um Informationen zu analysieren

Als wir über Taskboards für Wissensteams sprachen, argumentierte ich, dass regelmäßige Meetings der beste Weg sind, die darin enthaltenen Informationen zu analysieren. Gleiches gilt für Ihr persönliches Board. Wenn Sie dieses Tool optimal nutzen möchten, nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um die Informationen auf dem Board zu analysieren und zu aktualisieren. Überprüfen Sie während dieser einzelnen Sitzungen die Details und verschieben Sie die Karten, um den Status der Arbeit nach Bedarf zu aktualisieren. Der Prozess wird nicht lange dauern. Wenn Sie dies regelmäßig tun, reichen 5-10 Minuten aus.

Vereinbaren Sie solche Sitzungen nicht zu oft: Ich bin zu dem Schluss gekommen, dass einmal pro Woche ausreicht. Aber ignorieren Sie diese Art von Aktivität nicht. Wenn Sie sich dafür entscheiden Aufgabentafel nicht gut genug ist, um Informationen über Ihre Arbeitspflichten zu speichern, dann werden Sie im Geiste eines hyperaktiven kollektiven Geistes zu einer fieberhaften Korrespondenz zurückkehren. Trage die Informationen zu der einzelnen Sitzung in deinen Kalender ein und nimm sie genauso ernst wie alle anderen Meetings und Meetings. Benutzerdefinierte Aufgabentafeln können Ihr Berufsleben erheblich erleichtern, aber nur, wenn Sie bereit sind, Ihre Zeit in die Arbeit mit ihnen zu investieren.

3. Fügen Sie eine Spalte "Verhandelbar" hinzu

Als Leiterin der Graduiertenschule muss ich mit einigen meiner Kollegen oft Arbeitsthemen besprechen: mit dem Dekan, mit Leiterin des Graduiertenkollegs und mit zwei weiteren Professorinnen und Professoren, die Teil der Kommission sind, die I Überschrift. Auf meiner Aufgabentafel fügte ich für jeden dieser Mitarbeiter eine Spalte hinzu und nannte sie „Beim nächsten Meeting besprechen“. Sobald eine Frage auftaucht, muss ich die Meinung von jemandem einholen Kollegen, ich unterdrücke den Drang, ihm schnell eine E-Mail zu schicken. Stattdessen gebe ich Informationen zur Aufgabe in die Spalte „Beim nächsten Meeting besprechen“ ein.

Ich treffe mich wöchentlich zu festen Zeiten mit dem Leiter des PhD-Programms. Während unseres Treffens besprechen wir alle Themen, die in dieser Kolumne in der vergangenen Woche erschienen sind. Was den Dekan und die Ausschussmitglieder betrifft, warte ich, bis genügend Fragen in der Spalte „Diskutieren“ stehen, und vereinbare dann ein Treffen, um alles auf einmal zu besprechen. Dieser Ansatz mag Ihnen zu einfach erscheinen, aber er hat sich sehr positiv auf meine Arbeit ausgewirkt.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass es in einer Woche fünf Informationskarten in der Spalte „Mit Dean besprechen“ gab. Während des Treffens, das 20-30 Minuten dauern wird, werden wir mit ihm zu jedem dieser Themen eine Strategie entwickeln. Wenn ich ihm jedes Mal einen Brief schreiben würde, müsste ich in der Woche fünf Gespräche gleichzeitig führen. In der Folge hätte ich zehnmal meine E-Mails gecheckt und mich darüber geärgert, dass ich von der Arbeit abgelenkt war.

Wenn Sie endloses Messaging minimieren und das Beste aus einzelnen Taskboards herausholen möchten, ist dies wahrscheinlich der wertvollste Ratschlag, den ich Ihnen geben kann. Regelmäßige Meetings können 90 % der hektischen Korrespondenz ersetzen. Sie müssen nur genau verfolgen, welche Themen besprochen werden müssen. Mit Hilfe des Taskboards geht das ganz einfach.

4. Fügen Sie eine Spalte „Warten auf eine Antwort“ hinzu

Wenn Sie an intellektueller Arbeit zusammenarbeiten, müssen Sie manchmal die Arbeit an einer Aufgabe unterbrechen, während Sie darauf warten, dass eine andere Person eine Frage oder fehlende Informationen beantwortet. Wenn Sie ein persönliches Taskboard erstellt haben, können diese schwierigen Fragen mithilfe der Spalte „Warten auf Antwort“ leicht nachverfolgt werden. Wenn Sie eine Aufgabe dorthin verschieben, markieren Sie auf der Karte genau, von wem Sie auf eine Antwort warten und was Sie tun werden, wenn Sie die erforderlichen Informationen erhalten. Auf diese Weise können Sie auf Kurs bleiben, bis Sie die Möglichkeit haben, die Situation zu beeinflussen, und effektiv weiterarbeiten, wenn die erforderlichen Informationen eintreffen. Noch wichtiger ist, dass Sie ungelöste Probleme an einem sicheren Ort aufbewahren und das zugrunde liegende loswerden Angstdass etwas nicht getan wurde.

Das Buch „Neue Prinzipien der Wirtschaftskommunikation“ basiert auf Business Cases und neuesten Forschungsergebnissen aus Psychologie und Neurowissenschaften. Daraus lernen Sie, wie man systematisch denkt, was getan werden muss, um den Workflow in einer Organisation, im Team und für einzelne Mitarbeiter neu aufzubauen, und andere interessante Dinge.

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