Warum Zeitmanagement nicht funktioniert und wie man es ersetzt
Verschiedenes / / July 08, 2022
Versuchen Sie, die Technik des Fokusmanagements anzuwenden und verwalten Sie nicht die Zeit, sondern Ihre Aufmerksamkeit.
Adam Grant
PhD, Organisationspsychologe, Buchautor.
Vor einigen Jahren wurde ich während einer Pause in einer Klasse, in der ich unterrichtete, von einem verwirrten Manager namens Michael angesprochen. Sein Chef sagte, er müsse produktiver werden, also begann Michael sorgfältig zu analysieren, wofür er seine Zeit aufwendete. Die unwichtigeren Meetings hatte er bereits aus dem Terminplan gestrichen und sah keine Aufgaben mehr, die er loswerden konnte. Und verstand nicht, wie man sie effektiver durchführt. „Du denkst vielleicht, ich mache Witze, aber es ist wahr. Das Einzige, worauf ich gekommen bin, ist, weniger Wasser zu trinken, damit ich seltener auf die Toilette gehe“, gab Michael zu.
Wir leben in einer Gesellschaft, die von persönlicher Produktivität besessen ist. Verschlingende Bücher, die versprechen, uns beizubringen, wie wir effizienter sein und träumen können über die 4-Stunden-Woche
. Wir prahlen damit, wie beschäftigt wir sind. Nun, der Hauptschlüssel zur Produktivität ist nach Ansicht aller in der Umgebung das Zeitmanagement. Und das bedeutet, dass wir ein produktives Nirvana erreichen können, wenn wir lernen, unseren Zeitplan besser zu planen.Warum Zeitmanagement die Produktivität nicht verbessert
In 20 Jahren Produktivitätsforschung habe ich gelernt, dass Zeitmanagement nicht die Lösung für jedes Problem ist. Im Gegenteil, das ist Teil des Problems.
Während meiner Karriere höre ich oft die gleiche Frage: „Wie kann ich mehr tun?“ Manchmal fragen Leute das, weil sie wissen, dass ich Organisationspsychologe und Produktivitätsexperte bin. Aber vor allem, weil sie in einer Zeitschrift oder in meinem Buch lesen, wie viel ich kann.
Ich fühle mich nicht wirklich effizient. Ich erreiche selten meine täglichen Ziele, daher fällt es mir schwer, diese Frage zu beantworten.
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Aber nachdem ich mit Michael gesprochen hatte, wurde mir klar, dass unsere Produktivität nicht davon abhängt, wie wir mit unserer Zeit umgehen. Jeden Tag wird uns eine begrenzte Anzahl von Stunden zur Verfügung gestellt, und ein strenges Zeitmanagement erinnert uns nur daran, wie viele davon wir verschwenden. Es ist viel besser, eine andere Strategie zu verwenden - Fokusmanagement oder Aufmerksamkeitsmanagement.
Was ist Fokusmanagement und warum ist es besser als Zeitmanagement?
Fokusmanagement ist die Kunst, Dinge aus den richtigen Gründen, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zu tun. Und sein Hauptziel ist es, Aufgaben nach Priorität aufzuteilen, egal wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen.
Die klassische Praxis des Zeitmanagements schlägt vor, sich Fristen für die Erledigung von Aufgaben zu setzen. Ich habe diese Methode beim Schreiben dieses Artikels ausprobiert. Mein Ziel waren 1.200 Wörter, also setzte ich mich um acht Uhr morgens an meinen Schreibtisch und gab mir drei Stunden Zeit. Nach meinen Berechnungen konnte ich damit sechs Wörter pro Minute schreiben.
Ich verbrachte die ersten sechs Minuten damit, gedankenlos auf den flimmernden Cursor zu starren, ohne ein Wort zu schreiben. Dann wurde ich neugierig, wie viele Wörter ich pro Minute tippen könnte, also machte ich einen Online-Test. Das Ergebnis gefiel mir nicht, also fand ich einen anderen Test. Und dann noch eins.
Irgendwann gab ich auf und wechselte zum Fokusmanagement. Zur Zeit ForschungA. Gewähren. Geben und Nehmen: Warum die Unterstützung anderer unseren Erfolg antreibt für sein Buch Take or Give? Ich habe festgestellt, dass produktive Menschen sich nicht fragen, welche Ziele sie mit der Umsetzung beginnen sollen. Sie neigen natürlich zu Projekten, die nicht nur gesellschaftlich bedeutsam, sondern für sie auch wirklich interessant sind.
Anstatt mich also darauf zu konzentrieren, wie schnell ich den Artikel fertigstellen wollte, fragte ich mich, warum ich ihn überhaupt schreibe. Die Antworten waren:
- Ich selbst kann etwas Neues lernen, indem ich meine Forschung überdenke.
- Endlich habe ich Leuten etwas zu sagen, die nach Produktivität fragen.
- Dieser Artikel kann jemandem helfen.
Ich fing an, über bestimmte Leute nachzudenken, die diese Zeilen lesen werden. Es erinnerte mich an Michael – und Boom! - Die Arbeiten haben begonnen.
Sehr oft leidet unsere Produktivität nicht unter mangelnder Effizienz, sondern unter mangelnder Motivation. Produktivität an sich ist keine Tugend, sondern nur Mittel zum Zweck. Darüber hinaus ist Produktivität nur dann tugendhaft, wenn das Endziel würdig ist.
Wenn Ihr Hauptziel die Produktivität selbst ist, müssen Sie sich ständig auf Ihre Willenskraft verlassen und sich zum Ergebnis drängen. Aber wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Interesse weckt und das Projekt für andere nützlich macht, werden Sie von natürlicher Motivation vorangetrieben.
Prüfen😣
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So verwenden Sie das Fokusmanagement für die Produktivität
Wenn Sie Techniken des Fokusmanagements in der Praxis anwenden, ist es wichtig, auf die genauen Bedingungen zu achten, unter denen Sie Aufgaben ausführen. Ich bin in Michigan aufgewachsen. Und als ich dorthin zurückkehrte, um meinen Master-Abschluss zu machen, überredete ich meinen Freund von der Westküste, sich mir anzuschließen. „Zu kalt und grau“, antwortete sie, als sie während eines Schneesturms in Michigan ankam. Und entschied sich für Stanford in Kalifornien. Und der nächste Winter in Michigan war der kälteste und grauste, an den ich mich erinnern kann. Aber ich war noch nie so produktiv – bei solchem Wetter gab es absolut nichts anderes zu tun als zu arbeiten!
Reihe von Studien zeigteJ. J. Lee, F. Gino, geb. R. Staaten. Regenmacher: Warum schlechtes Wetter gute Produktivität bedeutet / Journal of Applied Psychologydass schlechtes Wetter gut für die Produktivität ist, weil wir viel seltener von Gedanken abgelenkt werden, irgendwohin zu gehen. Die Forscher fanden heraus, dass Bankangestellte in Japan Transaktionen an regnerischen Tagen viel schneller abschlossen, und Teilnehmer an einem Experiment in den Vereinigten Staaten bei schlechtem Wetter waren effektiver bei der Korrektur von Rechtschreibfehlern Aufsatz. Deshalb habe ich den Tag nach dem Schneesturm gewählt, um diesen Artikel zu schreiben - das schmelzende Durcheinander draußen sah für einen Spaziergang völlig unattraktiv aus.
Aber mein Lieblingsteil des Fokusmanagements ist nicht das Wo, sondern das Wann. Meistens leidet unsere Produktivität, wenn wir mit Aufgaben konfrontiert werden, die wir eigentlich nicht wollen, aber erledigen müssen. Jahrelang war ich mir sicher, dass sie unmittelbar nach den interessantesten Projekten, bei steigender Energie und Motivation, übernommen werden sollten.
Aber dann haben mein Kollege und ich eine Studie in einem koreanischen Lebensmittelgeschäft gemacht. Und herausgefundenJ. Schin, A. M. Gewähren. Von Interesse gelangweilt: Wie intrinsische Motivation bei einer Aufgabe die Leistung bei anderen Aufgaben verringern kann / Academy of Management Journaldass, wenn Mitarbeiter sehr interessante Aufgaben erhielten, sie sich bei langweiligen und routinemäßigen Aufgaben viel schlechter zeigten. Vielleicht liegt das daran RestaufmerksamkeitseffektS. Leroy. Warum ist es so schwer, meine Arbeit zu machen? Die Herausforderung von Aufmerksamkeitsresten beim Wechsel zwischen Arbeitsaufgaben / Organisational Behavior und Human Decision Processes. Unser Bewusstsein kehrt immer wieder zu einer interessanten Aufgabe zurück, und dies lenkt uns von einer uninteressanten ab.
In einem Experiment, bei dem wir Amerikanern interessante Videos zeigten und ihnen dann die Aufgabe stellten, Daten einzugeben, fanden wir jedoch einen anderen Mechanismus – den Kontrasteffekt. Nach lustigen Videos erscheint eine solche Routineaufgabe wie das Eingeben von Daten noch unerträglicher. Es ist, als würde man Gemüse nach dem Nachtisch essen. Um die Aufmerksamkeit bei langweiligen Aufgaben aufrechtzuerhalten, ist es daher besser, sie nach etwas interessanteren auszuführen. Nun, lassen Sie die interessantesten für das Ende als Belohnung zurück. Und es geht nicht um die Zeit – es geht darum, den richtigen Moment zu wählen.
Wie man Fokusmanagement für Kreativität nutzt
Ich denke, Ihr Hauptziel ist nicht nur, produktiver zu sein. Vielleicht möchten Sie auch kreativer werden.
Produktivität und Kreativität erfordern unterschiedliche Fokusmanagementstrategien. Die Produktivität wird durch spezielle „Filter“ der Aufmerksamkeit angetrieben, die es uns ermöglichen, ablenkende Gedanken bewusst auszublenden. Und für Kreativität müssen Sie im Gegenteil solche „Filter“ loswerden.
Wie kann man das Beste aus jeder Strategie herausholen? BEI Buchen „Timehacking“ von Daniel Pink schreibt darüber, wie circadiane Rhythmen uns dabei helfen, die Zeiten auszuwählen, in denen wir am produktivsten sind. Es ist besser für Frühaufsteher, sich so früh wie möglich mit analytischer Arbeit zu beschäftigen, während sie auf dem Höhepunkt der Achtsamkeit sind. Sie sollten Routineaufgaben auf die Mittagszeit verschieben und kreative Aufgaben auf die Abendstunden verschieben, wenn Frühaufsteher eher nicht-linear denken. Eulen haben einen anderen Zeitplan: Sie arbeiten besser morgens kreativ und sparen sich die analytische Arbeit bis zum Abend.
Das ist kein Zeitmanagement, denn wir können die gleiche Zeit für Aufgaben aufwenden, selbst nachdem wir unseren Zeitplan umgestellt haben. Das ist Fokusmanagement, also merken wir uns die Reihenfolge, in der es uns leichter fällt, Aufgaben zu erledigen, und verteilen sie entsprechend.
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Eine weitere wichtige Sache ist, die Herangehensweise an die Arbeitsplanung zu überdenken. Ich mag die Idee von Paul Graham, der bietet anP. Graham. Zeitplan des Herstellers, Zeitplan des Managers Unterteilen Sie die Woche in „Manager-Tage“ und „Creator-Tage“. An „Manager-Tagen“ vereinbaren Sie Termine und Anrufe, an „Creator-Tagen“ nehmen Sie sich Zeit für kreatives Arbeiten in dem Wissen, dass Sie nicht durch Ablenkungen abgelenkt werden, die normalerweise Ihre Arbeit unterbrechen würden Prozess. Leider hat nicht jeder diesen Luxus – die Wochentage so einzuteilen. Sie müssen also jeden Tag kleine Momente für Kreativität freihalten.
Gemäß den Gesetzen des Zeitmanagements müssen wir uns von allen Ablenkungen isolieren. Nicht nur von denen, wenn wir von anderen Leuten unterbrochen werden, sondern auch von denen, wenn wir uns selbst unterbrechen. Das Fokusmanagement bietet einen anderen Ansatz – die bewusste Auswahl von Momenten zur Ablenkung.
Einmal, als ich noch in der High School war, habe ich einen ganzen Samstag vor dem Fernseher verbracht. Am Ende des Tages war ich von mir selbst angewidert, aber ich konnte es nicht abstellen. Dann habe ich mir eine Regel ausgedacht: Ich schalte den Fernseher nur ein, wenn ich genau weiß, was ich sehen will. Ich wende die gleiche Regel auf soziale Netzwerke an: Wenn ich arbeite, gehe ich dort nur hin, um Inhalte zu teilen. Und ich scrolle nur in Pausen durch den Feed – zum Beispiel, wenn ich auf einen Flug warte oder mich nach dem Training ausruhe.
Die meisten Autoren, die ich kenne, warten auf „Creator Days“, um mit dem Schreiben zu beginnen. Sie sind zuversichtlich, dass sie mindestens 4-6 Stunden brauchen werden, um vollständig in ein komplexes Problem oder eine große Idee einzutauchen. Eigentlich gibt es das Beweis fürb. Boice. Was ist produktiver, das Schreiben in Binge-Mustern der kreativen Krankheit oder in Maßen? / Schriftliche Kommunikationdass Autoren, die „Binge“ arbeiten, weniger Fortschritte machen als Autoren, die in kurzen Sitzungen arbeiten.
Jeder von uns kann in erstaunlich kurzer Zeit mehrere Schritte auf ein Ziel zu gehen. Bei Absolventen gelehrtR. Boice. Professoren als Schriftsteller: Ein Leitfaden zur Selbsthilfe für produktives Schreiben im 15-Minuten-Takt schreiben, sind sie viel schneller mit ihrer Dissertation fertig.
Wenn Sie produktiver sein wollen, analysieren Sie nicht, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Achte besser darauf, was deine Aufmerksamkeit auf sich zieht. Jetzt schaute ich zum ersten Mal auf meine Uhr, seit ich mich an die Geschichte mit Michael erinnerte. Es ist 10:36 Uhr und ich habe bereits 500 Wörter mehr geschrieben als mein Ziel. Ich überlasse es Ihnen, zu entscheiden, ob diese 156 Minuten als kluge Nutzung meiner Aufmerksamkeit gelten und ob ein paar Minuten Lesen dieses Artikels als eine kluge Nutzung Ihrer Aufmerksamkeit gelten.
All dies bringt mich zu einem anderen Gedanken. Ich bin mir ziemlich sicher, dass hocheffektive Menschen eine achte Gewohnheit haben. Sie verschwenden ihre Zeit nicht mit Lernen sieben Fähigkeiten hocheffektive Menschen.
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