8 Fehler, die dazu führen, dass To-Do-Listen nicht funktionieren
Verschiedenes / / April 22, 2022
Die meisten von ihnen sind überhaupt nicht schwer zu vermeiden.
Eine To-Do-Liste hilft Ihnen, Ihren Tag klar zu planen und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Aber Sie müssen vorsichtig sein: Ein Fehler - und dieses nützliche Tool verwandelt sich in eine chaotische Müllkippe, mit der man nicht umgehen kann. Produktivitätsexperten haben einige der häufigsten Fehler in To-do-Listen identifiziert und erfahren, wie man sie vermeidet.
1. Schreiben Sie die Dinge nicht auf
Ein offensichtlicher Punkt, aber es lohnt sich trotzdem, sich daran zu erinnern: Wenn Sie die Liste der Aufgaben ausschließlich im Kopf behalten, werden Sie definitiv etwas vergessen. Wenn Sie Dinge in einem Papiernotizbuch, in Notizen auf Ihrem Telefon oder in einem Dokument auf Ihrem Computer aufschreiben, erhalten Sie ein klares Bild, selbst wenn Ihre Gedanken durch Müdigkeit verwirrt werden.
Soziologin und Managementcoach Jen Yager stellt fest, dass Sie dadurch auch mehr Verantwortung für Aufgaben übernehmen können. „Unterschiedliche Dinge, die einen in unterschiedliche Richtungen ziehen, verschwinden einfach, weil man einen klaren Plan vor Augen hat“, erklärt der Experte.
2. Behandeln Sie Ihre To-Do-Liste wie eine Wunschliste
Natürlich wäre es schön, die Idee umzusetzen, die Ihnen vor ein paar Tagen in den Sinn gekommen ist, aber fragen Sie sich: „Will ich das heute wirklich tun?“
Zeitmanagement-Experte und Autor Bücher „Fühle mich ruhig. Produktivität und Seelenfrieden in Zeiten ewiger Fristen ” Laura Vanderkam glaubt, dass es keinen Sinn macht, Aufgaben auf die Liste zu setzen, die Sie nicht zu erledigen planen. „Sie bleiben genauso gut unerledigt, wenn Sie sie nicht auflisten. Außerdem hilft es, Schuldgefühle zu vermeiden“, stellt der Experte fest.
Erstellen Sie eine separate Liste für große Dinge und Projekte, die Sie gerne erledigen würden, aber später. Der Produktivitätsexperte David Allen nennt dies eine „Vielleicht eines Tages“-Liste. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Ideen zu speichern und die tägliche Agenda nicht zu überladen.
„Denken Sie daran, dass eine To-Do-Liste ein Produktivitätstool ist und keine magische Liste dessen, was Sie erreichen möchten“, erinnert Jen Yager.
3. Fügen Sie der Liste zu viele Aufgaben hinzu
Laut Laura Vanderkam ist es einer der größten Fehler, beim Erstellen einer Liste zu ehrgeizig zu sein. Es ist besser, es kürzer zu machen und Aufgaben zu priorisieren.
„Die To-Do-Liste sollte aus 3-5 Aufgaben bestehen, die Sie heute erledigen werden. Ja, Sie haben noch viele weitere Projekte, die Aufmerksamkeit erfordern. Aber im Idealfall ist eine To-do-Liste eine Art Vertrag mit sich selbst. Sie versprechen sich, genau diese Aufgaben zu erfüllen, egal, was sonst noch ansteht“, schließt der Experte.
Und weniger wichtige Aufgaben können immer auf die nächsten Wochen- oder Monatstage verteilt werden.
4. Brechen Sie große Dinge nicht in kleine Schritte
Oftmals kommen Dinge auf die Liste, die mehrere Schritte auf einmal erfordern. Solche Großprojekte sind mit Vorsicht zu genießen.
Mike Vardy, Schöpfer des Productivityist-Produktivitätsblogs, glaubt, dass Sie ohne die Aufteilung großer Aufgaben in kleine Teile nicht das maximale Ergebnis erzielen werden.
Produktivitätstrainerin Grace Marshall fügt das mit einer gemischten Liste von großen Aufgaben hinzu, wie dem Erstellen einer Website und Kleine Dinge, wie die Bestellung einer neuen Charge von Visitenkarten, verschieben wir eher mit großen Projekten gemäß.
„Das passiert, weil wir im Aktionsmodus einfache Aufgaben übernehmen wollen, die wir auf jeden Fall lösen können. Es ist wie ein süchtig machendes Computerspiel. Uns wird nie angeboten, die Welt vor Zombies zu retten oder Schätze in einem Schritt zu finden. Stattdessen durchlaufen wir ein Level nach dem anderen und erfüllen der Reihe nach alle Missionen“, erklärt Grace Marshall.
5. falsch formuliert
Blogger Michael Vardy rät, immer Verben zu verwenden. Anstelle von kurzen Sätzen wie „Serjoscha, E-Mail“ bleiben Sie bei klaren Sätzen, zum Beispiel: „Verkaufszahlen per E-Mail an Sergej senden“.
„Stellen Sie sich vor, Sie müssten die Verantwortung an jemand anderen abgeben. Wenn Sie die Aufgabenbeschreibung mit einem Verb beginnen, ist es für eine Person viel einfacher zu verstehen, was von ihr verlangt wird. Du bist aus der Zukunft und da ist diese Person. Vereinfachen Sie Ihre Aufgabe und vermeiden Sie vage Formulierungen“, empfiehlt Michael Vardy.
6. Behandeln Sie Ihren Posteingang wie eine To-Do-Liste
Wenn Sie die E-Mails, die mit der Post kommen, Ihren Tag bestimmen lassen, verschwenden Sie Ihre ganze Zeit damit, die Probleme anderer Leute zu lösen. „Seien wir ehrlich: Der Nachrichtenfluss versiegt nie. Kein Wunder, dass wir das Gefühl haben, nicht die Energie zu haben, etwas anderes zu tun“, sagt Produktivitätscoach Grace Marshall.
Denken Sie über Ihre strategischen Ziele nach – ehrgeizige proaktive Projekte, Wünsche für das Jahr oder globale Richtungen für die Entwicklung. Wie oft erscheint etwas davon in Ihrer E-Mail? Wenn selten, dann ist es besser, Ihre Aufmerksamkeit anderen Aufgaben zuzuwenden.
7. Nehmen Sie sich keine Zeit zum Ausruhen
Regelmäßige Pausen, wie zum Beispiel ein Spaziergang im Park oder eine fünfminütige Atemübung, helfen Ihnen, neue Energie zu tanken und Kraft zu schöpfen. Und das ist nicht weniger wichtig, als die nächste Aufgabe aus der Liste zu löschen.
„Viele Leute finden es sinnlos, ihrer Liste etwas ‚Unproduktives‘ hinzuzufügen. Ein wenig Ruhe hilft jedoch dabei, sich tiefer und effektiver auf nachfolgende Aufgaben zu konzentrieren. Lass die Pausen etwas Natürliches und Unbestreitbares für dich sein. Dies wird Ihre Energie ausgleichen, konzentriert bleiben und Burnout vorbeugen“, sagt Wellnessberater und Psychologe Lee Chambers.
8. Listen Sie unnötige Aufgaben auf
Es ist immer wieder schön zu sehen, was man gemacht hat. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es sich lohnt, Ihrem Zeitplan eine große Anzahl elementarer Aufgaben hinzuzufügen.
„Während es Vorteile hat, kleine Aktivitäten und Gewohnheiten aufzuzeichnen, haben sie viele weitere Nachteile. Es wird für uns schwieriger, Aufgaben zu priorisieren, die Liste wird komplizierter, und manchmal gibt es eine toxische Produktivität, die zu Überarbeitung und Aufschub führt. Außerdem kann das falsche Gefühl entstehen, dass wir an einem Tag viel geschafft haben, obwohl wir uns tatsächlich mit elementaren Dingen beschäftigt haben“, sagt Lee Chambers.
Für kleine Gewohnheiten und Rituale, wie etwa Erinnerungen an die Einnahme von Vitaminen oder Bewegung, empfiehlt der Experte den Einsatz spezieller Apps wie z Gewohnheits-Tracker.
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