7 Geheimnisse, die Produktivitätsexperten nutzen, wenn sie es nicht schaffen

Wenn es immer mehr Arbeit gibt, beginnen wir, in Projekten zu ertrinken und Fristen zu brechen. Fügen Sie den Stress des Lebens hinzu, und die To-Do-Liste wird wie der Everest, der unmöglich zu erobern ist. Sie werden überrascht sein, aber Produktivitätsexperten stehen vor den gleichen Problemen. Speziell für diese Fälle haben sie einige einfache, aber sehr effektive Lösungen.

1. Bitten Sie um Hilfe

Sobald Wired-Magazin-Redakteur Alan Henry merkt, dass er zu viele Projekte übernommen hat, hält er inne und sortiert die Aufgaben nach Wichtigkeit.

„Das ist der schwierigste Teil. Aber nicht, weil Sie Aufgaben organisieren müssen - es ist einfach -, sondern weil Sie eine Pause machen und den gesamten Umfang der Arbeit realisieren müssen. Manchmal scheint es albern, eine Pause zu machen, nur um später wieder zu arbeiten, besonders wenn Sie überfordert sind oder nicht mehr mithalten können. Aber es ist notwendig, die Klarheit des Denkens wiederherzustellen. Machen Sie einen Spaziergang, trinken Sie ein Glas Wasser, essen Sie zu Mittag“, sagt Henry.

Nach einer solchen Pause empfiehlt er, die Dinge nach Priorität, Wichtigkeit und Delegierbarkeit zu unterteilen. Letzteres bedeutet in diesem Fall nicht „gib es jemandem“. Es geht darum, für einige Aufgaben mehr Zeit einzuplanen, sich mit einigen an einen Kollegen zu wenden und andere abzulehnen.

Henry rät, sich nicht zu scheuen, um Hilfe zu bitten. Sie müssen nicht für alles selbst verantwortlich sein. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sich auf Kollegen zu stützen, nutzen Sie diese.

2. Schreiben Sie alles auf Papier

Zeitmanagement-Beraterin Anna Dirmon Kornik schreibt ihre Gedanken und Überlegungen gerne zu Papier. Sie teilt das Blatt in vier gleiche Teile. Der erste ist für Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen, der zweite ist für das Tun, der dritte für das Tun und der vierte für das Tun. Dann verteilt der Experte die Fälle in Kategorien und dann bereits innerhalb jeder von ihnen nach Priorität.

Cornick vergleicht diese Technik mit einem Sieb, das hilft, Aufgaben zu „anstrengen“, das Wichtigste zu lassen, zu verstehen, wo man anfangen soll, und sich ruhig an die Arbeit zu machen.

3. Befreien Sie sich von Überfluss

Autor Bücher „My Productive Year“ Chris Bailey listet regelmäßig alle aktuellen Projekte auf. Und dann macht er dasselbe wie Alan Henry: Er entscheidet, welche Fälle aufgegeben und welche auf andere übertragen werden können.

Bailey verteilt die verbleibenden Projekte nach Fristen. Wenn er für etwas keine Zeit hat, versucht er zu warnen, dass sich die Aufgabe verzögert. Und wenn er versteht, dass er im Gegenteil vorzeitig fertig werden wird, teilt er mit, dass es möglich sein wird, es im Voraus zu schließen.

4. Gib zu, dass du es nicht kannst

Zeitmanagementberaterin Pamela L. Reed versucht, konsequent an Aufgaben zu arbeiten, aber manchmal wird er trotzdem abgelenkt. In solchen Momenten helfen ihr mehrere Praktiken:

• Finden Sie heraus, wo sie ist. "Mir schwirrt der Kopf, ich brauche Hilfe!"
• Setzen Sie Prioritäten und verstehen Sie: Die Arbeit muss jetzt oder in naher Zukunft erledigt werden oder kann auf später verschoben werden.
• Beschränken Sie Ablenkungen – schauen Sie weniger in die sozialen Medien oder nehmen Sie sich eine gewisse Zeit für kleine, sich wiederholende Aufgaben.
• Schließen Sie die Tür, bleiben Sie allein, geben Sie sich einen bestimmten Zeitraum und vertiefen Sie sich in die Aufgaben.

5. Interagiere schnell mit anderen

Produktivitätsberaterin Rachel Izip macht lieber eine Pause, weil die Arbeit an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu einer Informationsüberlastung führt. Während einer Pause checkt sie keine E-Mails oder Telefone und versucht nicht, das erste, was ihr in den Sinn kommt, anzugehen, um wenigstens etwas zu beenden, aber sie versucht, sich zu beruhigen und zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist.

Der Experte schaut sich die Projekte selbst genau an Fristen und bestimmt, ob sie unabhängig durchgeführt werden müssen oder ob es sich um eine Teamleistung handelt. Wenn Sie im Tandem arbeiten, müssen Sie jetzt interagieren. Schreiben Sie zum Beispiel „Das ist unser neuer Abgabetermin“ oder „Ich werde Ihnen meinen Teil der Arbeit bis zum Ende des Tages zeigen können.“ In jedem Fall sollten Sie Ihre Kollegen so schnell wie möglich über das Geschehen informieren.

6. Stellen Sie eine klärende Frage

Business Coach Kathy Wussow glaubt, dass klare Prioritäten helfen, die Blockade im Job zu bewältigen. Wenn Sie einen Projektmanager oder einen Chef haben, reicht es manchmal einfach aus, ihn anzusprechen: „Hier sind die Projekte, die ich gerade habe. Welche hat Priorität?

Wenn Sie die Wichtigkeit von Aufgaben selbst bestimmen, verwenden Sie diese Frage: „Welche der Aufgaben müssen jetzt gelöst oder von der Liste gestrichen werden, damit andere auch gelöst oder einfacher werden können“? Die Antwort wird Ihnen helfen zu verstehen, wo Sie anfangen sollen.

7. sich beruhigen

Der Produktivitätsexperte Samphie Wye stellt fest, dass Menschen normalerweise nach einfachen Lösungen für Probleme suchen. Um wirklich produktiv zu sein, müssen Sie jedoch regelmäßig Stressmanagement üben, hartnäckig sein, Prioritäten setzen und Zeit und Aufgaben verwalten können.

Wye selbst verarbeitet zunächst ihre Gefühle – sie meditiert oder betreibt andere Praktiken. „Ein Ergebnis ist erreicht, wenn das Herz wieder normal zu schlagen beginnt, die Muskeln, der Unterkiefer und sogar die Augenbrauen sich entspannen und die Atmung wieder gleichmäßiger wird“, erklärt der Experte.

Anschließend schreibt sie die zu erledigenden Aufgaben auf. „Das Problem ist viel einfacher zu lösen, wenn man es vor Augen hat“, sagt Wye. Danach verwendet sie Eisenhower-Matrix — erledigt dringende und wichtige Dinge, weist wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben Zeit im Zeitplan zu, delegiert dringende Aufgaben, die nicht zu ihren Pflichten gehören, an andere und streicht den Rest durch.

Wenn Sie sich nicht konzentrieren können, empfiehlt Samphie Wye, die Frist zu verschieben. „Meistens bin ich überrascht, wie viel Verständnis die Leute für meine Probleme haben“, bemerkt die Expertin.