Wie effektiv die automatischen Antworten auf E-Mail verwenden

Madden, ob die automatischen Antworten auf Ihre Briefe im Stil von „Hallo, im Moment kann ich nicht Ihren Brief antworten.“ Vor allem, wenn alle Lichter und die Antwort benötigt „gestern“. Diese Antworten zu Reizungen beim Menschen und anderen negativen Emotionen, und die Gründe, warum Sie können jetzt nicht auf die Anfrage antworten, sie absolut egal.

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Um wieder einmal nicht zu verärgern Menschen, weil sie zu verstehen und vielleicht ein Lächeln, kann ein wenig Standardantworten bearbeiten.

Vermeiden Sie die offensichtliche

Um zu beginnen, beginnen Sie mit der Antwort, die ärgerlicher ist und alles, was Sie sollten nicht verwendet werden.

Ich erhielt Ihren Brief. Zum einen ist dies nicht ganz richtig. Da der Brief in die Box gefallen ist, aber wenn Sie haben es gesehen oder gelesen es - ist eine andere Frage. Wenn Sie nicht gelesen haben, dann entweder ignoriert, oder Sie haben Besseres zu tun. Und das ist, warum es noch ärgerlicher.

Ich las Ihren Brief so schnell wie möglich. Lassen Sie solche Antworten sind sehr riskant. Erstens, jeder Mensch hat seine eigene Vorstellung Zeitrahmen „kürzeste Zeit“. Zweitens die folgenden Antworten auf jemand verlassen haben Sie einen Brief in den heißen Perioden Ihrer Arbeit sendet, lassen Sie die Menschen hoffen, eine Antwort auf diese zu bekommen „so bald wie möglich.“ Beantworten Sie die vielen Briefe dieser Zeit ist einfach unrealistisch. Und die Leute sind beleidigt, verärgert und wütend.

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Höflichkeit - es ist gut. Aber was ist die Verwendung Ihrer „Danke“, wenn Sie immer noch die Briefe nicht beantworten? Leute die Zeit nehmen Sie einen Brief schreiben, und im Gegenzug einen Standardbrief des Dankes und der Ruhe erhalten. Es stellt sich heraus, dass Sie nicht nur nicht auf ihre Briefe reagierten, aber auch sehr unaufrichtig erwiesen.

Bitte erwarten eine Antwort innerhalb von 24-48 Stunden. Diese Antwort ist weniger irritierend und kann nützlicher sein, als der Mann bestimmten Zeitraum angibt. Aber wenn Sie das noch wissen, haben keine Zeit, ist es besser, eine solche automatische Antwort zu verweigern oder zu einem anderen Zeitpunkt wählen - weniger als klar. Wie „eine Antwort innerhalb von 3-5 Tagen erwarten.“

Versuchen Sie, wecken im Menschen gutmütig

Das heißt, wählen eine Antwort, die nicht zu Reizungen und lassen Sie die Person in einer guten Stimmung würde. Sie würden nicht ein Auto-Responder verwenden müssen, wenn Sie mit der Arbeit nicht geladen, so wurden. Das ist es, und es sollte in der Nachricht gesagt werden. Um die Menschen verstehen, dass Sie nicht beantworten können, nicht, weil sie zu faul sind, oder Sie egal, was dort geschrieben steht. Und weil Sie einen guten Grund dafür haben.

Schreib etwas wie - „Im Moment bin ich sehr beschäftigt, arbeiten und keine Zeit zu Prozessnachrichten haben. Aber dein Brief zu beantworten, sobald ich kann. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. "

Am Ende, wenn die Antwort so wichtig ist, kann diese Person rufen Sie einfach und finden Sie heraus, alles, was Sie für eine Minute benötigen.

Verwenden Humor

Humor an den Ort und wirklich hilft, die Situation zu glätten. Manchmal kann ein einziges Lächeln, und auf einmal fällt in Platz, und die Frustration und Wut verschwinden. Versuchen Sie es in Ihrem Auto-Antwort verwendet wird. erinnere hier nur, dass jeder einen Sinn für Humor hat und einige Antworten vielleicht nicht ganz so lächerlich erscheinen. Daher Scherz leicht und zu allgemeinen Themen.

Dies kann etwas sein wie „Ich bin mit einer Lawine von Arbeit abgedeckt werde. Sobald die Rettungsarbeiten mich auf das Graben von den Trümmern fertig werden, werde ich Ihren Brief und beantworten „, usw. lesen

Brevity - die Schwester des Talents

Auto-Antwort soll nicht sehr lang sein (oder er las einfach nicht zu Ende, und Sie auch die menschlichen Zeit nehmen, die eine normale Reaktion in dem Fall erwartet) und idealerweise bestehen aus drei Punkten:

1. Dieser Brief ist eine automatische Antwort.
2. Der Grund, warum es wurde auf diese E-Mail gesendet.
3. Weitere Aktionen des Empfängers des Briefes. Zum Beispiel sind Sie im Urlaub, und während dieser Zeit ersetzen Sie so und so, in allen Angelegenheiten, die ihm vorgelegt: Name und Kontaktdaten Ihres Stellvertreter.

Wenn Sie auf dieses Problem kreativ und richtig nähern schreiben alle solche automatische Antwort wird nicht mehr nerven Empfänger. Vor allem, wenn Sie dort links menschliche Kontakte, die in Ihrer Abwesenheit alle Probleme löst.

Bonus-Tipp

Kevin Rose, dessen Postfach ist eine unglaubliche Anzahl von E-Mail täglich, Einstellungen ändern gefüllt, und das erstellte „Bankrott des Filters.“ Manchmal, trotz unserer Bemühungen, verpassen wir wichtige Botschaften. Kevin schlägt daher eine Auto-Responder zu schaffen, die eine solche Nachricht nach zwei Wochen sendet:

„Ihre E-Mail (Adresse) nicht innerhalb von 14 Tagen geöffnet. Um auf ein Minimum die Anhäufung von E-Mails zu reduzieren, wurde in das Archiv verschoben. Wenn Sie noch die Antwort erhalten möchten, drücken Sie einfach auf «Antworten» (Antwort) und Ihre Nachricht wird automatisch in der Prioritätswarteschlange platziert werden. Danke Ihnen."

Dies ist sicherlich nicht die höflichste Antwort, aber wenn Sie mit Berichten beschäftigen Sie nicht zu überwältigen, kann es helfen, eine Menge. Zuerst geben Sie die Person wissen, dass sein Brief nicht gelöscht oder gelesen und unbeantwortet; zweitens, wenn es für ihn wichtig ist, wird er wieder einmal von sich selbst daran erinnern, indem er eine Nachricht in der Warteschlange zu senden zu lesen; und schließlich, drittens, entschuldigen Sie für das, was noch nicht Zeit gehabt, den Brief zu lesen.