So vereinfachen Sie Aufgaben, damit Sie nicht länger zögern und mehr erledigen können
Verschiedenes / / December 22, 2021
Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, selbst die unangenehmsten Aufgaben zu bewältigen.
Je mehr Sie tun müssen, desto schwieriger wird der Einstieg. Und je schwieriger der Start ist, desto mehr sparen wir. Die Lösung des Problems besteht darin, alles zu vereinfachen, was Sie können. Das glaubt zumindest Greg McKeon, Autor und Business-Coach, der bei Google und Facebook gearbeitet hat.
Im Buch Mühelos. Mach es einfacher.“ McKeon erklärt, wie man erfolgreich ist und nicht ausbrennt. Mit Genehmigung des Verlags "MYTH" veröffentlicht Lifehacker das achte Kapitel, das von Möglichkeiten zur Vereinfachung von Aufgaben erzählt.
Im Februar 1998 kam Peri Hartman in Seattle heraus Aus einem Gespräch mit Peri Hartman vom 17. April 2020. aus dem fünfstöckigen Backsteingebäude, in dem das Amazon-Lagerhaus untergebracht war, um Jeff Bezos und Shel Kafan, den ersten Mitarbeiter des Unternehmens und Direktor für digitale Entwicklung, zu treffen. Nachdem er an einigen Häusern vorbeigekommen war, ging er in einen kleinen Pub am berühmten Pike Place Market, um mit ihnen beim Abendessen alles zu besprechen.
Bezos Ich habe das Treffen gemacht, weil ich viel darüber nachgedacht habe, in meinem schnell wachsenden Online-Shop zu bestellen, was damals nicht ganz einfach war. Um eine Bestellung aufzugeben, musste der Käufer ein langes, mehrstufiges Verfahren durchlaufen, das für Online-Bestellungen selbstverständlich war.
Die Seite, auf der Sie den Namen schreiben müssen - klicken Sie mit der Maus. Die Seite, auf der Sie die erste Zeile der Adresse schreiben müssen - klicken Sie. Ort, Postleitzahl, Typ Kreditkarte, Kartennummer und Ablaufdatum. Um die Rechnungsadresse zu schreiben, musste ich auf verschiedenen Seiten noch ein paar Formulare ausfüllen – klick, klick, klick! Lieferadresse - nochmal klicken. Zu diesem Zeitpunkt gab es noch keine Funktion zur automatischen Vervollständigung, daher kann es einige Minuten dauern, bis ein Kauf abgeschlossen ist.
Beim Abendessen sagte Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : „Wir müssen das Bestellsystem weniger schwerfällig machen. Damit der Käufer das Produkt ohne Aufwand bestellen kann. Alles, was Sie tun müssen, ist, darauf zu klicken – und Sie sind fertig.“
Hartman erinnert sich an diesen Tag und sagt, die Aufgabenstellung sei glasklar: "Das Ziel ist Vereinfachung." Bezos verstand: „Je mehr Schritte Sie zur Kasse gehen, desto mehr Zeit haben sie [Käufer], ihre Meinung zu ändern. Wenn Sie alles so anordnen, dass der Benutzer mit einem Klick einen Kauf tätigen kann, wird er es wahrscheinlicher machen."
Damals war die Idee des Online-Shoppings noch neu und viele Leute hatten Angst, online einzukaufen. Die lange Prozedur der Dateneingabe und des Mausklicks war umständlich und viel mühsamer, als es jeder gewohnt war: zur Kasse gehen und die Karte an der Kasse abgeben. Jedes Mal die Adresse, Karte und Kontonummer ausdrucken zu müssen, war die Schwierigkeit und das Problem. Es bedurfte eines großen Durchbruchs, um alles mit einem Klick zu ersetzen.
Heute scheint uns die One-Click-Kaufentscheidung selbstverständlich. Aber dann Hartman, gebildet und leidenschaftlich Programmierer, verbrachte zwei oder drei Monate damit, jeden Schritt der Bestellung zu rationalisieren und zu vereinfachen, und kam nicht einmal in den Sinn, dass ein Ein-Klick-Kauf getätigt werden könnte. „Niemand hat es getan“, erklärte er. - Jeff schlug vor: "Lass es uns tun." Und das haben wir getan."
Amazon hat ausgestelltMike Arsenault, „Wie wertvoll ist das 1-Klick-Patent von Amazon? It's Worth Billions“, Rejoiner, abgerufen am 15. Oktober 2020. ein Ein-Klick-Bestellpatent, das ihr seit fast 20 Jahren einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft. Diese einzelne Innovation kann nicht genug betont werden: Sie hat einen großen Beitrag zur Entwicklung des Online-Handels geleistet.
Die einfachsten Schritte sind die, die Sie nicht tun.
Ich war erstaunt, dass Hartman monatelang jeden Schritt des Checkout-Prozesses vereinfacht hat, ohne darüber nachzudenken Schritte entfernen und vereinfachen der Prozess selbst. Dies liegt daran, dass zwischen den beiden Ansätzen ein großer Unterschied besteht.
So einfach der Schritt auch ist, es ist einfacher, keine Schritte zu unternehmen.
Als mein Sohn 12 war, hatte er sich zum Ziel gesetzt, sich den Pfadfindern anzuschließen, bevor er 14 wurde. Zweifellos war das Ziel sehr ehrgeizig, aber wir nahmen es gemeinsam auf und begannen, die Fortschritte zu feiern. Kurz vor seinem vierzehnten Geburtstag startete er das letzte Projekt, bei dem ein Team von 40 eine Person musste einen 60-Fuß-Zaun wieder aufbauen - der vorherige brannte vor einem Jahr bei Bränden in. ab Kalifornien. Der Sohn musste nur einen Projektbericht schreiben. Es scheint eine leichte Aufgabe zu sein, aber nach zwei Jahren ununterbrochener Arbeit war es dieser Teil des Projekts, den wir so satt hatten, dass es einfacher wurde. verschieben.
Wir haben im Vorfeld mit der Arbeit an dem Projekt begonnen und als die Begeisterung verflogen war, waren wir schon auf halbem Weg am Ziel. Aber der zweite Teil des Projekts schien uns mehr Angst zu machen als der erste. Wir konnten nicht aufhören, darüber nachzudenken, wie wir den Bericht weiter verbessern können: ein Vorwort voller lebendiger und genauer Details, Dutzende von Fotos, professionelles Design. Die Tatsache, dass wir die eingängigen Projekte anderer Scouts sahen, die stundenlang über ihnen brüteten, trug ebenfalls zum Brennen bei. (oder besser gesagt, über dem die Eltern viele Stunden brüteten), und die Messlatte in Bezug auf den Aufwand stieg immer höher und Oben.
Das Projekt ist also ins Stocken geraten. Sobald wir daran dachten, wieder an die Arbeit zu gehen, wurde es sofort unerträglich. Tage vergingen, ohne Fortschritte zu machen. Zwei Wochen später begann ich zufällig, die Prozesse der Vereinfachung in komplexen Strukturen zu studieren. Und dann dämmerte es mir: Wir haben das Projekt zu kompliziert. Durch das Hinzufügen so vieler Schritte, auch mental, haben wir uns selbst noch einen nächsten Schritt schwerer gemacht.
Also, zurücktretend, fragten wir uns, was die Mindestschritte sind, um die Arbeit abzuschließen. Für den Bericht brauchten wir keinen speziellen Holzeinband. Sie müssen nicht unbedingt alle Bilder einschließen. Wir mussten nicht für jedes Foto kilometerlange Beschreibungen schreiben oder uns ein ungewöhnliches Cover einfallen lassen. Das Vorwort zum Bericht ist keine lebenslange Aufgabe.
Kurz gesagt, wir haben eine allgemeine Liste mit wirklich wichtigen Schritten zusammengestellt: Drucken Sie 20 Sätze oder Zitate. Drucken Sie sie aus. Schneiden. Auf Papier kleben. Drucken Sie einige Cover. Fügen Sie drei Trennzeichen ein. Schreiben und drucken Sie einen dreiseitigen Aufsatz, der nur auf die gestellten Fragen klare Antworten bietet. Bringen Sie den Bericht ins Büro und übergeben Sie ihn. Bereit!
Ein für meinen Sohn wichtiges Projekt ist in wenigen Tagen vom „Einfrieren“ zum finalen übergegangen, weil wir die minimale Anzahl an Schritten identifiziert und abgeschlossen haben. Mein Sohn wurde eine Woche vor seinem vierzehnten Lebensjahr Pfadfinder.
Dieser Ansatz funktioniert natürlich nicht nur bei Scout-Projekten. Stellen Sie sich einfach eine einheitliche Frage, die Ihnen hilft, quälende Kopfschmerzen zu vermeiden und Sie bei wichtigen, aber scheinbar unglaublich schwierigen oder verwirrenden Aufgaben voranzubringen.
Um es klar zu sagen, die Angabe der Mindestanzahl von Schritten bedeutet nicht, dass Sie es richtig machen oder etwas tun, auf das Sie nicht stolz sein werden. Nur unnötige Schritte sind unnötig. Indem Sie sie eliminieren, lenken Sie Ihre Energie auf den Abschluss des Projekts. In jedem Bereich ist das Beenden des Falls um ein Vielfaches besser als das Hinzufügen redundanter Schritte, die dem Projekt keinen Mehrwert verleihen. Und auf die Fertigstellung kann man einfach stolz sein.
Um bei allem erfolgreich zu sein, müssen Sie es abschließen.
Mehraufwand ist nicht immer nötig
Meine Schule Mein bester Freund verbrachte weniger Zeit mit dem Lernen als ich und seine Noten waren besser. Was ist das Geheimnis? Als der Lehrer ihn aufforderte, etwas zu tun, tat er genau das, was von ihm verlangt wurde, und mehr nicht. Ich ging weiter: Ich habe mehr gelesen als gefragt; Suche nach mehr Informationen als erforderlich.
Ich habe mich so sehr bemüht, das Programm zu überfüllen, dass für das Programm selbst keine Energie mehr übrig war. Es ist eine Sache, in äußerst wichtigen Angelegenheiten zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen (z. B. nach einem chirurgischen Eingriff einen zusätzlichen Eingriff durchzuführen, um keine Infektion in die Wunde einzuschleppen). Und es ist etwas ganz anderes, unnötige, künstliche Akzente zu setzen.
Ich habe für mich eine Regel abgeleitet: eWenn Sie aufgefordert werden, x zu tun, ist dies kein ausreichender Grund, y zu tun. Wenn Sie beispielsweise gebeten wurden, eine Präsentation zu schreiben, ist dies kein ausreichender Grund, um Folien mit Videos, lustigen Grafiken und jeder Menge Informationen zu erstellen. Wie oft musstest du gucken Präsentationen mit zu vielen Folien oder zu vielen Wörtern auf jeder Folie? Oder ist vielleicht gar zu viel drin? Möchten Sie wirklich, dass jemand in Ihren Schuhen steckt?
Ein klügerer Ansatz zeigt Ludwig V. Gerstner, Jr., Wer sagt, dass Elefanten nicht tanzen können (New York: Harper Business, 2003), 43. klein, aber entscheidend für den radikalen Kurswechsel von IBM. Lou Gerstner, der gerade das Amt des CEO übernommen hatte, lud Top-Manager Nick Donofrio als Redner zur Generalversammlung ein. Gerstner erinnert sich: „Das Standardformat für jedes wichtige Meeting bei IBM war damals eine Präsentation mit Hightech-Projektoren und Grafik. Nick war gerade zur zweiten Folie übergegangen, als ich hinüberging und den Projektor ausschaltete, um es in dieser Situation so höflich wie möglich zu machen. Nach einer langen, unangenehmen Pause sagte ich: ‚Reden wir einfach über Ihr Geschäft.'
Bei den meisten Präsentationen soll es nur darum gehen, „über das Geschäft zu sprechen“. Kurz gesagt, das nächste Mal müssen Sie einen Bericht schreiben, eine Präsentation vorbereiten oder sich einfallen lassen Marketing-Gimmick, vertreiben Sie die Versuchung, unnötige Ergänzungen einzufügen. Sie lenken nicht nur Sie, sondern auch die Zuhörer ab. Jetzt bereite ich bei der Vorbereitung einer Präsentation sechs Folien mit weniger als zehn Wörtern vor.
Der Bedarf an zusätzlichem Aufwand, der über das zur Erledigung der Hauptaufgabe erforderliche Maß hinausgeht, ist äußerst selten. Es ist besser, nur ein obligatorisches Programm auszuführen, als gar nichts zu tun.
Von vorne beginnen
Als sich Apples Top-Design-Team mit. traf Steve Jobsum das Design dessen zu präsentieren, was zu iDVD wurde (dieses veraltete Dienstprogramm erlaubte Benutzer brennen Musik, Filme und digitale Fotos vom Computer auf die Festplatte), warteten sie darauf, dass der Chef bewundern. Es war ein wunderbar benutzerfreundliches Design, und obwohl das Programm mehrere Funktionen und Merkmale hatte, haben die Designer waren stolz darauf, wie sie es geschafft haben, die Originalversion des Produkts zu vereinfachen, für die das Handbuch tausend gebraucht hat Seiten.
Das hat das Team jedoch sehr schnell herausgefundenFarhad Manjoo, „Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere“, Fast Company, 1. Juli 2010.dass Jobs etwas anderes im Sinn hatte. Er ging zur Tafel, zeichnete ein Rechteck und sagte: „Hier ist ein neues Programm. Sie hat ein Fenster. Ziehen Sie das Video in dieses Fenster, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufnehmen" - und das war's. Hier ist, was wir tun werden."
Mike Evangelist, einer der Produktdesigner, war zutiefst schockiert. Er sagte: "Ich habe immer noch die Folien, die ich für dieses Treffen vorbereitet habe - sie sind unglaublich knifflig." Erst später sah er im Rückblick deutlich, dass "alle anderen Funktionen nur eingegriffen haben". Am meisten schockierte ihn laut Evangelist, dass er und sein Team sich missverstanden haben der Prozess selbst. Sie begannen mit einem unglaublich komplexen Produkt und versuchten, es zu vereinfachen, und Jobs ging von der anderen Seite. Er fing bei Null an und fand heraus, wie viele Schritte mindestens nötig sind, um das Ergebnis zu erreichen.
Wir sind so sehr an die Komplexität aller Prozesse in unserem Leben gewöhnt, dass wir selten versuchen, an ihrer Notwendigkeit zu zweifeln.
Zum Beispiel habe ich während des Schreibens dieses Buches einen Podcast gestartet. Anfangs bestand die Anweisung, die ich jedem Gast zusenden wollte, aus 15 Schritten.
- Registrieren Sie sich bei Zencastr.com und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
- Benutzername: XYZ.
- Passwort: ABC.
- Folgen Sie dem Link in der E-Mail von Zencastr, die kurz nach der Registrierung an Ihre E-Mail gesendet wird.
- Wenn Sie Chrome verwenden, erlauben Sie Zencastr, Ihnen Benachrichtigungen zu senden, um eine bessere Videoqualität zu erzielen.
- Setzen Sie ein Lesezeichen für Zencastr (klicken Sie auf das Sternsymbol auf der rechten Seite der Chrome-Menüleiste), um Schritt 3 zu schützen.
- Bestätigen Sie den Mikrofontest, indem Sie auf Pass klicken.
- Wenn es nicht funktioniert, klicken Sie auf das Symbol in der Mitte unten in der Soundbar mit Ihrem Namen, um herauszufinden, was das Problem ist, klicken Sie auf den Link und beheben Sie die Fehlerbehebung.
- Bitte bestätigen Sie, dass Sie mich hören können und wir über Zencastr kommunizieren können.
- Folgen Sie dem Link in Zoomenper E-Mail an Sie gesendet; es sollte auch im ersten Buchstaben stehen.
- Sobald ich Sie in Zoom in den Raum lasse, schalten Sie sofort das Mikrofon aus.
- Video in Zoom umwandeln.
- Sobald ich die Zoom- und Zencastr-Aufnahme aktiviert habe, vergewissern Sie sich, dass das Aufnahmesymbol in beiden Programmen angezeigt wird, und sagen Sie allen Hallo.
- Und es geht los!
- Melden Sie sich am Ende der Sitzung bitte bei Zencastr ab, bevor Sie das Fenster schließen.
Ich selbst war es leid, dieses Handbuch zu lesen. Was soll man über die Gäste sagen, die das alles Punkt für Punkt machen müssen!
Und ich habe bei Null angefangen. Ich fragte mich: "Wie viele Schritte muss eine Person mindestens unternehmen, um mich über Zencastr zu kontaktieren?" Nachdem ich die Antwort formuliert hatte, kürzte ich die Anweisungen.
- Folgen Sie dem Link, der Ihnen nach der Registrierung per E-Mail von Zencastr zugesandt wurde.
- Ich kümmere mich selbst um die Aufnahme, und Sie müssen nur dem Chat beitreten.
Hier ist es! Nur zwei einfache Schritte. Wenn die Dinge in Ihrem Leben zu viele Schritte umfassen, versuchen Sie, bei Null anzufangen. Und wenn Sie den Weg für das gleiche Ergebnis ebnen können, gehen Sie einfach weniger Schritte.
Maximiere die Schritte, die du nicht unternimmst
Im Februar 2001 trafen sich 17 Freigeister in Snowbird, einem Skigebiet in Utah, hoch in den Wasach Mountains. Sie wollten sich entspannen, reden, essen, Ski fahren und über Software diskutieren. Das Ergebnis ihrer Gespräche ist nun verkörpertJim Highsmith, „History: The Agile Manifesto“, Agile Alliance, 2001. in einem bekannten Dokument namens "Manifest agile Entwicklung Software". Darin formulierten sie ein Regelwerk zur Entwicklung besserer Software, um dem Anwender die Arbeit zu erleichtern, indem Hindernisse und Störungen beseitigt werden.
Eines der 12 Prinzipien der ManifeststaatenGrundprinzipien des agilen Manifests: "Einfachheit - die Kunst, unnötige Arbeit zu minimieren - ist essentiell." Das heißt, das Ziel der Entwicklung ist es, ein Produkt zu schaffen, das der Benutzer braucht, und wenn dies durch weniger langwierigen Code und weniger Zusatzfunktionen erreicht werden kann, dann ist dies genau das Richtige für Sie betreten.
Dieses Prinzip gilt zwar für die Softwareentwicklung, wir können es jedoch an unseren Alltag anpassen Leben, zum Beispiel: "Einfachheit - die Kunst, die Schritte, die nicht unternommen werden, zu maximieren - ist extrem notwendig." Mit anderen Worten, egal wie bedeutend unser Ziel auch sein mag, wir müssen unsere Bemühungen nur auf das Wesentliche konzentrieren. Jeder kleine Schritt kostet uns eine verpasste Gelegenheit, und wenn wir ihn eliminieren, gewinnen wir mehr Zeit, Energie und kognitiv Ressourcen, die auf die wirklich wichtigen Aufgaben gelenkt werden.
Sie werden überrascht sein, wie viele scheinbar schwierige Ziele erreicht und wie viele schwierige Aufgaben in wenigen Schritten gelöst werden können. Wie schreibt Andy Benoit, Andy Benoits Touchdown 2006: Alles, was Sie dieses Jahr über die NFL wissen müssen (New York: Ballantine Books, 14. Juli 2006). Sportkolumnist Andy Benoit, die meisten Genies "erfolgten nicht, weil sie schwierige Rätsel lösten, sondern weil sie einem Weg von unerkannter Einfachheit folgten."
Effortless ist ein großartiger Leitfaden für diejenigen, die in kürzerer Zeit mehr erledigen möchten. Aber das Buch wird auch denen helfen, die das endlose Laufen und die langweiligen Angelegenheiten satt haben.
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