Wie man einem neuen Mitarbeiter hilft, sich anzupassen, wenn die Arbeit aus der Ferne ist
Verschiedenes / / December 01, 2021
Eine Anweisung für alle, die nicht wollen, dass die Leute in ein paar Wochen aus dem Unternehmen weglaufen.
Anastasia Borovskaya
Mit Ausbruch der Coronavirus-Pandemie hat sich der Arbeitsmarkt dramatisch verändert. Vorstellungsgespräche sind auf das Online-Format umgestellt, Unternehmen haben Mitarbeiter an einen entfernten Standort versetzt und um sich auf eine Stelle zu bewerben, müssen Sie nicht mehr ins Büro kommen.
In einer ungewohnten Realität funktionieren altbewährte Onboarding-Methoden für Mitarbeiter nicht mehr: Jetzt dürfen Neuankömmlinge wochenlang nicht im Büro erscheinen oder gar in einer anderen Stadt wohnen.
Wie sich das Online-Onboarding vom üblichen unterscheidet
Auf den ersten Blick scheint es, dass die Arbeit aus der Ferne eine gute Option für einen Anfänger ist. Er muss nicht mit gesprächigen Kollegen kommunizieren, keine Zeit verschwenden, um die "alte Garde" zu beeindrucken oder ein Image zu pflegen. Tatsächlich wird die gesamte Kommunikation geschäftsmäßig und weniger häufig sein.
Und genau das ist die Hauptschwierigkeit beim Online-Onboarding. Der neue Mitarbeiter findet seinen gewohnten Büroalltag ab. Er kocht nicht in einem gemeinsamen Kessel der Unternehmenswerte: Er redet nicht mit Kollegen in den Pausen, kommuniziert nicht unnötig mit Leuten aus anderen Abteilungen und vermisst Gemeinsamkeiten Aktivität. Und es ist unwahrscheinlich, dass eine solche Person eine Bindung zu einem gemütlichen Büro an einem schönen Ort hat. So ist es viel schwieriger, einen neuen Mitarbeiter zu motivieren und ihn lange zu halten.
Darüber hinaus unterscheiden sich die Anpassungswerkzeuge im Büro und an einem entfernten Standort erheblich.
Aufgabe | Büro | Fernbedienung |
Kennenlernen des Unternehmens (Missionen, Werte, Unternehmenskultur) | Velkam-Schulungen, Firmensouvenirs, Präsentationen | Offizielle Dokumente und Präsentationen, Online-Meetings |
Triff das Team | Exkursionen im Büro, Begrüßungsfeiern, Besprechungen mit Bekannten planen und Aufgaben erklären | Online-Meetings |
Firmenveranstaltungen | Teambuildings, Firmenevents offline, Vollzeittraining, gemeinsame Mahlzeiten, Rauchpausen | Spiele, Partys und Trainings online |
Und Unternehmen nutzen entweder arbeitsfreie Systeme und kommen nicht mit der Anpassung von Neuankömmlingen an einen abgelegenen Ort zurecht oder vergessen im Allgemeinen das Onboarding, wenn es um Remote geht Mitarbeiter. Letztere werden zu Hause allein gelassen und erhalten keine Hilfe oder Anleitung. Und dann verlassen die Leute schnell das Unternehmen, ohne jemanden wirklich zu erkennen.
Was sind die Hauptaufgaben der Online-Adaption
Beim Remote-Onboarding sind zwei Dinge zu beachten.
- Es ist wichtig, dass sich der Mitarbeiter als Teil des Teams fühlt, auch wenn er nicht im Büro ist. Dazu ist es notwendig, ständig mit der Person in Kontakt zu bleiben und bei aufkommenden Problemen zeitnah zu helfen. Und unter neuen Bedingungen hat sie jeder.
- Es ist notwendig, dass der Mitarbeiter klar versteht, was von ihm erwartet wird und worauf er selbst zählen kann. Es ist besser, in den ersten Tagen möglichst vollständige Informationen über Arbeitsbedingungen, Aufgaben und Möglichkeiten bereitzustellen.
Einerseits hilft es dem Neuling, Kommunikationsdefizite zu vermeiden und sich im Team besser zurechtzufinden, ohne sich zu sehr zu fühlen betonen wegen der Schwierigkeiten. Auf der anderen Seite wird es einer Person ermöglichen, ihre Verantwortlichkeiten klar zu verstehen. Die zweite Herausforderung ist genauso wichtig wie die erste: Umfragen zeigen, dass die Diskrepanz zwischen Erwartungen und Realität ein häufiger Grund für den Austritt ist. Also wurde sie genanntJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43% der befragten Mitarbeiter aus denjenigen, die in den ersten drei Monaten der Arbeit ausgeschieden sind.
Wer sollte in den Anpassungsprozess einbezogen werden
Es ist besser, diese Personen im Voraus zu definieren, damit jeder seine Aufgaben und Rollen klar versteht. In diesem Fall besteht die Wahrscheinlichkeit, dass eine Art blinder Fleck bleibt. Das Onboarding lohnt sich:
- HR Manager. Die organisatorische Belastung wird ihm zufallen. Er muss einen Anpassungsplan erstellen, die Führungskraft und den Mentor einweisen und den Neuankömmling in das Unternehmen einführen.
- Direktmanager. Er ist es, der Aufgaben stellt, die Arbeit kontrolliert, Feedback gibt und Schlüsselprobleme löst.
- Ein Mentor. Es kann wie eines von sein Kollegenund der Anführer. Der Mentor hilft bei den täglichen Aktivitäten, stellt die Besonderheiten der Arbeit und des Unternehmens vor, teilt Lifehacks und unterstützt den Neuling.
- Teammitglieder. Dies sind in der Regel Mitarbeiter der Abteilung, in der die Person eine Stelle bekommen hat. Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, an gemeinsamen Treffen teilzunehmen, sondern auch den Neuankömmling zu versichern und zu unterstützen.
So organisieren Sie Ihren ersten Arbeitstag für Anfänger
Die Hauptaufgabe besteht darin, das Unternehmen und die Mitarbeiter kennenzulernen sowie Arbeitsaufgaben für die nahe Zukunft zu definieren.
Kennenlernen der Unternehmenswerte
In manchen Unternehmen werden Neuankömmlingen sofort eine Reihe von Unterlagen per Post zugeschickt und angeboten, sich damit vertraut zu machen. Infolgedessen kann eine Person den ganzen Tag Jobbeschreibungen und Produktbeschreibungen lesen, zuschauen Präsentationen allein über die Mission und die Werte des Unternehmens.
Das ist nicht die beste Idee: Wichtig ist, dass der Mitarbeiter die Unternehmenskultur zunächst an realen Beispielen kennenlernt und erst dann die Informationen mit Hilfe von Dokumenten und anderen Materialien festigt.
Das Unternehmen und seine Werte lassen sich am besten persönlich besprechen. Dafür eignet sich ein Welkam-Training oder ein Treffen mit dem Leiter.
Das erste Format eignet sich, wenn mehrere neue Leute gleichzeitig ins Unternehmen kommen. In diesem Fall ist es praktisch, eine Online-Konferenz zu organisieren, bei der der Personalleiter oder der Leiter der Personalabteilung über das Unternehmen spricht. Es ist wichtig, sich auf konkrete Beispiele zu verlassen. Wenn also der Wert der Organisation in den Menschen liegt, lohnt es sich zu beschreiben, wie sie betreut werden (z. B. wird eine psychologische Ausbildung angeboten).
Erstes Treffen mit dem Leiter
Wenn kein Wellness-Training geplant ist, sollte die Führungskraft dem Neuankömmling beim ersten Treffen die Unternehmenskultur mitteilen. Es muss auch diskutiert werden:
- die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, je spezifischer, desto besser;
- technische Aspekte der Arbeit, z. B. wie Aufgaben festgelegt und gesteuert werden, gibt es ein Berichtswesen, welche Dienste werden genutzt;
- Vorschriften für die Planung und Treffen;
- Besonderheiten der Interaktion mit dem Kopf in Arbeitsfragen (wo und wann es besser ist zu schreiben);
- den ersten Tag planen.
Während eines Gesprächs ist es wichtig, einige wichtige Nuancen zu erkennen, um die sich Anfänger normalerweise Sorgen machen:
- wie lange dauert es, auf eine Antwort auf Aufgaben zu warten, bevor man sich an sich selbst erinnert;
- wie klar der Arbeitstag geregelt ist und zu welchen Stunden und Tagen Sie nicht erreichbar sind (auf Distanz überarbeiten die Menschen oft, daher ist es wichtig zu sagen, zu welcher Zeit sie sich ausruhen können);
- wie der Stundenplan aufgebaut ist Urlaubewann der erste Urlaub möglich ist und für wie viele Tage er gewährt wird;
- welche Regeln werden im Unternehmen in Bezug auf Krankheitsurlaub und Freizeit erlassen?
- an welchen Tagen und in welchen Teilen das Gehalt gezahlt wird.
Treffen mit Kollegen
Es kann von einem Personalleiter oder einem direkten Vorgesetzten organisiert werden. Es ist notwendig, andere Mitarbeiter der Abteilung einzuladen, in die der Neuankömmling gekommen ist, einschließlich eines Mentors, wenn seine Rolle nicht vom Chef selbst übernommen wurde.
Das Meeting selbst findet am besten mitten am Tag statt, etwa bei Zoom. Bitten Sie zunächst den Neuling, sich vorzustellen. Ist er schüchtern, kann der Vorgesetzte den neuen Mitarbeiter selbst beschreiben und ihm erst dann das Wort erteilen.
Dann lass sie von sich erzählen Kollegen. Bitten Sie sie einfach, im Vorfeld nicht nur über Berufserfahrung, Ausbildung, Hobbys, sondern auch über ihren Aufgabenbereich und mögliche Berührungspunkte mit dem Neuankömmling zu sprechen. Dadurch weiß er, wen und warum er kontaktieren kann.
Treffen mit dem Manager am Ende des Tages
Es gilt herauszufinden, wie der erste Arbeitstag des Mitarbeiters verlief, welche Fragen er hatte und welche Schwierigkeiten aufgetreten sind.
Um einsilbige Antworten zu vermeiden, können Sie zusätzliche Fragen stellen, die Ihnen helfen, die Emotionen und Gedanken des Anfängers besser zu analysieren:
- Was mochtest du am Meisten? Welche Dinge verursachten angenehme Emotionen und welche - Angst?
- Wie übersichtlich und komfortabel sind die Arbeitstools? Auf welche Schwierigkeiten sind Sie bei der Verwendung gestoßen?
- Wie hat die Person ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstanden? Kann er sie detailliert beschreiben?
- Wie plant der Mitarbeiter seine Arbeit in den kommenden Tagen zu organisieren? Wo soll man anfangen? Was erwartet es zu erreichen?
So organisieren Sie Ihre erste Arbeitswoche für einen Neuling
In dieser Phase ist es wichtig, dem Anfänger Ruhe und Sicherheit zu geben. Daher müssen Sie einen klaren Zeitplan mit allen Angelegenheiten und Projekten erstellen, an denen der Mitarbeiter teilnehmen wird. Höchstwahrscheinlich werden dies verschiedene Online-Meetings mit der Teilnahme eines Leiters, Mentors oder Teams sein.
Außerdem müssen Sie sich Zeit nehmen für:
- Geschäftsprozesse analysieren. Es ist notwendig, noch einmal alle organisatorischen Punkte, Vorschriften und Standards aufzuzeigen, die für den Mitarbeiter wichtig sind. Je besser dieser die Mechanik der Arbeit versteht, desto schneller kann er sich anpassen.
- Beschreiben Sie das Motivationssystem. Es ist notwendig, dass es für einen Anfänger vollständig verständlich ist. Er muss wissen, wie das Gehalt berechnet wird, welche Prämien er erhalten kann, was KPI muss erledigt werden.
- Warnen Sie vor möglichen Problemen. In jedem Job gibt es Engpässe, die in Sackgassen führen können. Daher ist es wichtig, die häufigsten Probleme zu besprechen und Ihnen zu sagen, wie Sie sich in diesen Situationen verhalten sollen. Es ist besser, den Anfänger vor allen möglichen Schwierigkeiten zu warnen.
All diese Fragen geht der Manager am ersten Tag der Anfängerarbeit fließend durch. Es ist jedoch unmöglich, eine so große Menge an Informationen gleichzeitig aufzunehmen. Sie müssen es mehrmals wiederholen, damit der Mitarbeiter nichts verpasst. Darüber hinaus kann ein Anfänger an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt sein. Und es ist wichtig, die Besonderheiten jedes einzelnen von ihnen zu analysieren.
Wie organisiere ich den ersten Monat einer Anfängerarbeit
Während dieser Zeit müssen Sie einen Arbeitsprozess aufbauen, daher ist es wichtig, dass der Leiter oder Mentor den Neuankömmling ständig überwacht und in Kontakt ist. Dies ermöglicht Ihnen die Kontrolle und Handbuch Mitarbeiter und lassen Sie mit Problemen nicht allein.
Der bequemste Weg ist die Interaktion über Online-Problemlösungssysteme. Mit ihrer Hilfe können Sie den Arbeitsprozess und die Stunden der Tätigkeit des Mitarbeiters nachverfolgen (zB wenn er Aufgaben anlegt oder grundsätzlich im System ist). So vermeiden Sie Überstunden oder umgekehrt unnötige Fahrlässigkeit. Und auch - um zu verstehen, welche Aufgaben einem Anfänger mehr Probleme bereiten.
Besonderes Augenmerk sollte auf Feedback gelegt werden. Sie sollte konstruktiv, klar und konsistent sein. Im ersten Monat ist es besser, mindestens mehrmals täglich per Videoanruf oder Instant Messenger mit einem Neuling zu kommunizieren. In solchen Gesprächen müssen Sie Aufgaben klären, Fehler aussortieren, bei Schwierigkeiten helfen und beruhigen, wenn etwas schief gelaufen ist.
Dies bedeutet nicht, dass es notwendig ist, die Aktion jedes Neulings zu überwachen. Die Hauptsache ist, ihm eine Aufgabe klar zu stellen, alle notwendigen Inputs zu geben, Bewertungskriterien festzulegen und festzulegen, wie und wann der Mitarbeiter Feedback zur geleisteten Arbeit erhält.
Wie man Anpassungsergebnisse auswertet
Obwohl die Probezeit oft drei Monate dauert, muss sich der Arbeitnehmer nach Ablauf der ersten Probezeit vollständig auf den neuen Job einstellen. Zu lange ist der Onboarding-Prozess unrentabel für Unternehmen Schließlich sind echte Ergebnisse wichtig.
Deshalb ist es sinnvoll, nach den Ergebnissen des ersten Arbeitsmonats ein Online-Meeting für den Neuankömmling mit dem Leiter oder Personalverantwortlichen durchzuführen. Während des Gesprächs lohnt es sich, eine kleine Umfrage durchzuführen.
- Wie gut erfüllt der Job die persönlichen Erwartungen? Welche Momente magst du und welche sind dir peinlich?
- Wie ist die Kommunikation mit Kollegen aufgebaut? Wie schnell und wie effektiv schaffen Sie es, Arbeitsprobleme mit ihnen zu lösen? Was sind die Probleme?
- In welche Richtung plant die Person, sich im Rahmen der Arbeit zu bewegen? Was sind Ihre persönlichen Ziele und Ziele?
- Sind die wichtigsten Unternehmensziele klar? Beziehen sie sich auf Arbeitsaufgaben?
- Welche Emotionen weckt Arbeit im Unternehmen? Wie ängstlich oder lustig war der erste Monat?
- Gab es technische Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Diensten innerhalb des Unternehmens?
Die Antworten auf diese Fragen helfen einzuschätzen, wie selbstbewusst und gelassen der Neuankömmling ist, ob er Lust auf die Arbeit im Unternehmen hat und welche Probleme gelöst werden müssen.
Während des Treffens ist es auch wichtig, detailliertes Feedback zu geben: Besprechen Sie mit dem Neuankömmling seine Stärken und Schwächen und loben Sie unbedingt. Bei der Diskussion von Fähigkeiten, die einer Entwicklung bedürfen, müssen spezifische Empfehlungen ausgesprochen werden. Hält die Führungskraft den neuen Mitarbeiter für vielversprechend, kann diesem bereits in dieser Phase eine Zusatzausbildung angeboten werden.
Wenn das Gespräch produktiv ist, erhöht es die Loyalität des Mitarbeiters und sein Vertrauen, dass er bequem und effizient für diese Firma arbeiten.
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