So planen Sie Meetings, um sie effektiv zu gestalten

Sie mögen Meetings vielleicht nicht, aber Sie müssen sie trotzdem abhalten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Workflows in jedem Unternehmen. Eine Möglichkeit, Termine sinnvoller und schneller zu gestalten, besteht darin, sie sorgfältig zu planen. Das Buch von Olga Demyanova, Doktorin der Wirtschaftswissenschaften, „Schnelle und effektive Meetings. Von der Vorbereitung bis zum gewünschten Ergebnis.“

Mit freundlicher Genehmigung des Verlags "Alpina Pro" veröffentlicht Lifehacker einen Auszug aus dem zweiten Kapitel.

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Meetings selbst sind kein Problem. Sie sind sogar notwendig und ein Führungsmerkmal der Macht. Sie müssen lange nutzlose und ineffektive Versammlungen loswerden.

Die häufigsten Arten von Meetings:

• wöchentlich;
• strategisch;
• Arbeitskräfte;
• Berichterstattung;
• Planung von Besprechungen;
• Brainstorming;
• geschäftliche Gespräche und Treffen;
• Briefings.

Alle diese Typen lassen sich in vier Hauptgruppen einteilen:

1. nach Dauer: schnell (bis zu 30 Minuten) und langwierig (mehr als 1 Stunde);
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2. nach Teilnehmerzahl: bis 10 Personen oder mehr;
3. nach Zweck: arbeitend, politisch und informativ;
4. nach Zeit: geplant und ungeplant.

Erforderliche Attribute für die Besprechungsplanung

Was ist zu planen:

• Tore;
• Agenda;
• Liste der eingeladenen Personen;
• zeitlicher Ablauf;
• Informationsmaterialien;
• verantwortlich für die Führung des Protokolls;
• Vorschriften Aufführungen.

In erster Linie muss der Leiter die Ziele des Treffens berücksichtigen. Dies ist der Ausgangspunkt für die Tagesordnung und die Teilnehmerliste, Zeit und Regelungen.

Die wichtigsten Ziele der Treffen:

1. Neue Informationen - zur Informationsveranstaltung:

• wichtige Neuigkeiten und Richtlinienänderungen;
• Diskussion von Plänen und Strategien;
• kurzfristige Prognosen;
• Präsentation neuer Produkte und Ansätze;
• Diskussion des Budgets;
• Personalfragen.

2. Überwachung von Ereignissen und Treffen operativer Entscheidungen - für regelmäßige Treffen:

• Hauptrisiken und -schwierigkeiten;
• Parameter zur Bewertung des Fortschritts;
• Bewertung von Schlüsselprozessen und notwendigen Änderungen;
• Diskussion darüber, was passiert: Was läuft gut, was muss verbessert werden;
• wichtige Lehren und Ergebnisse von Maßnahmen;
• Koordination der Bemühungen;
• Kommunikationen.

3. Motivation - kreative Begegnungen, neue Ansätze entwickeln und Teambildung:

• Handlungsmotivation;
• kollektive Entscheidungsfindung;
• individuellen und kollektiven Erfolg zu würdigen.

Somit beeinflusst der Zweck die Art des Treffens und das Modell seiner Organisation. Briefing-Sitzungen unterscheiden sich beispielsweise in der Anzahl der Teilnehmer und der Dauer. Regelmäßige sind planmäßiger Natur, schneller in der Zeit und mit begrenzter Teilnehmerzahl. Kreative Meetings erfordern eine besondere Vorbereitung: Organisation von Möbeln (meist separate Tische), Tee, Kaffee und ungezwungener Atmosphäre; erfordern keine Einhaltung der Kleiderordnung.

Eisenhower-Matrix für Ranking-Meeting-Fragen

Es muss daran erinnert werden, dass ein Meeting eine Plattform ist, auf der wichtige Entscheidungen getroffen und Probleme überwunden werden. Die Eisenhower Matrix ist das Feld, in dem alle Probleme und Fragen gesammelt werden. Sie sind nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet.

Quadrat A: wichtige und dringende Angelegenheiten

Das Quadrat der wichtigen und dringenden Angelegenheiten sollte leer oder klein sein. Dies zeigt an, dass Sie das Fälligkeitsdatum einhalten. Wenn es viele solcher Fälle gibt, ist dies ein Zeichen von Desorganisation. Beispiele für Fälle, die quadriert werden können:

• Fälle, die sich direkt auf Ihre funktionalen Aufgaben beziehen und Ihre Effizienz;
• Fälle, deren Scheitern zu Problemen führen kann;
• Belange der Gesundheit und des psychischen Klimas im Team;
• Angelegenheiten, die die Sicherheit des Teams betreffen;
• Fälle, deren Ergebnisse abgestimmt oder Ihrem Management vorgelegt werden müssen.

Feld B: wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten

Wenn Aufträge oder Angelegenheiten keine Dringlichkeit haben und es keine besonderen Anforderungen gibt, wann sie ausgeführt werden müssen, ernennt der Testamentsvollstrecker selbst zeitliche Koordinierung. Dieses Quadrat enthält alle Dinge, die sich auf Ihre Funktionalität im Unternehmen beziehen, die Dinge, die Sie bei regelmäßig, und ihre Durchführung ist in der Regel an den allgemeinen Zeitplan im Unternehmen gebunden (z Berichterstattung). Forschungsaufträge, die einen gewissen Zeitaufwand erfordern, können auf solche Fälle zurückgeführt werden, die Höhe der Arbeitskosten ist jedoch bis zum Zeitpunkt der Fertigstellung unklar. Die Aufgaben des ersten und zweiten Quadrats sollten ständig überwacht werden, und daher ist es ratsam, sie in die Tagesordnung der Sitzungen aufzunehmen.

Quadrat C: dringende, aber unwichtige Angelegenheiten

Das sind Ablenkungen. Oft stören sie einfach die Konzentration auf wichtige Aufgaben und mindern die Effizienz. Erinnere dich immer an deine Ziele und lerne, zwischen Wichtigem und Nebensächlichem zu unterscheiden.

Es lohnt sich, diesen Platz zu betreten:

• auferlegt von jemandem von der Seite des Meetings oder Verhandlung;
• Diskussion von Problemen, die von Untergebenen gelöst werden können;
• Diskussion nicht-geschäftlicher Fragen;
• Diskussion abstrakter Themen.

Quadrat D: nicht dringende und unwichtige Angelegenheiten

Fälle in dieser Kategorie befördern Sie nicht in Projekten, lenken Sie jedoch davon ab, an ihnen zu arbeiten.

• bringen überhaupt keinen Nutzen;
• es ist nützlich, sich überhaupt nicht mit ihnen zu befassen;
• Zeitfresser.

Für jedes Ziel der Anführer legt nächste Fragen:

• Wer hat die Informationen und das Wissen zu dem betrachteten Thema?
• Wessen Interessen berührt dieses Thema?
• Von wem hängt die Entscheidung ab?
• Wer muss die zu besprechenden Informationen kennen?
• Wer setzt die getroffenen Entscheidungen um?

Sie können die 99/50/1-Methodik verwenden, wenn Sie Projektbesprechungen planen.

Der Leiter organisiert Treffen an drei wichtigen Punkten im Projekt:

• zu Beginn - alle Teilnehmer in das Tempo des Projekts und zur Teambildung der Gruppe eintauchen;
• in einer Zwischenphase - um die Ergebnisse der geleisteten Arbeit und ggf. weitere Anpassungen zu besprechen notwendig;
• im Ziel, wenn noch 1% des Gesamtvolumens zu realisieren ist - zur vorläufigen Zusammenfassung.

Dieses Timing hilft Ihnen, Ihre Zeit in Meetings besser zu nutzen.

Tagesordnung

Die Tagesordnung ist ein Plan der Aufgaben, die bei der Sitzung zu lösen sind. Es ist notwendig, die Zeit für jede Rede klar zu definieren, eine separate Zeit für Diskussion und Feedback von allen Teilnehmern zuzuweisen.

Bei der Planung des Termins Ihres Meetings ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:

• die Bedeutung des Tagesordnungspunktes;
• die Frist für jede Aufführung;
• bricht wenn nötig;
• 20% der Zeit für zusätzliche wichtige Informationen.

Die Tagesordnung wird an alle Sitzungsteilnehmer gesendet.

Sie müssen sich selbst trainieren, um schnelle und effektive Meetings abzuhalten!

Ihre Zeitvorgaben:

Liste der Eingeladenen

Die optimale Teilnehmerzahl bei schnellen Meetings beträgt 5-7 Personen. 8 bis 12 Personen sind akzeptabel, wenn der Besprechungsleiter über Fähigkeiten als Moderator verfügt.

Um Ideen zu generieren, Ziele zu setzen und zu fliegen, ist die ideale Zusammensetzung nicht mehr als 15 Personen.

Bei Google gibt es eine unausgesprochene Regel – die maximale Teilnehmerzahl beträgt nicht mehr als 10.

Amazon hat eine Zwei-Pizza-Regel: Es sollten so viele Leute in einem Meeting sein, wie Sie zwei Pizzen füttern können.

Es gibt eine Regel 8-18-1800:

• nicht mehr als 8 Personen - Lösung von Arbeitsproblemen;
• nicht mehr als 18 - Brainstorming, kollektive Problemlösung;
• bis zu 1800 Personen - Informationen und die Möglichkeit zur Kommunikation.

Einer Studie von Bain and Company zufolge führt das Hinzufügen von mehr als sieben Teilnehmern pro Teilnehmer zu einer um etwa 10 % geringeren Effizienz in Entscheidungsgruppen.

Die unmittelbar Verantwortlichen sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet.

Apple listet den Namen der verantwortlichen Person neben jedem Besprechungselement auf. Somit hat jeder Mitarbeiter einen klaren Verantwortungsbereich im Rahmen des zugewiesenen Einsatzes.

Wenn Sie häufig Meetings organisieren, ist dieses Buch auf jeden Fall nützlich: Olga Demyanova schlägt vor, zu studieren 16 Techniken und vier Tools, um die Effektivität aller an diesen Meetings Beteiligten zu verbessern.

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