6 Prinzipien des Workflow-Managements, die Sie von französischen Köchen lernen können
Verschiedenes / / August 04, 2021
Finden Sie heraus, was ein Schneidebrett und ein Task-Manager gemeinsam haben.
Französische Köche haben das Konzept der Mise-en-Place, was „alles an seinem Platz“ bedeutet. Es wurde 1859 vom dreizehnjährigen Auguste Escoffier erfunden, als er anfing, seinem Onkel bei der Arbeit in einem Restaurant zu helfen.
Der Junge wuchs auf und widmete sein Leben der Umwandlung der französischen Küche in einen Weltstandard und der Arbeit eines Kochs in hohe Kunst. Er schuf eine Hierarchie, in der jede Zutat, jedes Werkzeug oder jedes Gericht nach einem klaren Plan serviert wurde.
Köche haben, wie alle Wissensarbeiter, nur begrenzte Speicher und Energiereserven. Deshalb optimieren sie die Abläufe in der Küche, damit der Routineteil möglichst wenig Ressourcen beansprucht und Zeit bleibt, sich auf das Kreative zu konzentrieren. Eine der grundlegendsten und lohnendsten Fähigkeiten, die Sie von diesen Meistern lernen können, ist die Verwaltung Ihrer Arbeit.
1. Seien Sie konsequent
In der Küche ist es wichtig, dass das Fleisch vor dem Zerkleinern aufgetaut wird, die Nudeln gekocht werden, bevor die Sauce hinzugefügt wird, und der Knoblauch geschält wird, bevor er in die Schüssel gegeben wird. Die richtige Reihenfolge ist hier extrem wichtig. Es dauert nur wenige Sekunden, um das Huhn aus dem Gefrierschrank zu holen. Aber der Geschmack des Gerichts hängt davon ab, ob der Koch dies zu Beginn der Schicht vergessen hat und ob es gekocht wird.
Es ist also in Arbeit. Die Aufgaben, die Sie zuerst erledigen, geben den Ton für den Tag an. Wenn Sie wissen, dass Sie ein großes Programm herunterladen müssen und dies etwa eine Stunde dauert, starten Sie den Download und führen Sie parallel etwas anderes aus.
Wenn Sie diese Angelegenheit auf den Moment verschieben, in dem Sie das Programm benötigen, müssen Sie nervös sein und die Prozesse verlangsamen. Die jetzt verbrachten Minuten können Ihnen später Stunden sparen. Vergiss daher nicht zu komponieren die Listendie Reihenfolge der Aktionen zu bestimmen.
2. Erinnerungen verwenden
In der Küche hat jedes Element seinen eigenen Platz. Wenn der Koch eine Bratpfanne auf den Herd gestellt hat, ist dies nicht nur eine Bratpfanne, sondern auch eine Erinnerung daran, dass ein Gericht zubereitet wird. Das Öl darauf zischt nicht nur, sondern signalisiert, dass es an der Zeit ist, den nächsten Schritt zu gehen. Wenn der Koch drei Gerichte parallel zubereiten muss, kann er einen Topf auf das Feuer stellen, die Sahne aus dem Kühlschrank nehmen und die Kräuter auf ein Schneidebrett legen.
Wer nicht mit Produkten, sondern mit Informationen arbeitet, kann Hunderte von Benachrichtigungen und ein Dutzend Briefe pro Stunde erhalten. Und jedes Mal, nachdem Sie sie gelesen haben, müssen Sie die erhaltenen Informationen an der richtigen Stelle platzieren, wie ein Bündel Grün auf einer Tafel.
Dazu ein Task-Manager, Notizen am Telefon, eine Anwendung zum zeitversetzten Lesen und Online-Kalender. Sie sind die digitale „Umgebung“, die sich an alles „erinnert“, was Sie brauchen. Legen Sie nach jeder eingehenden Anfrage eine Erinnerung daran "auf das Schneidebrett" - so geht nichts verloren.
3. Unterscheiden Sie zwischen Aufgabentypen
Die Zeit kann nicht verlangsamt oder beschleunigt werden. Köche glauben jedoch, dass dies nicht immer gleich ist, und unterscheiden zwei Arten: die Zeit, die die Beteiligung einer Person erfordert, und die Zeit, die dies nicht erfordert.
Die erste bezieht sich auf Aufgaben, bei denen der Koch voll konzentriert und eingebunden sein muss. Rühren, hacken, Gewürze hinzufügen - diese Aktionen dauern immer eine bestimmte Anzahl von Minuten, sowohl wenn sie jetzt durchgeführt werden als auch wenn sie auf später verschoben werden.
Die zweite Art von Zeit bezieht sich auf Aufgaben, die ohne die direkte Aufmerksamkeit des Kochs erledigt werden können. Grillen, Erhitzen, Marinieren, Kochen sind Prozesse, die von einer Person gestartet werden müssen, aber auch dann, wenn der Koch auf etwas anderes umsteigt.
Bei der Arbeit mit Informationen erkennen wir kaum den Unterschied zwischen diesen Aufgabentypen. Wir neigen dazu, diejenigen zu überschätzen, die unsere volle Einbeziehung erfordern, denn dann scheinen wir unser Bestes zu geben. Tatsächlich aber sind es die Aufgaben, die unser Engagement nicht erfordern, die uns den größten Nutzen bringen.
Denn die kleinen Schritte zur Beschleunigung machen es möglich, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Verbringen Sie jetzt besser 20 Minuten und zeigen Sie eine neue Kollegewie man eine Aufgabe erledigt, als sie um eine Woche zu verschieben und viel mehr Zeit damit zu verbringen, sie selbst zu erledigen.
Trainieren Sie sich darin, zwischen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu unterscheiden, die unterschiedliche Beteiligungsgrade erfordern.
Dies ist entscheidend, wenn es darum geht, eine Abfolge von Aktionen zu planen. Fälle, die Ihre direkte Teilnahme nicht erfordern, sind zu Beginn besonders effektiv.
4. Beginnen Sie nur, was Sie beenden können
Ein zu 99% gekochtes Gericht hat keinen Wert. Es sollte entweder fertig, heiß und pünktlich dem Gast serviert werden, oder nichts. Deshalb fangen Köche nicht an, was sie nicht zu Ende bringen können. Sobald das Gericht fertig ist, gewinnt es sofort an Wert. Nicht nur, weil es endlich an den Gast gehen kann, sondern auch, weil es keine Aufmerksamkeit mehr braucht.
Das gleiche passiert mit geistiger Arbeit. Jedes Mal, wenn wir laufen und dann stoppen einem Prozess entstehen versteckte Verluste. Eine ungelöste Aufgabe muss verwaltet und Informationen dazu aktualisiert werden. Es findet auf Ihrer To-Do-Liste, auf Ihrem Computer oder Schreibtisch und vor allem in Ihrem Unterbewusstsein statt.
Sie können den Punkt erreichen, an dem alle Ihre Ressourcen nur noch für die Verfolgung und Erinnerung an alle ausstehenden Aufgaben verwendet werden. Fragen Sie sich daher jedes Mal, wenn Sie ein Projekt starten: "Wie und wann werde ich es beenden?"
Natürlich ist es nicht immer möglich, das zu beenden, was Sie begonnen haben. Die Arbeit mit Informationen ist von Natur aus unvorhersehbar. Manchmal wird aus einem kurzen Telefonat ein stundenlanges Gespräch, das Ihren gesamten Tagesplan durchkreuzt.
Es ist sogar wichtig, nur darüber nachzudenken, wie man die Aufgabe beendet. Anstatt sofort zu einer anderen Aufgabe zu wechseln, nehmen Sie sich ein paar Sekunden mehr Zeit, um Informationen über die noch nicht erledigten Aufgaben im Aufgaben-Tracker aufzuzeichnen.
5. Optimieren Sie sich wiederholende Aktionen
Um eine Mahlzeit nach der anderen zuzubereiten, muss ein Koch mehr tun, als nur so schnell wie möglich zu handeln. Er sollte sich wiederholende Aktionen optimieren. Jeder von ihnen braucht nicht viel Zeit, aber aufgrund ihrer Anzahl kann die Wirksamkeit verloren gehen.
Anstatt jede Zutat während der Zubereitung des Gerichts aus dem Kühlschrank zu nehmen, ist es daher besser, alle auf einmal zu holen, wenn dies nicht widersprüchlich ist Rezept. So arbeitet der Koch schnell, nicht weil er erschöpft ist, sondern weil er hier ein paar Sekunden gewinnt, dort ein paar Minuten und am Ende viel Zeit spart.
Für Wissensarbeiter ist es wichtig, Aktionen loszuwerden, die sich in einer bestimmten Häufigkeit wiederholen. Nehmen wir als Beispiel die Person, die die sozialen Medien einer Marke betreibt. Er muss jeden Tag Beiträge veröffentlichen, die von seinen anderen Aufgaben ablenken und die Aufmerksamkeit lenken. Es wird effektiver sein, den Auto-Posting-Service zu nutzen, alle Materialien eine Woche im Voraus vorzubereiten und der Anwendung die Möglichkeit zu geben, sie zu veröffentlichen.
6. Organisiere deinen Arbeitsplatz
Der Koch organisiert seinen Arbeitsplatz so, dass alles logisch ist. Auf der linken Seite des Schneidebretts befinden sich die Zutaten, in der Mitte das Schneidebrett und auf der rechten Seite die verarbeiteten Zutaten. Nach jedem Gebrauch werden Messer und Handtuch an ihren Platz zurückgebracht.
Diese "Trennung" von Zutaten und Werkzeugen muss von Tag zu Tag konstant sein, damit der Koch versteht, wo alles ist. Der Arbeitsplatz wird zu einer Erweiterung des Kopfes des Chefs, sodass er so intuitiv und natürlich nach einem Löffel oder Messer greifen kann, wie er die Gedanken in seinem Kopf anspricht.
Das Arbeitsumfeld der an geistiger Arbeit Beteiligten verändert sich ständig. Das hat einerseits einen Vorteil: Sie können von überall auf der Welt Ihr eigenes Ding machen. Aber es gibt auch einen Nachteil: Es gibt keine Möglichkeit, den Arbeitsbereich richtig zu organisieren. Gleichzeitig ist es äußerst stabil: Alles passiert auf einem Computer und erstreckt sich auf mobile Geräte, Tablets, Smartwatches und sogar auf die Bildschirme anderer Personen.
Ihren Raum zu organisieren ist ganz einfach:
- Erstellen Sie Gewohnheiten, um Ihren Tag vorhersehbar zu beginnen und zu beenden.
- Benutzen digitale Notizen als Ihr primäres Produktivitätswerkzeug, damit Sie alle Ihre Informationen immer bei sich haben.
- Erstellen Sie separate Arbeitsbereiche für jedes Ihrer wichtigsten Projekte.
- Beenden Sie jeden Tag oder jede Woche, indem Sie alle Browser-Tabs schließen und Ihren Computer herunterfahren.
Jedes dieser Verfahren setzt Grenzen – in Bezug auf Zeit, Raum oder Streben – die Ihnen helfen zu verstehen, worauf Sie sich konzentrieren und was Sie ignorieren sollten.
Französische Köche sind sich immer der Zwänge von Zeit und Raum bewusst. Mit Geschichten wie "Das Projekt läuft nach Plan" oder "Ich komme gleich dazu" können sie sich nicht trösten. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, dass sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren und das Gesamtbild sehen. Dieselbe Fähigkeit wird für Wissensarbeiter sehr nützlich sein.
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