Wie eine kühle Veranstaltung auf eigene Faust organisieren

Ich möchte selbst ein Ereignis organisieren. Wo soll ich anfangen?

Denken Sie an die Idee der Veranstaltung. Es soll nicht eine abstrakte Idee, sondern ein ganz bestimmtes Ziel sein. Antwort eindeutig drei Fragen:

Was ich will, organisieren?

So können Sie das Format der Veranstaltung definieren. Es kann eine Partei sein, Fest, Lecture oder Filmvorführung. Denken Sie für das, was Publikum Sie es tun und wie viele Menschen Sie wollen gewinnen.

Wo ist die Veranstaltung?

Basierend auf der Größe, zu entscheiden, was Sie einen Platz. Zum Beispiel kann ein geschlossene Raum für 200 Personen, ein Auditorium für 500 Personen und Außenbereich für 70 Personen.

Wenn das Ereignis stattfinden?

Wählen Sie genaues Datum im Voraus Zeit, um alles rechtzeitig zu tun. Ein kleines Ereignis für 100 Personen kann für den Monat vorbereitet werden, und Musikfestival 1000 Personen - nicht weniger als sechs Monate. Je früher Sie sich entscheiden, desto leichter wird es sein, einen Platz zu finden.

Beendet die Idee wäre: „Ich will machen Techno-Party am Strand am 31. August zu Ehren des letzten Tages des Sommers. Um die Partei muss mindestens 200 Personen und zwei Gast-DJ sein. "

Ich kann selbst alles tun?

Kaum. Viele Fälle, und am Tag nur 24 Stunden. Daher gleichgesinnten Team besser zu sammeln, zwischen denen Sie alle Aufgaben teilen. Nun, wenn die Plakate die Designer ziehen, um das Projekt zu fördern - ein erfahrenen SMM-Spezialist, und eingerichtete Ausrüstung - zvukach.

Haben Sie keine Angst einen Teil der Aufgaben an andere zu delegieren. Die Hauptsache ist, dass sie im Ergebnis interessiert waren, und sie konnten sich verlassen. Sie machen ernsthaft Ihr Leben leichter durch die Hersteller der Veranstaltung zugeordnet werden. Seine Aufgabe - alle Fragen und Streitigkeiten zu lösen, überwachen, ein Team und übernimmt die Verantwortung für das, was geschieht.

Wenn Sie nicht wissen, wo für die richtig Leute Online-Dienste, um Hilfe zu suchen:

• EventCatalog.ru - größte Datenbank von Websites und Auftragnehmer.
• theGIFTED - Sofortsuche von Arbeitern und interessante Charaktere.
• Youdo - Suche nach Freiwilligen und Mitarbeiter für eine kleine Gebühr.

Das Team ist, was als nächstes zu tun?

Machen Sie eine Liste aller Fälle. Sie werden sicherlich das Konzept der Veranstaltung, definieren das Budget, finden und bereiten den Raum betrachten müssen, laden Musiker Ausrüstung zu machen Banner zu mieten, organisieren das Catering (Lebensmittel-Lieferservice und Versorgung und Getränke). Nicht aufhören, bis das neben jedes Element wird nicht überprüft werden.

Erhalten als ein Team zusammen, diskutieren den Aktionsplan und assign Verantwortlichkeit. Jeder muss verstehen, was er sagt. Für alle Aufgaben Set Frist.

Verwendung Trello oder "Google Text & Tabellen„Mit den Aufgaben zu arbeiten. Günstig, wenn gibt es Zugriff auf das Dokument in dem gesamten Team.

Achten Sie darauf, notieren Sie alle die neue Nummer an Ihre Kontakte. Besser geht es auf einem tun „Imya_Dolzhnost_Data Ereignis.“ Zum Beispiel: „Vlad Fotograf 15.07.“ So werden Sie nicht verwirren lassen.

Ich habe Angst, etwas zu vergessen. Kann ich einen groben Plan?

Möglich. Der Standardplan ist wie folgt:

1. Vereinbaren Sie Treffen mit Freiwilligen, Teams und Sponsoren.
2. Bereiten Sie Tickets, Hotel und Transfer zu den geladenen Gästen.
3. Bestellen Design und Druck Faltblätter, Plakate, Marken-T-Shirts und alles andere müssen Sie im Voraus malen und zu drucken.
4. Leasen und die Website herzustellen. Denken Sie an Orte für Besucher, Personal, Ausrüstung und Parkplatz. Harmonisieren Sie die Liste der Gäste und Organisatoren von den Website-Betreiber.
5. Verschreiben den Zeitpunkt der Veranstaltung -, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt auftreten. Sie müssen die Minute genau wissen, wann das Essen serviert wird, und wenn die Führung.
6. Mieten Ausrüstung. Das Mindestangebot an: Laptop, Lautsprecher, Mischpult, zwei Mikrofone, ein Bildschirm und ein Projektor. Bei Großveranstaltungen ist nützlich, mit dem Radio-Team mit einem Headset für die Kommunikation.
7. Zu verhandeln mit dem Fotografen und Videofilmer. Verschreiben das Mandat, zu den Bedingungen zustimmen und einen Vertrag zu unterzeichnen.
8. Hire Mitarbeiter: Sicherheit, eine Garderobe, ein Kellner, Reinigungsservice. Die Zahl der Menschen auf der Veranstaltung abhängig. Es ist möglich, dass Sie nicht zusätzliches Personal benötigen oder Freiwillige gefunden werden kann.
9. Finden Sie den Führer. Es ist wichtig. Von ihm auf die Stimmung der Gäste und die allgemeine Atmosphäre der Veranstaltung ab.
10. Denken Sie durch die Logistik, wie die Menschen, Ausrüstung und Verpflegung an den Ort der Veranstaltung und zurück zu liefern.

Abnormität - eher die Regel als die Ausnahme. Geben Sie einen Plan B für jeden Punkt: was zu tun ist, wenn Sie plötzlich vor Gericht aufgeben? Und wenn es Probleme mit dem Ton? Und wenn es anfängt zu regnen?

Ich bin nicht sicher, ob ich das Geld für das Projekt finden. Was sind meine Optionen?

Zuerst berechnen Sie die ungefähre Budget für die Veranstaltung und ein Budget zu machen. Heed alle Kosten: Räumlichkeiten, Ausrüstung, geladene Gäste, Werbung, Druck, Logistik, Catering, Team. Zum Beispiel schließen Ticketing die Kosten für die geladenen Gäste, Unterkunft, Verpflegung, Transfers und Gebühren. Die Ausgaben für Befehl: zahlen Telefonrechnungen, Lebensmittel, kaufen Requisiten.

Wenn Sie genau wissen, wie viel Sie brauchen, um Geld zu sammeln beginnen. Wo sie zu finden - es auf das Format der Veranstaltung ab.

Wenn Sie etwas gesellschaftlich bedeutsame (Fest des Graffitis, populärwissenschaftliche Vorträge für Schüler) anordnen, können Sie einen Zuschuss beantragen, Fundraising zu starten Planeta.ru oder anziehen Freiwilligen.

Wenn Sie eine kommerzielle Veranstaltung tun - Look für einen Sponsor in PR interessiert. Machen Sie eine schöne Präsentation und klar beschreiben, was der Sponsor profitieren Sie in Ihrem Projekt teilnehmen und was von ihm verlangt wird. Seien Sie einfach ehrlich und nicht versprechen, was nicht tun. Sie haben eine bessere Chance auf Erfolg, wenn die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung mit der Zielgruppe der Trägerunternehmen zusammen.

connect Freunden und Bekannten - Wenn Sie eine Hochzeit beste Freundin organisieren. Sie können Sie mit einer geeigneten Standort, Technologie und Fahr bieten.

In dem Handel mit Auftragnehmern und die Arbeit an einem Tausch Basis - Ein guter Weg, um das Budget von kommerziellen Aktivitäten zu reduzieren. Die teuersten Bauunternehmer - Catering und alkoholische Bar. Legen Sie Ihre Bedingungen vorschreiben klares Mandat und zögern Sie nicht, für einen Rabatt zu fragen.

Was es zu sehen, um alles auf der Höhe war?

Wichtig jedes Detail, auch die Anzahl der Toiletten und Gegenwart veloparkovki. Aber es gibt fünf Hauptelemente, die den Erfolg jeder Veranstaltung bestimmen:

• Licht. Gutes Licht - das ist, wenn die Szene deutlich zu sehen ist, ist der Scheinwerfer nicht blind, und die Gäste werden nicht hässliche Schatten fallen.
• Sound. Überprüfen Sie die Technik ein paar Mal, stellen Sie das Mikrofon und stimmt mit dem Eigentümer des Raum rmvorschriften am Standort.
• Reinheit. Kein Müll, dreckige Fußböden und uncleared Toiletten.
• Sicherheit. Lernen Sie die Evakuierungsplan und Verhaltenstraining für Teams und Freiwilligen. Jeder sollte wissen, wo die Notausgänge, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kit.
• Temperatur. Niemand sollte nicht zu heiß oder zu kalt sein - es ist notwendig, um die Luftzirkulation und Servicefreundlichkeit zu überprüfen Aufbereiter. Angenehme Temperatur im Hause in der warmen Jahreszeit - 23-25 ​​° C, in der Kälte - 22-24 ° C Wenn Sie ein Musikfestival verbringen, sollte die Temperatur niedriger (20-22 ° C) sein, denn nach der Tanzszene überhaupt definitiv heiß.

Wer braucht eine koordinierte Aktion sein zu vermeiden, dass aus der Polizei getreten?

Sie benötigen zwei Mitteilungen vorzubereiten: die Verwaltung der Stadt und zur Polizeidienststelle (wenn das Ereignis weniger als 2 000 Personen). Sie können per Post oder Kurier, zwei Kopien von jedem Organ geschickt. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, die mehr als 2 000 Menschen sein wird, müssen Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die Regierung der Region und die regionalen Polizeidienststelle senden.

Die Bekanntmachung ist in freier Form geschrieben: es ist notwendig, um festzulegen, dass Sie anwenden möchten, welchen Namen und Zweck der Veranstaltung, wo und wann es stattfinden wird, wie viel der Teilnehmer erwartet, die die Organisatoren. Beispiele Updates suchen im Internet.

Zum Abschluss von Verträgen mit allen Auftragnehmer, die Ihnen die Technik, Catering oder bieten Mietfläche versorgen. Verhandeln deutlich alle Details und stellen Sie sicher, dass sie einverstanden sind. wenn vereinbart zum Beispiel, dass die Endreinigung der Räumlichkeiten durch den Eigentümer, die Artikel im Vertrag sein sollten.

Wie die Veranstaltung darüber, so viele Menschen wie möglich bekannt zu geben?

Geben Sie ihm einen Namen und ein Logo. Lassen Sie den Designer Poster ziehen wird und die Entwicklung einer Corporate Identity. Machen Sie eine einfache Website mit Informationen über das Ereignis - zum Beispiel, Tilda.

Senden Sie eine Pressemitteilung mit Informationen über die Veranstaltung, was, wann und wo Sie verbringen, die die Organisatoren, Partnern und Interessengruppen. Versuchen Sie Interesse Journalisten. Schreiben Sie nicht trocken und Pressemitteilungen Fachmedien einreichen - diejenigen, die die gleiche Zielgruppe wie Ihre Veranstaltung. Kontaktieren Sie die Redaktion auf den meisten Websites können in der Public Domain zu finden.

Nicht über die Förderung in sozialen Netzwerken vergessen. Erstellen Sie einen Termin in Facebook, «VKontakte“ und die Event-Seite in Instagram. Führen Sie gezielte Werbung und Anzeigen richtig eingerichtet: es nur Ihre Zielgruppe des Werbebudget nicht gehen zu vergeuden zeigen sollte. Fragen Sie die großen städtischen Gemeinden und Blogger über Ihre Veranstaltung auf ihren Seiten zu sprechen. Wenn Sie nicht gut auf der SMM sind, lesen Sie Blog „Netologii“ - es gibt viele nützliche Materialien über die Förderung in sozialen Netzwerken.

Alles ist fertig. Etwas anderes müssen Sie zur Verfügung stellen?

Seien Sie gut vorbereitet. Bei dem Veranstalter sollten immer mit Telefon und Internet-Anschluss, Ladegerät, Laptop-Ersatz, Verlängerungskabel, HDMI-Adapter für alle geladen werden mögliche Anschlüsse, Aufkleber, Band, mehrere Feuerzeuge, Schreibwaren Messer, Klebeband und Schmerzmittel bei Schmerzen Kopf.