Wie Sie Ihren Arbeitsplatz und Zeit im Büro organisieren
Arbeit Und Studium / / December 25, 2019
D. CarnegieAlles beginnt mit dem Arbeitsplatz.
Die Arbeit beginnt am Arbeitsplatz und seine Organisation. Natürlich gibt es Ausnahmen in Form von kreativen und einzigartigen Persönlichkeiten, für die das Problem nicht so wichtig ist. Aber auch sie haben ihr eigenes System von kreativer Unordnung, obwohl sie nicht erkennen. Die meisten Menschen arbeiten für reguläre Tabellen in den herkömmlichen Büroflächen und die folgenden Tipps sind für sie bedeuten.
Desktop
Die richtige Arbeitsumgebung setzt den Geist auf dem richtigen Rhythmus. Sie halten Ihr Haus nicht ein Chaos, und Sie wissen, wo das ist. In ähnlicher Weise am Arbeitsplatz: alles sollte sein in ihren PlätzenUnd nichts extra, die von der Hauptaufgabe ablenken könnte.
Wie alles begann es, wenn nur zur Arbeit kommen? Mit einem Desktop. Und es gibt in der Regel Haufen Papiere verstreut Briefpapier, Becher, einige nutzlose suvenirka und Staub auf dem Computer. Und was ist der innere Zustand solcher Arbeitsplätze? Zerlegt. Sie sind so, natürlich, werden nicht berücksichtigt, aber das Unterbewusstsein hat alles schon entschieden. Was ist Realität, wie Sie. Ein Bewußtsein dieser Idee hat sich belebt, und Ihr Geist ist schon nicht.
halten ständig Ihren Desktop um. Beginnen Sie den Tag mit einem wischen Staub, stellen Sie die Beleuchtung, notieren Sie nützliche Informationen über die Aufkleber, waschen Sie Ihre Tasse Kaffee, füllen Sie Ihre Kalender - sich eine Arbeits Stimmung. Diese einfachen Schritte werden Energie für die spätere Arbeit.
Der ideale Arbeitsplatz - ein Werkzeug für die Arbeit, angenehme Beleuchtung, notwendige Briefpapier und einfache Möbel für die Mitarbeiter.
Wie man Arbeit: Stehen oder Sitzen? Sie entscheiden. Ich glaube, dass sitzt besser, aber sicher sein, eine Pause zu machen: zu Fuß, zu tun kleines TrainingAtmen Sie, frische Luft, steigt auf 2-3 Etagen im Obergeschoss. Meine Betriebsart: 45 Minuten - eine Aufgabe ohne Unterbrechung, die 15-minütige Pause, dann 01.00 Dauerbetrieb und 15 Minuten Pause. So gebaut Arbeitstag.
Sie nicht über Ihr eigenes Schließfach oder das Archiv vergessen, weil jeder Mitarbeiter immer sammelt Datei seine eigene Personalakte oder Papier ist. Auch in einem Schließfach persönliche Dinge zu speichern, die nicht wollen, zur Schau stellen. Jedes Regal und Schrank muss ihre Funktion erfüllen und überlappen sich nicht mit anderen Elementen. So wird es mit Dokumenten und diverses Zubehör leichter Arbeit.
elektronisches Dokumentenmanagement
make Sicherungen ihre Entwicklungen, Dokumente, Projekte, Service-Informationen auf Ihrem Computer gespeichert und senden sie an den Server des Unternehmens oder der Cloud.
Wie viel Mühe und Nerven Menschen verbringen, weil der verlorenen Informationen! Computer abgestürzt, gehangen, jemand versehentlich wichtige Daten gelöscht. Nicht wiederholen ihre Fehler und Make-Backups. Lassen Sie sich nicht Umstände kontrollieren Sie und Ihre Arbeit.
Keine unnötigen Anwendungen installieren, werden die meisten der notwendigen Operationen in Standard-Softwarepakete ausgeführt. Wenn Sie in einem bestimmten Werkzeug für den Job fließend sind, fragen Sie nach Beratung oder IT-Abteilung seiner Installation, gibt Grund für seine effektive Arbeit darin.
Ein weiterer einfacher Tipp: versuchen, um ihren elektronischen Raum für etwas, das man zu bleiben. Wenn Sie die Dienste von „Yandex“ genießen, wählen sie, wenn Google-Dienste - Arbeit mit ihnen. Sie wissen alle, die Stärken und Schwächen der Werkzeuge, und auch in der Lage sein, um Ihr System an einen neuen Standort schnell einrichten. Nicht immer ein Rennen für frische Programme gerechtfertigt.
Auf der Workstation, erstellen Sie Ihre persönliche einfache elektronische Hierarchie. Sie sollten so schnell wie möglich all altes Dokument zu finden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sind erforderlich, um sofort etwas zu entscheiden und Sie vergessen, wo diese Informationen gespeichert sind.
Alle wichtigen Dokumente gescannt werden. Viele Arbeiter Konflikte zwischen den Divisionen entstehen aufgrund einiger verlorener wichtige Papiere.
Planung
Haben Sie bemerkt, dass die Arbeit manchmal zu Brei verwandelt: eine Menge Aufgaben, Gespräche, Sitzungen, Überprüfung Papiere. Und du bist in den steilen endlos. Es scheint zu funktionieren, aber es kann kaum Arbeit genannt werden. Hinter all das kann das Gesamtbild nicht sehen, was geschieht, und es ist eines der Probleme der modernen Leistung: Aktionen Ergebnisse haben, auch, aber sie sind nicht sehr sichtbar in der Routine.
Um dies nicht war, muss es sein Aufgabenplan und Aktivitäten für den Tag, die Woche oder sogar einen Monat.
Die meisten Anwendungen Notebooks oder Tagebücher. Ja, es ist gut, aber das Papier - „RAM“ wird der gesamte Umsatz in ihm gespeichert, aber die Basisinformationen in der Fülle von Seiten verloren. Notebook oder Tagebuch - es ist eine archaische Art und Weise der Planung. Im Tagebuch können Sie das ganze Bild der Ereignisse nicht sehen, ohne zu wissen, wann es besser ist, eine Sache zu tun, aber wenn die andere, und auch all wichtiges Ereignis verpassen kann. Es gibt keine Möglichkeit, die notwendigen Daten zu ziehen und eine umfassende Analyse durchzuführen. Stellen Sie sich vor, wie viel durch die Seiten blättern, die Informationen, die Sie entsprechen müssen.
Nun gibt es viele Anwendungen und Online-Dienste für die Organisation ihrer Arbeitszeit. Glauben Sie mir, diese Bedürfnisse angesprochen werden, wenn Sie unabhängig von der Situation und Stimmung produktiv sein wollen. To-do-Liste heute - es ist alles für die effizienten Aufgaben und Zeitmanagement ist.
Ich benutze das System im Rahmen der Planungsumgebung Outlook Gleb Archangel. Was Ich mag über sie: die Einfachheit und Wirksamkeit des Werkzeugs vertraut Anwendung, einen Kalender kombiniert, Aufgaben und E-Mail in einem einzigen Informationsraum, die Integration mit Office-Anwendungen. Dieses Planungssystem kann jeden Mitarbeiter für eine kurze Zeit trainieren.
Hier sind einige Tipps für die Organisation der Arbeitszeit:
- Planen Sie flexibel im Kontext eher als ein hart gebunden an der Zeit.
- Lernen Sie zu verstehen, dass die wichtigsten und was nicht.
- Es ist leicht, mit kleineren Aufgaben zu Teil.
- Schätzen Sie Qualitätszeit durchgeführt, anstatt die Zeit selbst nehmen.
- Sagen Sie sich selbst und andere „Nein“, wenn Sie es brauchen.
- Beginnen Sie den Tag mit schwierigen und unangenehmen Aufgaben.
- Wann planen Sie Arbeitsaufgaben und Projekte, stellen sie Fristen.
Leistungsstarke psychologische Technik - wird ausgelöscht, oder fertige Aufgabe stellte vor ihm eine Zecke. Dadurch erhalten Sie eine zusätzliche interne Energie um gute Ergebnisse zu erzielen. Sie werden sehen, dass alles nicht umsonst.
Arbeit mit E-Mail
Wie die Arbeit mit E-Mail organisieren?
Erstens ist es notwendig, die Zeit zur Arbeit mit ihm, um die Anzahl der Interrupts zu reduzieren. Dies ist am besten in den frühen Morgenstunden durchgeführt, wenn die Aufgaben Form beginnen und am Nachmittag, wenn es notwendig ist, zu überprüfen, wie die Dinge laufen.
Zweitens ist die Zweideutigkeit des Schreibens ist es nicht notwendig, sofort zu reagieren. Sie müssen die Dinge zu durchdenken: Behandlung Antwort Bau, für weitere Informationen. Versuchen Sie zu tun, so dass Subjektivität so klein wie möglich ist. Vergessen Sie über eine schnelle Antwort, alle daran gewöhnt, tun in soziale Netzwerke.
Drittens nicht überlasten den Text eines Schreibens von Informationen, die nur an den Absender verständlich ist. Versuchen Sie kurz zu beantworten und kurz und bündig, jedes Wort mit einem Gewicht. Im digitalen Zeitalter ist es sehr wichtig ist: niemand will einen einzigartigen Schlüsse waten.
Und schließlich, vergessen Sie nicht über Etikette: Adresse an den Empfänger, Art des Schreibens, Informationen über den Fall, Kontaktdaten. Erfahren Sie Buchstaben, die Analyse der Zusammenstellung, was geschrieben wird, und die Regeln der Behandlung.
zusätzliches Instrument
Was hilft sonst machen die Arbeit effizienter zu gestalten, so dass es Whiteboard ist. Ein unentbehrliches Werkzeug, vor allem, wenn die Abteilung kommt Geistesblitz oder Lösungen für ernste Probleme mit Zwischenstufen.
In meiner beruflichen Tätigkeit des Vorstandes war ein fester Bestandteil der Arbeitsumgebung. Es ist sinnvoll, aus der Sicht Papier zu sparen. Sie werden nicht glauben, wie viel auf Erklärung Blätter ihre Ideen und Lösungen aufgewendet wird.
Durch visuelles Denken (es überhaupt ist) Menschen können auf dem Whiteboard gemeinsam zu zeichnen, zu erklären, ihre Gedanken und bieten die beste Lösung für das Problem. Jeder kann alles und verstehen sehen.
Ich würde hinzufügen, dass meine Arbeit Musik hilft. Es hat eine positive Wirkung auf meiner Leistung, vor allem wenn man an der Arbeit mit monotonen Aufgaben auf Ihrem Computer hat oder eine große Menge von Dokumenten zu registrieren. Und im allgemeinen ist gut am Morgen mit einer positiven Musik zu starten. Aber nicht alles ist, denken Sie daran: Sie sind nicht allein, jemand wird nur mit der Musik stören.
Und was zusätzliche Werkzeuge, die Sie in Ihrer Arbeit verwenden?