Wir richteten elektronisches Dokumenten-Management-System in ein paar Klicks
Arbeit Und Studium Web Services / / December 24, 2019
Nutzen Geschäftsdokument Übersetzung in der Figur und in der Cloud. Aber einige Unternehmen denken, dass es zu schwierig ist, so weit: unbekannte Begriffe, ist es unklar, wie alles funktioniert. «Megafon„Ich habe ein sehr einfaches und bequemes elektronisches Dokumentensystem.
Ein bisschen Geschichte und Theorie
Zurück im Jahr 1960 die Organisation in den Vereinigten Staaten und Europa begann elektronische Daten auszutauschen. Aber elektronische Dokument nur wenige große Unternehmen genossen, die es sich leisten konnten. Tatsächlich würden gemeinsame Standards nicht elektronische Dokumente auszutauschen. Während in den späten 1970er Jahren spricht nicht über die elektronische Signatur.
Elektronische Signatur -, die Informationen in elektronischer Form vorliegt, die zu den anderen Informationen in elektronischer Form angebracht ist, (Gezeichnet Informationen), oder auf andere Weise in Verbindung mit solchen Informationen und die verwendet wird, um zu bestimmen, den Signierer Informationen.
Artikel 2 des Föderalen Gesetzes „Über elektronische Signatur“
Einfach ausgedrückt, ist es des elektronischen Dokuments erforderlichen seine Authentizität (Autorenschaft) zu validieren, die Authentizität und Integrität.
Der Verschlüsselungsalgorithmus eine primitive digitale Signaturen wurde 1977 zu schaffen entwickelt. Und sieben Jahre später nahmen sie den gemeinsamen europäischen Austausch EANCOM Standarddaten (EDI).
In den 1990er Jahren haben viele europäische Länder spezifische Gesetze über elektronische Dokumente angenommen und rechtlich wichtiges Dokument wurde in elektronischer Form durchgeführt. In Russland verabschiedete ein Gesetz im Jahr 2011.
elektronisches Dokumentenmanagement
Immer mehr Unternehmen automatisieren interne Geschäftsprozesse, Informationssysteme und Speichern von Daten in der Cloud implementieren. Anstelle von Papier Verträge und die Akten kommen, um elektronische Dokumente. Zeitgesetz.
Und wenn die interne Optimierung der meisten Unternehmen behandelt mehr oder weniger erfolgreich, das elektronische Dokument mit den Auftragnehmern oft offen lahm.
Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) - ein rechtlich bedeutsames Dokument in elektronischer Form zwischen juristischen Personen und / oder Einzelpersonen.
Eine typische Situation: Der Buchhalter ist in seinem Abrechnungssystem, Abschlusszertifikat, ausdrucken und per Kurier an die Gegenpartei senden. Ein paar Tage später die Partnerfirma Buchhalter erhalten und scannt das Dokument, und dann manuell die Verkabelung in seinem Abrechnungssystem machen. Beide Seiten müssen Papierversion des Aktes speichern.
Elektronisches Dokumentenmanagement in Zeiten vereinfacht und beschleunigt den Prozess.
Vorteile von EDI
- Keine Notwendigkeit, den Gehalt zu zahlen, um den Kurier oder Postdienste zu zahlen.
- Arbeit mit elektronischen Dokumenten schneller und bequemer, und das Risiko, dass sie auf dem Weg verloren gehen, ist gleich Null.
- Keine Notwendigkeit zu speichern Tonnen Papier im Büro.
- Alle Dokumente sind in einem Abstand von einem Klick Zugang zu jedem von ihnen sein kann, bekommen überall dort Internetzugang.
Wie Einrichten von EDI
Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, elektronische Dokumente auszutauschen: direkt und über einen Vermittler.
Im ersten Fall muss das Unternehmen ein Abkommen miteinander, die im Detail beschrieben werden das Verfahren für und Austauschbedingungen, oder jeder der Auftragnehmer müssen eine qualifizierte elektronische Unterschrift. Zu erhalten, ist es notwendig, die Zertifizierungsstelle durch das Ministerium für Kommunikation der Russischen Föderation akkreditiert anzuwenden.
Aber auch in Gegenwart einer qualifizierten elektronischen Signatur, nicht alle Dokumente können direkt, beispielsweise per E-Mail gesendet. Nach geltendem Recht, eine Rechnung in elektronischer Form nur durch die Federal Tax Service XML-Format genehmigt gesendet werden.
Es ist daher viel einfacher elektronisches Dokument über einen Vermittler einzurichten. „MegaFon“ Unternehmen haben eine Web-basierte Schnittstelle zu bilden, die Unterzeichnung und den Austausch von Buchhaltung und anderen Dokumenten zwischen juristischen Personen entwickelt. Mit Hilfe von Ihrem Steuerberater, Manager oder Sekretärin wird schnell in der Lage sein, einen Vertrag zu schließen mit einem neuen Partner, stellen Sie die Kosten des Lieferanten oder eine Schätzung des Auftragnehmers nehmen.
In diesem Fall werden alle Dokumente systematisch und zuverlässig im persönlichen Büro des Unternehmens gespeichert.
So verwenden Sie EDI, müssen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur haben.
Im Arbeitszimmer des Portals „Electronic Document“ von „Megaphon“ kann neue Dokumente (ohne Unterschrift und senden) erstellen und diese auf den Desktop-Computer herunterladen.
Dort können Sie die Berichterstattung Unterlagen verlangen zu kommunizieren: Konten, Rechnungen und wirken. Dokumente auf diese Weise hergestellt werden, sind rechtlich relevant und erfordern keinen Druck oder Vervielfältigung auf Papier.
Auch eine Vereinbarung über die Bereitstellung von Mobilfunkdiensten „MegaFon“ kann aus der Ferne geschlossen werden. Für Geschäftskunden, die eine elektronische Signatur haben, ist nicht notwendig Zeit den Besuch des Unternehmens Büro zu verbringen. Alles kann durch persönliche Untersuchung durchgeführt werden. Schnell und vor allem absolut kostenlos.
Ein weiterer Vorteil des elektronischen Dokuments aus dem „MegaFon“ ist, dass es leicht mit 1C integriert werden. Wenn Sie mit diesem Abrechnungssystem arbeiten, können Sie Dokumente in das Portal direkt von 1C hochladen.
So starten Sie das „Electronic Document“ verwenden, müssen Sie:
- Melden Sie sich bei der entsprechenden oben Portal.
- Eine Verbindung mit einem gültigen elektronischen Signatursystem.
- Füllen Sie eine Anwendung aus beizutreten der Regelsystem elektronisches Dokument.
Die ersten 14 Tagen werden Sie das Basispaket „Promo“ nutzen können. Es bietet frei von bis zu zweitausend zu Tausenden von Dokumenten formalisierten und nicht formalisierten senden. Zwei Wochen - genug Zeit, um alle Vorteile des elektronischen Dokuments zu genießen. Dann können Sie einen Tarifplan auf der Grundlage Ihrer Geschäftsziele wählen.
Service „Electronic Document“ spart Geld und Zeit für die Registrierung von Transaktionen und den Austausch von Dokumenten. Vorteile des Service zu schätzen voll die Agenten, Distributoren, Franchisenehmern, Unternehmen mit Filialstruktur und Neben der Planung Unternehmen sowohl intern als die Effizienz des Austausches von Dokumenten zu erhöhen und im Umgang mit Partner. Die schnelleren Geschäftsprozesse, desto größer ist der Gewinn. Einverstanden, es ist albern eine solche Entscheidung zu übergeben.
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