Wie kein Sklave E-Mail sein: 7 Tipps von LinkedIn Kopf
Arbeit Und Studium Produktivität / / December 23, 2019
Eine große Anzahl von Menschen jeden Tag mit dem gleichen Problem konfrontiert: E-Mail, entworfen, um die Organisation und die Arbeitsabläufe zu optimieren und Kommunikationsprozesse, oft verwandelt sich in einen bösen warden, macht Sie aufmerksam die Mitglieder folgen, wenn Sie auf einem Förderband arbeiten Band. Kosten Sie ein wenig wie ständig akkumulieren Informationen schnell eine saubere abgelenkt drehen und sauber Mailbox Dump Rake, die umso schwieriger, je länger Sie nicht auf die gehe zurück Mail.
Heute bieten wir Ihnen ein paar einfachen Tipps, um den Prozess der Interaktion mit der E-Mail von Jeff Weiner, CEO zu verwalten LinkedIn. Diese Person im Dienst hat mit Hunderten von Menschen jeden Tag in Kontakt zu bleiben, und er hat ein paar Tricks, die ihn nicht ertrinken in dieser Lawine ermöglichen Informationen.
Mein Briefkasten ist wurde im Wesentlichen ein zentraler Knoten in meinem Workflow - durch die Post, ich kommuniziere regelmäßig mit mehr als 4300 Mitarbeitern in der ganzen Welt in 26 Städten arbeiten. Ich kann nicht sagen, dass ich immer ein Fan von E-Mail bin, oder dass ich nicht eine Situation, wo meine Arbeit mit der Post wie eine Sisyphusarbeit aussah.
Wie auch immer, im Laufe der Jahre habe ich einige praktischen Empfehlungen entwickelt, die mir erlaubt, aus dem Konzept zu bewegen von „Mail-Kontrollen mir,“ das Konzept der „Ich kontrollierte die Post.“
1. Haben Sie weniger Mail erhalten wollen - sende weniger E-Mail
Eine solche Beratung scheint lächerlich einfach, vor allem im Zusammenhang mit einer solchen gemeinsamen Problem, aber für mich, ich denke, das ist die goldene Regel für erfolgreiches E-Mail-Management.
Diese Schlussfolgerung kam zu mir, während in einer früheren Firma arbeitet, wo zwei Mitarbeiter am engsten Mitarbeiter mit mir, das Unternehmen verlassen. Sie sind sehr effektiv in der Kommunikation mit Menschen, viel Arbeit und, wie sich herausstellte, senden Sie viel Post. Solange sie in der Firma gearbeitet haben, dass das Volumen von E-Mails über E-Mail kommt, schien ganz normal, aber nachdem sie verlassen, fand ich, dass der Verkehr in der Post von etwa verringert 20-30%.
All diese Aktivitäten in der Post waren nicht nur ihre Briefe: es waren meine Antworten zu ihnen, und doch gibt es Briefe und Antworten von allen Empfängern an die Korrespondenz angebracht. Oft werden diese Nachrichten nicht meine obligatorische Teilnahme an der Diskussion gefordert.
Von dem Moment an habe ich mich klar Zustand - noch keine offensichtliche Notwendigkeit, nicht schreiben. Ergebnis: weniger E-Mails und mehr Ordnung in der Schublade unbeschadet die Arbeitstätigkeit. Seitdem versuche ich, nicht von dieser Regel abzuweichen.
2. Als ungelesen markiert E-Mails anhängigen
als ungelesen markieren Buchstaben verändert grundlegend die Art, wie ich mit Post arbeiten. Ich gehe schnell genug für eingehende E-Mails, reagiert sofort auf die dringendsten und entfernt überflüssig. Diese Briefe, auf die ich brauche, später wieder zu kommen, wenn es Zeit ist, dass ich als ungelesen markieren. Dadurch entfällt die Angst, dass ein wichtiger Brief gelesen, und offen gelassen, wird vergessen und wird in den Eingeweiden der Mailbox begraben werden. Dieser Ansatz ermöglicht eine Art ToDo-Liste, auf die ich später zurückkommen werde.
Jedes Mal, wenn ich versuche, mit der minimalen Anzahl von anstehenden Nachrichten zu beenden, und im Idealfall sollten sie nicht sein. Wenn dieser Tag, als ich ihnen keine Zeit haben, um zurück zu gehen, dann werden sie mit dem folgenden Arbeits Morgen beginnen.
3. Stellen Sie einen klaren Zeitplan mit Mail
In den letzten Jahren geht mein Leben an Werktagen nach ziemlich chotkomu Zeitplan. Der Anstieg der 5: 00-5: 30 Uhr, eine Stunde auf E-Mail, das Lesen von Nachrichten, Frühstück, Spiel mit Kindern, Ausbildung, Büro, nach Hause kommen, Put- die Kinder zu Bett, Abendessen mit seiner Frau, Ruhe (in der Regel Fernsehen ein vorübergehendes Reinigungs Posteingang während der Werbung und langweilig Momente).
Es wurde festgestellt, dass dieser Zeitplan kleben, er die Mail einfach verwalten, ist es jedoch wert zumindest ein wenig ändern, um, wie das Chaos beginnt in Ihrer Mailbox.
In diesem Fall werden Sie nicht das Gefühl, den wachsenden Drucks zu wissen, dass Ihre Box plötzlich ohne Aufmerksamkeit bleiben. Die Einhaltung des Zeitplan wird helfen, alles unter Kontrolle zu halten. Dies trug dazu bei Benjamin Franklin, und werden Ihnen helfen.
4. selbst verstanden
Denken Sie daran, das Spiel von gebrochenem Telefon? Dann war es ziemlich lustig, aber jetzt ist alles in dem Konzept der Arbeit und Wirtschaft betrachtet, und es ist nicht up-Spiele.
Worte sind sehr wichtig, und um zu vermeiden, Unklarheiten und Fehlinterpretation ihrer Notwendigkeit sehr sorgfältig ausgewählt werden. Je einfacher und klar zu verstehen, Ihren Text, desto geringer die Wahrscheinlichkeit eines zweiten Brief mit der Bitte, die ersten zu erklären.
5. Denken Sie an dem Empfänger
Oft scheint es, dass das Feld „An“ und „Cc“ von vielen wahrgenommen als ein und dasselbe. In der Tat können sie eindeutig verwendet werden, um es von einem des Empfänger Sie eine Antwort erwarten, deutlich zu machen, und die eine Kopie des Schreibens zum Zweck geschickt davon in der Schleife zu halten.
In der Tat, wählen Sie nicht den Empfänger, die zu beantworten sind erforderlich, um - es ist der schnellste Weg, um eine Panik und Verwirrung in der Konversation zu machen. 6 Empfänger anstelle von 1 und 5 Kopien des Empfängers - diese zusätzlichen 5 möglichen Antworten, von denen jede in eine ganze separaten Gespräch entwickeln.
6. bestätigt den Empfang
Wenn Sie als Empfänger angegeben haben, und der Brief ist wirklich an Sie gerichtet, nicht faul sein, den Absender zu informieren, dass Sie einen Brief erhalten haben. Nicht viele Worte brauchen, werden Sie nur „akzeptiert“ oder „empfangen“. Das wird ein Zeichen dafür sein, dass die Informationen erhalten Sie in voller Höhe und richtige Volumen und der Absender ist nicht erforderlich, Sie sonst auf dem gleichen Thema etwas zu senden.
Wenn Sie nicht den Eingang bestätigt haben, bleibt der Sender keine Ahnung von dem Brief. Vielleicht wurde es in den Tiefen Ihrer Mailbox verloren? Wenn diese wichtige Information ist, werden die Zweifel und die Aufregung, den Absender zwingen, einen weiteren Brief mit schreiben Ich bitte Sie, den Eingang des ersten Schreibens zu bestätigen, oder jemanden bitten, über Ihre Anwesenheit bei der Arbeit Platz. Beteiligt zusätzliche Personen, gesendet und empfangen werden zusätzliche Buchstaben.
7. Halten Sie Ihre Emotionen aus der Mail
E-Mail kann ein nützliches Werkzeug sein, wenn Sie es richtig verwenden. Sie kann eine zerstörerische Kraft werden, wenn falsch verwendet. Das häufigste Beispiel - die Verwendung von E-Mail für die Diskussion über kontroverse und sensible Fragen des Konflikts.
Ich werde nie aufhören zu staunen, wie die Menschen in Korrespondenz Worten und Phrasen verwenden, die nie in der Gegenwart des gleichen Publikums gesagt werden.
Wenn Sie sich plötzlich in einer ähnlichen Entsprechung finden, wählen Sie eine einfache Sache - zu stoppen. Um den Streit oder Konflikt zu lösen, um das Telefon zu nehmen und den Empfänger anrufen, entweder persönlich traf ihn. Eine solche heiklen Fragen müssen nicht im Text Korrespondenz behandelt werden. Der Text vermittelt nicht die emotionale Komponente, Intonation und andere wichtige Dinge, die für eine konstruktive Lösung des Problems könnten entscheidend sein.
(via Jeff Weiner)