6 Tipps für eine effektive Arbeit mit E-Mail

E-Mail ist eines der besten Mittel der Kommunikation und vielleicht die einzigen, die von allen Benutzern verwendet wird, ohne Ausnahme. Sie können die Boten mögen oder nicht mögen, Skype oder Facebook Chat, aber die E-Mail-Adresse, die Sie sicher haben.

Jeden Tag werden wir an Ihrer Mailbox zu erhalten, nicht nur Nachrichten von Freunden und Kollegen, sondern auch Dutzende von Werbe-Mails, Meldungen, einfach Spam. Um in der großen Anzahl von eingehenden Nachrichten nicht zu ertrinken, ist es wichtig, die Fähigkeiten der effektiven Arbeit mit E-Mail zu entwickeln und anzuwenden.

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Fahrplanzeitüberprüfung E-Mail

Wenn Sie glauben, dass Sie sich auf die Verarbeitung von E-Mail zu viel Zeit damit verbringen, und die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang noch nicht abnimmt, dann versuchen Sie einen härteren Plan, während der Mail-Prüfung Box. Normalerweise beginnen wir E-Mails abrufen, einen interessanten Link in dem Brief finden, gehen Sie auf die Website, und von dort an die anderen... und nach einer halben Stunde Rückruf und kehrt zur Analyse der Briefe. Im Ergebnis hat sich die Zeit verging und der Fall bewegen sich nicht.

Also, versuchen Sie sich für eine bestimmte begrenzte Zeit zur Arbeit zu isolieren mit E-Mail. Häufigkeit und Dauer der jedes dieser Intervalle können für sich auf ihre eigenen eingestellt werden, je nach dem Volumen seiner Korrespondenz. Vielleicht wird es eine Stunde am Morgen und eine Stunde am Ende des Tages, vielleicht bevorzugen Sie gehen zu Ihrer Post jede Stunde für fünf Minuten erklären. Die Wichtigste - Versuch zu streng für sich selbst zu dem festgelegten Zeitplan einzuhalten und nicht auf irgendetwas Fremd abgelenkt werden. Das Wissen, dass Ihre Zeit ist begrenzt, Wird unweigerlich zu einer Steigerung der Effizienz der Verarbeitung von Posteinnahmen führen.

Jeder Buchstabe Mittel Aktion

Die wichtigste Regel ist, dass Sie gelten sollen, wenn Post-Parsing - jeder offener Brief, den Sie jede Handlung erfordert. Wenn Sie den Brief geöffnet, dann auf jeden Fall ist es unmöglich, sie wieder zu verlassen in eingehend. Sie müssen entweder sofort reagiert auf den Brief oder es an jemanden senden, der besser mit diesem Problem fertig wird, oder für sich selbst zu planen Google Task Aufgabe oder Kalender - in jedem Fall als Ergebnis Ihrer Aktion Brief sollte in dem Archiv gelöscht oder verschoben werden, die ist verlassen Sie den Ordner Posteingang. Vorbehaltlich dieser einfachen Regel Ihren Posteingang schließlich gelöscht.

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Filter und Labels

Wenn Sie auf einer täglichen Basis, eine große Anzahl von Briefen bekommen, müssen Sie ihre Analyse viel Zeit und Mühe. Warum Sie nicht über die Ressourcen, den Postdienst verwenden, zumal in den meisten Dienstleistungen, ist diese Funktion vorhanden und gut umgesetzt?

Wir sprechen über Filter zur automatischen Postverarbeitung einrichten. Statt auf jede Nachricht manuell klicken zu müssen, und Ihren jeden Klick - das ist auch die Zeit und Mühe, nur einmal konfigurieren Sie die erforderlichen Filter. Zum Beispiel werden alle Nachrichten mit der Adresse Ihrer Verwandten werden im Ordner Familie und markiert als wichtiger Marker automatisch platziert. Alle Pressemitteilungen gehen in einen separaten Ordner ohne Ordner gehen durch PosteingangUnd Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken auf einmal fliegen Einkaufswagen.

So können Sie die Nachricht über die wichtigsten Themen verbreiten und angemessen für ihre Behandlung vorzubereiten. Sie werden nicht mehr eine Situation, wo Ihre Gehirn-Adresse aus dem Innern Büro in den Fragen, schaltet das Parsen und dann sofort auf Unterhaltung Verteilung, und dann wieder zurück.

Optionen für eine Vielzahl von Filtern gibt es eine riesige Menge, und ich bin sicher, dass ein automatisches Filtersystem einmal bauen, werden Sie Tage und Monate Ihrer Zeit zu sparen. Zusätzlich kann durch Etiketten oder Verteilung Ordner zuweisen, können Sie einfach die Buchstaben im Archiv (erinnern Sie sich, dass die Ordner Posteingang wir völlig leer?).

Verwendung Suche

Viele Anwender, vor allem Anfänger, halten Sie alle Ihre E-Mail in Ihrem Posteingang, weil sie glauben, dass sie sie nie bei der Archivierung nicht mehr finden. Wenn Sie ein System von Filtern einrichten und Etikett wie im vorherigen Absatz beschrieben, wird das Archiv bereits bestellt und es ist viel einfacher zu navigieren. Aber vergessen Sie nicht, auch über die Suchleiste. Zum Beispiel Suchmaschine in Google Mail ist so perfekt, (wer würde bezweifeln!) Um jeden Buchstaben finden wird keine Schwierigkeiten haben.

Verwenden Sie die Markierung

Viele Postdienste haben eine Funktion Tagging-Nachrichten mit speziellen Markern (in Google Mail ist ein Stern). Mit ihrer Hilfe ist es einfach, die erforderlichen Nachrichten zu liefern, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern und sie in einem separaten Ordner. In Google Mail können Sie eine Reihe von Briefmarken wählen und sehr flexibel, sie zu nutzen. Somit wird ein einziger Blick auf den Inhalt Ihrer Mailbox genug sein, um die Buchstaben wählen entsprechend ihrer Bedeutung.

Verwenden von Tastenkombinationen

Hotkeys können so die Verarbeitung von Mail beschleunigen, dass es sich lohnt, ein paar Stunden zu verbringen, sie zu studieren. Aber vorher, werfen Sie einen Blick auf die Einstellungen (in Gmail Einstellungen - Allgemein - Shortcuts) Und stellen Sie sicher sind sie enthalten. Danach klicken Sie einfach auf der Tastatur vor einem Fragezeichen, und Sie werden mit all der Hot-Keys Google Mail dazu aufgefordert werden.

E-Mail ist ein großes Kommunikations-Tool, aber es bedeutet nicht, dass Sie diesem Vorgang eine Hälfte seines Leben geben sollen. Maximale Automatisierung aller Prozesse, schnelle Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten, ihre Zeit mit anderen Räte planen zusammen dieser Artikel wird Ihnen schnell genug erlauben, mit einer beliebigen Anzahl von Buchstaben und sparen mehr Zeit für mehr Spaß Aktivitäten zu bewältigen.