Leo Babauta: meine 10 Gewohnheiten Arbeit mit E-Mail
Arbeit Und Studium Produktivität / / December 23, 2019
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E-Mail kann ein ausgezeichnetes Werkzeug sein, und kann in eine lästige Quelle der Verschleppung drehen, und es ist einfach, wie Sie es verwenden. Es gab eine Zeit, als ich den völligen Bankrott der E-Mail angekündigt, und jetzt ist es überprüfe ich jeden Tag 2-3 mal pro Tag, aber es geht schnell und effizient.
Ich habe ein paar Gewohnheiten entwickelt, die helfen, mich an die Arbeit mit E-Mail sehr effektiv ist und eine bessere Konzentration auf andere wichtige Arbeit. Und ich werde Ihnen ehrlich sagen, schließlich mein Posteingang leer ist, und es ist ein wunderbares Gefühl. Ich werde in diesem Artikel 10 seine Gewohnheiten. Heißt du sie nicht blind folgen müssen, ich will nur meine Art und Weise zeigen, und auf ihr basiert, können Sie Ihre legen. So, hier sind die Gewohnheiten, die Arbeit für mich:
Weniger sehen oft in der Post
Ich halte das Fenster nicht den ganzen Tag geöffnet Mail. Und der Blick in ihren selten. Ich kam zu dem Schluss, dass, wenn mein Posteingang 20-30 Buchstaben ansammeln, dann wird die Welt nicht zusammenbrechen, zugleich ist dies die Zahl, die ich einfach zu schnell Prozess sein wird. Achtung! Ich sage „Prozess“ und nicht „lesen“. Ich öffne den Ordner „Posteingang“ zu streuen auf den anderen Nachrichten in Ordner, nicht, sie zu lesen und sofort verlassen.
Scatter Ordner
Ich öffne die E-Mail und beginnen, Entscheidungen zu treffen schnell: Entfernen oder Archiv, lesen und reagieren sofort (wenn es weniger als 2 Minuten dauert) oder Archiv, eine schnelle Antwort senden, und dann wieder nach oben, füge meine To-do-Liste, um diese später (Markierung mit einem Sterne zu tun, und dann Archiv). In jedem Fall sollte im Posteingang nichts bleiben.
Sofort im alle Kalender
Wenn der Brief zu mir kommt, einige Daten darüber, welche muss ich erinnere mich, ich, wenn ich es in den Kalender zu bringen. Persönliche Treffen oder Gespräch über Skype, Ausbildung oder etwas, was soll ich nur eine Woche erinnern - alles wird sofort an den Kalender gesendet. Nun ist es meine beste Gewohnheit Automatismus gebracht wird, und dank ihr, ich selten über etwas zu erinnern.
Verwenden Sie „Verknüpfungen“
Ich verwende Google Mail, die die Möglichkeit, mehrere Tastenkombinationen für E-Mails verwenden zur Verfügung stellt. Eigentlich habe ich nur ein paar Minuten, um sie zu lernen, und dann erinnert sich der Muskel-Speicher die Schlüssel.
Dies sind die „Abkürzungen“, die ich benutze:
«Gi» - in den Posteingang zurückzukehren;
«E» - Archiv;
"#" - löschen;
„C“ - eine neue Nachricht erstellen;
«R» - Antwort;
«F» - nach vorn;
«A» - Antwort auf alle;
«Gs» - gehen auf die markiert;
«Tab + Return» - wenn ich eine Nachricht zu erstellen, so dass Sie nur schicken, um ihn wieder nach oben.
Ich benutze auch die Einstellung, wenn, nach dem Löschen oder die Archivierung von E-Mail, werde ich automatisch in dem nächsten bewegen, ohne in den Posteingang zurückkehren, ermöglicht es Ihnen, schnell die Berichte nach oben bewegen.
Schreiben Sie kurze Briefe
Meine Antwort auf das Schreiben ist in der Regel 1-3 Sätze. Ich schreibe selten Briefe mehr als 5 Sätze. Und um einen guten Grund zu sein. Wenn ich wirklich viel schreiben müssen, würde ich es tun und nicht in Google Docs und die richtige Person teilen. Kurz Brief bedeutet eine schnelle Antwort von dem Empfänger, da die Person nicht durch den Dschungel Ihrer Beredsamkeit hat waten, zu erfassen und die wichtigsten Informationen zu verstehen.
Schnell hinzufügen Aufgaben todo-Liste
Einige verwenden den Posteingang als To-do-Liste, aber es ist schlecht für diese angepasst, und hier ist warum:
1. Die Arbeiten mit anderen Buchstaben durchgeführt, gemischt werden, und dann schwer sie sind von der Masse zu fangen.
2. Die Erzählung in dem Brief enthält nicht immer eine spezifische Anleitung zum Handeln, sondern auf der Grundlage der Buchstaben können Sie die Aufgabe selbst gestellt. Wenn Sie bereit sind, um sie auszuführen, müssen Sie den Brief wieder neu zu lesen, sich zu erinnern, was die spezifische Aufgabe, die Sie sich gesetzt haben, nachdem es zu lesen.
3. Jedes Mal, wenn Sie in der Post sehen einen anderen Fall zu fangen, kommen Sie über eine neue Nachricht, die Ihre Aufmerksamkeit und ablenken von den wichtigsten Fällen anziehen, den Rhythmus der Arbeit zu klopfen.
Einfach und leicht todo-Liste - ist ein einfaches Textdokument, in dem Sie Aufgaben von E-Mail nur in wenigen Mausklicks hinzufügen. Und während eine solche Liste wäre ein wirksames Instrument sein, weil Sie nicht alle zu sehen in den Posteingang, die Zeit haben.
Halten Sie aus dem Posteingang nur ungelesene Nachrichten
Diese Funktion ist für fortgeschrittene Anwender. Ich gehackt meine Google Mail-Box, so dass es nicht mehr ungelesene Nachrichten gespeichert werden kann. Dies bedeutet, dass wenn ich den Brief und warf ihn in einem anderen Ordner geöffnet, es wird einfach verschwinden. Es motiviert mich, eine Entscheidung darüber zu treffen, wie unmittelbar mit diesem Brief gehen, oder ich es nur verlieren. Dank dieser besonderen Konfiguration ist mein Posteingang nicht öffnen Nachrichten häufen sich, die allmählich Müll.
Aufschieben zu lesen
Oft senden Sie mir zu Artikel verbindet. Sie ich sofort zu Instapaper, schickte später zu lesen. Deshalb versuche ich, auf E-Mail weniger Zeit zu verbringen, weil ich so viele interessante Dinge zu lesen, aber sie.
unbarmherzig Filter
Wenn in meinem Briefkasten erscheint, was ich nicht sehen möchte, ich es sofort begradigt. Ich bin nicht faul abzumelden oder einen Filter auf dem Sender zu installieren. Und es reduziert deutlich den Fluss der eingehenden E-Mails. Ich bin rücksichtslos gegen E-Mails, die meinen Posteingang verstopfen, und die Regel auch in der Einstellung der Menschen angewendet wird, die mich zu stören sind.
Close-Mail-Nachrichten von dem Ende der Behandlung
Demontierte Nachricht - in der Nähe der Post und nicht offen für mehrere Stunden bis zu dem Zeitpunkt, da es wieder eine ausreichende Anzahl von Buchstaben ansammelt.
Starten Sie einige Gewohnheiten für eine effektive Arbeit mit E-Mail zu entdecken - es ist sehr korrekt ist. Sie werden sofort merken, wie viel ruhiger Sie ein wichtiger Fall geworden, immer aufdringlicher Kontrollen loszuwerden alle 10 Minuten Mail. Ihr Kopf ist für frische Ideen, sobald Sie Ihren Posteingang frei von unnötigen E-Mail zur Verfügung. Viel Glück!