„0 außerhalb“ - ein klares System Null Posteingang zu erhalten

E-Mail an viele noch keine Alternative Arbeitswerkzeug und tägliche Leiden. Jemand sieben eingehende Briefe, und er ist jetzt sie schnell auseinander. Jemand hat 46 Mitglieder, aber sie auch razgrebot pro Tag, weil es verwendet wird. Für jede Person gibt es eine bestimmte Schwelle von eingehenden E-Mails pro Tag, mit dem er befassen sich die Verarbeitung des nächsten Tages unverzüglich und dementsprechend ohne Blockaden im elektronischen verursacht Box. Sie können die Schwelle von einer „natürlichen“ nennen.

Wenn die Buchstaben mehr als eine Person handhaben kann, müssen Sie Ihr Konzept für E-Mail-Management ändern. Dadurch wird die Schwelle auf den gewünschten Wert im Einzelfall erhöhen. Es sollte 100 Briefe pro Tag verarbeiten kann? So können Sie und 100, verwenden Sie einfach die E-Mail an die richtige Methode. Was? Wer wird es zeigen.

Der einzige Hinweis, dass eine Person mit E-Mail meistert wird im Null Ende des Tages enthalten. Die wichtigsten Grundsätze der guten Verarbeitung eingehender - das Verständnis, dass für den Brief vor Ihnen. Zuerst müssen Sie lernen, wie man genau die Buchstaben zu klassifizieren und wissen, was mit jeder Art zu tun.

Alle eingehenden Nachrichten können in sieben Kategorien unterteilt werden:

1. Keine Notwendigkeit, Antwort, die nicht unbedingt lesen. Die Art und Weise in diesen beiden Buchstaben: archivieren oder löschen. Wenn Sie einen regelmäßigen Newsletter erhalten, die nie gelesen wird, tun Sie sich dann einen Gefallen - erreichen Sie Ihr Ziel. Eine Aktion im Austausch für das Erhalten von Dutzenden solcher Briefe in der Zukunft zu befreien. Wir wollen lernen, wie man mit dem Strom von E-Mail pro Tag zu bewältigen? Mit weniger einfacher, den Fluss zu handhaben. keine Angst zu verpassen etwas Wichtiges. Wirklich notwendigen Informationen bekommt man auf eine andere Weise, und erscheint vor Ihnen noch mindestens einmal auf.
2. Mit Anhängen. Dies kann eine Benachrichtigung über die Notwendigkeit für etwas oder die Informationen für die aktuelle und zukünftige Arbeit zu zahlen. Für diese Buchstaben ist hilfreich, einen separaten Ordner zu erstellen, aber ohne Fanatismus. Sind zu viele Ordner? Vereinfachen. Um etwas genau dann zu finden, brauche ich nicht tausend Ordner und die Fähigkeit zur Nutzung Suchfunktionen Mailer.
3. Antwort optional. Die Antwort scheint nicht zwingend zu sein, aber manchmal nützlich Höflichkeit. Dann gehen allein auf die Situation.
4. Mit der Vorlaufzeit für die Überprüfung. Es ist interessant zu lesen, aber nicht unbedingt. Versuchen Sie, dieser und der vorherigen Kategorie so viele Buchstaben wie möglich zu beziehen. Dies ist der Schlüssel zur effektiven Arbeit mit E-Mail.
5. Müssen heute beantwortet werden. Alles ist einfach: Nehmen Sie eine verantwortliche und jetzt, wenn etwas wirklich dringend, oder am Ende des Arbeitstages.
6. Müssen beantwortet werden, aber nicht heute. Die Schönheit der E-Mail, dass sie nicht oder Telefon hat chatten. Niemand erwartet, und sollte nicht eine schnelle Antwort per E-Mail erwarten, wenn Sie nicht über sie in der Nachrichtenkopfzeile sprechen. Wird die Frist für eine Antwort ist einen bestimmte Tag genannt, oder Sie wissen selbst, und wissen, wie lange brauchen, um Sie eine Antwort zu geben, dann diese Buchstaben in den entsprechenden Ordnern. Zum Beispiel: „Antwort am Montag“, „am Dienstag Antwort,“ und so weiter. Jetzt selbst macht eine Check-Liste, wo es ein Punkt „Prozess Mail am Morgen, für heute verschoben.“ Für solche Zwecke, da es spezielle Werkzeuge für: RightInbox für Google Mail, FollowUpThen.com und FollowUp.cc.
7. Unverständlich Brief. Es gibt Briefe, die nur schwer zu einer der Kategorien zuzurechnen. Schneiden Sie sich nicht um Reflexionen zu arrangieren mit solchen Briefen an eine der oben genannten Kategorien beziehen.

Auf der Grundlage dieser Klassifizierung, müssen wir № Ordner für die Kategorien 2, 3, 4 und 6.

Die Regeln effiziente Verarbeitung von E-Mail

• Lassen Sie für 30 Minuten am Ende des Tages den Posteingang auf Null zu bringen. Es ist effizienter, als auf jede E-Mail sofort zu antworten versuchen. Menschen Multitasking nicht. Weniger Ablenkungen und Schalt - höhere Effizienz.
• Was mit einem dringenden Brief zu tun? Stellen Sie sich das Intervall, in dem die Boxen für den Tag zu überprüfen. Zum Beispiel, wenn eine Stunde. Kontrollkästchen über die Verfügbarkeit von dringenden und wichtigen Briefen, falls nicht vorhanden, Rückkehr zur Arbeit. Denken Sie daran, die Vorteile von E-Mail: ist kein Mittel für die sofortige Interaktion. Es ist möglich, dass das Problem, das in eines der nicht dringenden E-Mails erwähnt wurde, ohne Ihre Beteiligung entschieden wird das Ende des Tages oder am Ende des Tages werden Sie weitere Informationen erhalten, die das Problem schneller können lösen und effizient.
• Zu jeder Zeit, wenn Sie nicht Ihre E-Mail überprüfen, hält das Mailer geschlossen. Benachrichtigungen deaktivieren. Befreien Sie sich von Ablenkung Betrachtung Anzahl der eingehenden E-Mails. Jetzt haben Sie einen anderen Job, und die Zeit für die Post ist noch nicht gekommen. In Momenten der Zweifel an der Richtigkeit dieses Ansatzes, denken Sie daran: Du bist kein Atomkraftwerk, aber selbst wenn es waren, dann ist die Überhitzung des Reaktors würden Sie auf jeden Fall per E-Mail gemeldet werden.
• Verwenden Sie ihr Engagement in der Zeit den Arbeitstag zu beenden Mail-Verarbeitung zu beschleunigen. Deshalb empfiehlt es sich, den Posteingang bis auf Null am Ende des Tages zu zerlegen. Sie haben 30 Minuten Zeit, und Sie wollen schnell ein Ende alles setzen. In der Tat stellt sich eine Art Spiel, aber Sie können und gezielt geymifitsirovat Verarbeitung E-Mail.
• Halten Sie sie kurz und auf den Punkt.
• Seien Sie positiv und freundlich.E-Mails können Beziehungen aufzubauen und zerstören. Anstatt die wirklich wichtigen Themen die Menschen manchmal zu lösen versuchen, die heikelsten und versteckte Gegner zu rollen ein Idiot genannt, und der gesamte Text auf dieser basiert. Es ist nichts Ungewöhnliches in der Tatsache, ihre positiven auszudrücken eine kleine nette Phrase in dem Körper der E-Mail gesendet. Ihre Freundlichkeit wird wieder kommen zu Ihnen, und Korrespondenz wird viel sinnvoller und effektiver.
• Buchstaben müssen in umgekehrter Reihenfolge rechen. Und der einzige Weg. Es scheint, dass es logischer ist mit älteren E-Mails zu starten, aber das ist unser Ziel - Null-Posteingang, was bedeutet, dass vor dem Ende des Tages erhalten wir auch die erste E-Mail die Sie erhalten haben. Wenn Sie sich selbst einen Gefallen machen und starten Sie den letzten Brief erhielt heute für morgen zu verlassen, stoppt das gesamte Verfahren zu arbeiten. Warum studieren Sie die kompetente Arbeit mit E-Mail, wenn Sie nicht die Grundregel folgen? Weiter zur Arbeit wie zuvor, und das Leiden.
• Öffnen Sie nur die notwendigen Buchstaben zu archivieren oder den Rest zu löschen. Auch wir Missbrauch Abonnements für unnötigen Dinge (Abonnement Layfhaker, im Gegenteil, sehr notwendig) und als Ergebnis mehr Informationen erhalten als gelesen werden kann. Wie die gewünschten Buchstaben zu unterscheiden? Es gibt eine einfache, aber sehr effektive Regel: offen nur die Buchstaben, die für Sie persönlich an eine bestimmte Person adressiert sind. Der Rest - in einer der oben genannten Kategorien zu Beginn des Artikels über die Situation.
• Erstellen von Vorlagen. Oft sind die Antworten auf die Schreiben ziemlich Standard, das heißt, schreiben Sie die gleiche Sache. Bemerkt, dass dieser Satz oft zu schreiben? Machen Sie eine Vorlage für eine schnelles Kopieren-Einfügen oder erstellen Sie es in dem Mail-Dienst.
• Wenn die E-Mail abgewickelt wird, und es ist noch Zeit, dann müssen Sie es vernünftig verwenden. Gehen Sie auf die Kategorie Anzahl der Buchstaben 3, 4 und 6 und die Dinge, um dort.

Dieses Handbuch, das basiert, wie Sie gesagt haben, die richtige Art ist, ist eine große Bereicherung für die allgemeineren Tipps für die Arbeit mit E-Mails von LinkedIn-Chef Jeff Weiner. Sie nicht verpassen 10 Tipps für die mit Post von Leo Babauta Umgang. In der Tat gibt es viele weitere Möglichkeiten, drücken Sie die maximale E-Mail aus. Versuchen anwenden Techniken für sich, die Ergebnisse analysieren und vergessen Sie nicht, in den Kommentaren Ihre eigenen Tipps zu lassen, die Wirksamkeit der E-Mail zu verbessern.