Wie effektiv das GTD-System Leben verwenden
Produktivität / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor des Projekts "Produktivität Master».
Dieses Material - eine Fortsetzung des Artikels "So reinigen Sie die Geschäfte und alles zu halten Tempo: Full Führung GTD System». Erstens ist es wert damit vertraut zu machen, wie es früher viele der Konzepte im Detail erläutert.
Dieser Artikel - ein Schritt für Schritt Anleitung, wie man GTD im Leben anzuwenden. Beim Schreiben verwende ich die folgenden Richtlinien:
- Vielseitigkeit. Hier beschriebenen Ideen sind universell, und nutzen sie ein für sich selbst GTD-System zu bauen, die mit genau diesen Diensten arbeiten, an die er gewöhnt war.
- Einfachheit. Das System sollte intuitiv einfach zu bedienen sein. Auf der Eingabe und Verarbeitung von Informationen müssen ein Minimum an Zeit und Energie aufwenden, sowie die folgenden Aktionen zu planen. Erst dann wird das System auf lange Sicht, auch nach langen Pausen, zum Beispiel arbeiten wenn Sie im Urlaub einen Monat lang gehen sie weg, dann, wenn Sie zurückkommen, werden Sie in der Lage sein, ihren Ansatz zur Verwaltung wiederherzustellen Angelegenheiten.
- Zuverlässigkeit. Das Wichtigste - es ist in seinem System, zuversichtlich zu sein, nämlich dass nichts geplant vergessen, so dass Sie die Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt zu sehen.
- an einer wichtigen Konzentration. Das System sollte Sie helfen konzentrieren, wie Sie im Moment tun, und in diesen Fällen, die auf lange Sicht wichtig sind.
- Vergnügen. Fall-Management-System und Ziele sollen Ihnen Freude bringen. Wenn zum Beispiel auf der Couch nach einem harten Tag der Arbeit mit dem Telefon in der Hand, zu löschen aus der Liste der erledigten Aufgaben liegen, und daraus eine wahre Freude bekommen. Vor allem, wenn es mehr Wachstum Produktivität Ihres Zeitplan erstellt.
5 Hauptstufen GTD-System
Schritt 1. Sammeln von Informationen
So sammeln Sie absolut alle Dinge, auch die kleinste, dann ist unser Geist wird klar sein, und wir werden so produktiv wie möglich handeln.
Es ist daher nicht das Standardwerk ListenWeil oft die meisten Menschen nur die wichtigsten Dinge erfassen, und die Hunderte von Problemen, die nicht so wichtig sind, nehmen Sie nicht zu berücksichtigen. Aber es ist so ein kleines Problem, regelmäßig selbst daran zu erinnern, verwenden Sie einen erheblichen Teil des Gehirns Ressourcen und schaffen zusätzliche Erfahrungen, die führen zu Müdigkeit und Stress.
Eines der wichtigsten Prinzipien des GTD-Systems - es vollständig von der Spitze aller Aufgaben entlastet wird und sie in ein zuverlässiges System setzen, die zur richtigen Zeit zum Nachdenken über wichtige Angelegenheiten helfen.
Noch müssen berücksichtigen, dass die Körbe, die eingehenden Daten zu sammeln, sollte die minimale Menge sein. In einer idealen - ein. Dann wird es leichter zu handhaben.
Schritt 2. Informationsverarbeitung
In diesem Stadium sind die Verarbeitung wir die Informationen, die in unserem „Posteingang“ Korb.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie wir in dieser Phase tun können:
- Markieren Sie eine Aufgabe als „Aktion“, indem er auf den nächsten Schritt ihrer Umsetzung und die Frist. Sie können nicht angeben FristWenn es kein genaues Verständnis davon, wann die Aufgabe auszuführen.
- Bewegen Sie die Informationen in dem „Verzeichnis“, wenn sie etwas nicht brauchen, aber es könnte in der Zukunft nützlich sein.
- Löschen Sie die Informationen zu bestimmen, dass es „Müll“: das zu tun ist, damit alles nicht braucht sie, und sie ist nicht gekommen, in der Zukunft nützlich.
Schritt 3. Aktion Organisation
Alle Aktionen werden durch die folgenden Trichter.
Filter 1 - "Clipping"
Fragen Sie sich, ich habe wirklich diese Aktion durchführen? Im Zweifelsfall löschen.
Filter 2 - "Delegation"
Fragen Sie sich, wenn Sie tun müssen, dann es wirklich persönlich zu erfüllen hat bin ich? Wenn nicht, delegieren Verantwortung und Punkt ist das Endergebnis, die Zwischenstufen der Kontrolle (Eckpunkte), und die Frist.
Wenn die Aktion er ausführen sollten Sie zum nächsten Filter zu bewegen.
Filter 3 - "Aktion"
Fragen Sie sich, nehmen diese Aktion mehr 2-5 Minuten? Wenn nicht, jetzt tun und lassen Sie den Kopf. Wenn ja, Drop-in.
Aktionen im System können die folgenden Typen sein.
„Nächste Schritte“ - einfache Aufgaben, die aus einer einzigen Aktion (Anruf, schreibt, gehen, usw.) bestehen. Zum Beispiel besteht die Aktion „Change auf Rädern Winterreifen“ der folgenden einfachen Schritten: rufen und einen Workshop, den Zeitplan in Ihrem Kalender-Laufwerk zur richtigen Zeit machen Auto-Reparatur.
Solche Aktionen sind bequem, die Listen von Ort und Umständen (Kontextlisten) zu sammeln. Es kann auch eine Liste von „The Shop“, wo Sie alle betreten, dass Sie kaufen müssen, wenn Sie in einem Geschäft sind, oder eine Liste von „Der Stuhl“, in dem Sie Termine und Aufgaben hinzufügen, die am Abend nach der Arbeit in seinem Lieblingsdurchgeführt werden können Stuhl. Oder eine Liste der „Koch-Fragen“, wo Sie notieren Sie alle Fragen, die Sie haben zu der ChefDann sie alle auf einmal zu lösen.
Alle diese Aktionen, ich in der Regel beheben oder "Google Calendar„(Meetings und Events) oder Todoist - Cloud-Service, wo es bequem ist, die Aufgabe zu systematisieren.
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„Projekte“ - Aufgaben, die mehr als einen Schritt erfordern. Um das Projekt von dem Totpunkt bewegt wird, ist es notwendig, die ersten Schritte zu beschreiben, es zu implementieren und eine Erinnerung an mich in einem zuverlässigen System zu verlassen. Als Ergebnis können die Projekt verwandelt sich in eine Kette von einfachen Schritten, die jeweils in den nächsten fünf Minuten durchgeführt werden und ein Ergebnis bekommen.
Projekte, die ich Platz auf den Karten Trello. Die Karte ist ein idealer Behälter für Projekte, wo Sie platzieren können:
- Beschreibung und Zweck des Projekts;
- Links zu anderen Dokumenten über das Projekt;
- die Namen der Verantwortlichen;
- Frist;
- Checklisten mit den folgenden Schritten;
- Kommentare zu dem Entwurf;
- die notwendigen Dateien und so weiter.
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„Nachträglichkeit“. Wenn wir nicht die nächsten Schritte ohne weitere Ereignisse oder Informationen (zum Beispiel warten, bis das Telefon sendet ein vertrauten Servicezentren planen können, wo Sie profitabel ersetzen Reifen), eine solche Aktion werden wir in der Liste der „latenten“ eingegeben werden. Optional können Sie eine Erinnerung setzen, dass Sie etwas zu kontrollieren müssen.
Solche Listen der Fälle können in Listenkontext strukturiert werden. Zum Beispiel, machen Sie eine Liste der Aufgaben, die zu seinen Assistenten betraut sind.
List "Someday" Es enthält Werke, die aktive Schritte jetzt nicht benötigen, aber wir würden in Zukunft ausführen möchten.
Es kann sein:
- Bücher, Videotraining und Kurse, die kaufen wollen;
- nützliche Fähigkeiten, die lernen will;
- Orte, die ich besuchen wollen;
- Dinge, die ich kaufen möchte.
Sie sollten auf diese Liste regelmäßig sehen, Aufzeichnungen nehmen und sie in Ziele, die erreichen Sie arbeiten.
Schritt 4. regelmäßige Überprüfung
Damit das System funktioniert, müssen Sie regelmäßig die wichtigsten Aufgaben und Projekte überprüfen, um diejenigen zu entfernen, die nicht mehr relevant sind, und die neue Art nach Priorität und an den Auftrag gesendet.
Um eine solche Überprüfung wurde in regelmäßigen Abständen durchgeführt, die folgenden Tipps:
- Lassen Sie für 30-60 Minuten im Zeitplan für die Überprüfung (zunächst einmal pro Woche wäre ausreichend).
- Machen Sie eine Checkliste oder planen eine solche Überprüfung, die die Sequenz buchstabiert, dass hinter dem, was geht. Dieser Plan sollte nicht allzu schwierig sein, und die Überprüfung sollten Sie nicht zu lange dauern, sonst wird man einfach nicht regelmäßig tun.
Below - ein Beispiel für meine Checkliste mit Wochenübersicht. Ich habe es in einem Format schaltungs Krippen mit der Action-Sequenz, die zeigt, Dienste / Dokumente, die ich sehe. Sie können es in der üblichen Liste setzen oder zeichnen von der Hand einer Schaltung, die Sie bequem sind.
Drucken Sie vier solche Checkliste für einen Monat. Während der wöchentlichen Überprüfung der Aufnahme einer von ihnen in die Arme und trug aus der Liste gestrichen. Diese einfache Übung werden Sie motivieren, weiterhin solche Bewertungen durchzuführen.
Schritt 5. Aktionen
Wenn ein Plan für eine Woche erstellt wird, um mehr Reste zu handeln. Lassen Sie sich nicht einer der Hauptfehler, die Anfänger Arbeit auf GTD-System, wenn zu viel Zeit auf die Organisation der Aufgaben ausgegeben wird, anstelle der tatsächlichen Umsetzung.
Hier sind ein paar Tipps, die Aktion effektiver zu machen.
- Pläne für den Tag auf der Grundlage des Plans für die Woche. Teilen Sie den Tag in Blöcke, die Auswahl 2-3 Einheit für wichtige Dinge und ein paar Blöcke zugewiesen zu anderen Aufgaben. Dauer Einheiten - im Durchschnitt 60 bis 120 Minuten. Der Block ist zwischen der freien Zeit für Notfälle eingesetzt.
- Die Arbeiten an dem System PomodoroHierfür können Sie den Timer einstellen. Sein Wesen ist einfach: alle 25-30 Minuten Betrieb, machen Sie eine Pause für fünf Minuten, und nach dem dritten Business Unit - einer langen Pause (15-30 Minuten). Insgesamt gibt es drei Blöcke von 30 Minuten mit Pausen von fünf Minuten, für 15 bis 30 Minuten mit einer langen Pause folgte. Während des Tages können Sie 2-4 solcher Zyklen ausgeben, je nachdem, wie oft Sie ablenken.
- In den wichtigen Angelegenheiten Einheiten versuchen, von anderen Menschen zu vermeiden, abgelenkt zu werden und anderen Geräuschen (Sie können einen speziellen Kopfhörer enthalten Musik für die Konzentration).
- Bestimmen Sie, wenn Sie Ihre Energie ein Maximum (beispielsweise 7 bis 9 Uhr), und in dieser Zeit die wichtigsten Dinge zu vollbringen, dass bringen Sie näher an persönlichen Ziele.
- Sie nicht zu viele wichtige Dinge planen für den Tag zu tun: es genug 1-3 ist. Es ist wichtig, dass am Ende des Tages, die Dinge zu betrachten in Ihrem Plan durchgestrichen, Sie sind glücklich und haben einen realistischen Plan für morgen gemacht.
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