Nicht offensichtlich, aber arbeiten Art und Weise die Zeit der Arbeit mit E-Mail zu reduzieren
Produktivität / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), die sich in den technischen Support MailChimp, durch Versuch und Irrtum geführt, um sich die perfekte Formel für E-Mail. Erste nasozdavali er viele Ordner und gelöschte dann ein jeder, aber keiner dieser Ansätze hat nicht funktioniert. Und dann kam er zu einem ganz anderen System.
Trotz der Tatsache, dass die Antworten auf die Briefe besetzen fast den zentralen Platz in seiner Arbeit, war er in der Lage, die Zeit zu reduzieren, die auf verschiedene Aktivitäten mit E-Mail ausgegeben, bis zu sechs Stunden am Tag. Er fand heraus, dass, selbst wenn die Mailbox von E-Mails wurde zu brechen, ein paar einfachen Schritten die Situation dramatisch verändern kann.
Was ist nicht wert, Zeit zu verschwenden
Wie John sagt, versuchte er zuerst die Buchstaben zu klassifizieren und alle Arten von Ordnern: für Nachrichten von Chef, um Informationen zu den verschiedenen Projekten, Nachrichten, für die es notwendig war, alle Maßnahmen zu ergreifen und so auf. Er glaubte, dass es sollte ihm Zeit zu sparen. Aber in der Tat, begann er mehr Zeit damit zu verbringen, ein Klassifikationssystem zu erinnern und weniger - auf der Arbeit selbst.
John SmithZum Beispiel erhielt ich eine Nachricht von dem Leiter des Projektes er arbeitet, und diese Botschaft ist ich auch bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, erforderlich. In welchem Ordner soll es platziert werden? Und was waren die Chancen, dass ich daran erinnern, wo später Brief für sie suchen?
So entschied John alle Ordner, um loszuwerden, und Post herrscht es ein völliges Chaos. Das Fehlen des Systems wurde zu kompliziert System besser. Dann entschied John wieder ihr Konzept überarbeitet mit der Post zu arbeiten. Er beschloss, die Buchstaben sind nicht über das Thema zu sortieren, und von der Art der Aktion, die sie forderten zu nehmen. Und hier ist, wie es zu tun.
Halten Sie es einfach
Legen Sie einfach in den Ordner „Posteingang“ nur die Nachrichten, die Sie beantworten müssen. Die wichtigsten von ihnen, wenn Sie nicht mit ihnen sofort umgehen können, als ungelesen markiert.
Es kann nicht eingängig Sie scheint, weil die meisten brennenden Fälle so schnell wie möglich durchgeführt werden sollten. Es ist, und manchmal haben wirklich die Notwendigkeit, sofort reagieren auf solche Berichte. Aber Markierung ungelesene wichtige Nachrichten, werden Sie sie nicht verlieren in einem Klumpen. da Sie auch nicht die Buchstaben verschieben müssen: bleiben sie in den Ordner „Posteingang“ und wird die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, bis Sie an Ihnen, sie zu erreichen.
John SmithIch versuche, so in meinem Briefkasten zu tun, nicht mehr als 60-70-Nachrichten in einer Zeit ansammelt. Das ist genau die Anzahl der Buchstaben, die ich sicher in einer Sitzung behandeln kann.
Erstellen Sie für dich selbst einen permanenten Zeitplan mit Mail
Jeden Morgen John zuordnet Stunde versucht, die Mailbox aufzuräumen. Wie bereits erwähnt, bleibt es oft dringende Nachrichten „ungelesen“. John scannt schnell Newslettern und interne Unternehmensnachrichten und antwortet auf die maximale Anzahl Nicht-Notfall Beiträge, mit denen er in der Stunde.
Wenn zugeteilt die Stunde Schritte mit E-MailZu Ende, John Smith schließt nicht das Postfach, aber es zahlt sich weit weniger Aufmerksamkeit. Sobald neue Nachrichten eintreffen, scannt er schnell die Inhalte und Absendernamen, so dass sie eine gewisse Priorität zu geben. Wenn eine Nachricht, ohne zu stoppen für eine lange Zeit von anderen Angelegenheiten beantwortet werden kann, tut John. Aber er beginnt wieder in der Post zu engagieren.
Gegen Ende des Tages, ordnet John weitere 30 Minuten versuchen, sie arbeiten mit Mail ausschließlich zu widmen. Zu dieser Zeit er in den Briefen beschäftigt ist, die ihm eine Handlung erfordern: Zustimmung zu geben, schreiben Sie eine detaillierte Antwort oder eine Entscheidung zu treffen. Das ist, wenn er achtet auf Nachrichten, die als ungelesen markiert werden.
John SmithIch könnte noch viel mehr Zeit, um die Arbeit mit E-Mail verbringen, aber diese vorübergehenden Einschränkungen helfen mir besser zu konzentrieren und produktiver sein.
Klassifizieren von E-Mail gemäß der Art der Reaktion
Für einige Nachrichten erstellen John noch einen separaten Ordner. Bestimmte Buchstaben, dass er markiert nicht ungelesen, vertreibt alle in zwei Richtungen. Beiträge, die jede Aktion oder Reaktion von einem Kollegen (nicht unbedingt dringend) benötigen, setzen John den Ordner „Make“. Es ist für E-Mails entwickelt, die in dem nächsten Tag aussortiert oder später in der Woche werden können.
Noch weniger dringende Briefe John bewegt sich in einem Ordner „lesen.“ Darüber hinaus verwendet es einen speziellen Filter, der automatisch den Newsletter in diesem Ordner. Um den Filter zu installieren, müssen Sie nur ein paar Minuten verbringen, aber diese einfache Aktion später sparen Sie viel Zeit und Mühe.
Wenn Sie diese Methode verwenden, werden Sie drei aktive Ordner erhalten, die von der Reaktion auf Nachrichten „Posteingang“ mit ungelesenen Nachrichten in dem Grad der Dringlichkeit unterscheiden, „Make“ und „Read“.
Archiv-Meldungen
Für alles andere nutzt John Smith die Nachricht Archivierungsfunktion. Dies hilft ihm, die Mailbox und Kopf von unnötigen Aufgaben aufzuräumen.
John SmithSobald ich die Meldung und ergreifen entsprechende Maßnahmen zu lesen, sei es ein Unternehmen oder eine News-Versand, die ich unterschrieben, ich Archive die.
Wenn die Nachricht enthält wichtige Informationen, dass John für die Zukunft retten möchte, es markiert einen Stern archivierten Nachricht, so kann es schneller gefunden werden.
Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie sich entscheiden, die Nachricht löschen
John verwendet selten Funktion um Nachrichten zu löschen. Es ist eine Lektion, die er aus dem wirklichen Praxis zog. Nachdem John die Nachricht von einem Kollegen mit den Informationen zu dieser Zeit gelöscht hat er es nicht für wichtig. Bereits nach dem Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, brauchte John die Informationen aus diesem Schreiben. Dann erkannte er, dass er in der gebundenen Ausgabe war.
John SmithDanach habe ich nur die Buchstaben zu entfernen begann, die in Zukunft für mich nicht gerade nützlich sind. Nichts für ungut, liebe Kolleginnen und Kollegen, der mir einen schönen SIFCO mit Dichtungen geschickt, aber diese sind die Nachrichten und geben Sie den „Einkaufswagen“.
Um bei diesem System zu kommen, versuchte John Smith viele verschiedene Ansätze, die wirksam genug für ihn bewiesen haben. Er testete die Methoden von anderen Leuten verwendet, aber bald klar, dass er brauchte, um etwas anderes zu versuchen. John kam zu dem Schluss, dass jedes System funktioniert nur, wenn sie paßt gut in Bezug auf Ihrem speziellen Job.
Versuchen Sie, diese Methode oder etwas anderes suchen. Sie können einen Weg zu finden, die Lage sein, die Arbeit mit E-Mail zu verbringen, ist noch weniger Zeit.