Kontrollieren Sie den „Hydrant“, oder wie man nicht in der Flut von Informationen und Aufgaben zu übertönen
Produktivität / / December 23, 2019
Mit der „Hydrant“ -Liste Ihrer Aufgabe ist nie leer. Denn „Hydrant“ - es ist nicht nur Informationen, ist eine Fabrik neuer Arbeitsplätze. Einige Elemente in der Aufgabenliste sind klar, wie E-Mails vom Chef oder Kunden, die Aufmerksamkeit erfordern. Aber viele sind nicht explizit ausgedrückt.
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Es spielt keine Rolle, wie viele Stunden pro Tag, den Sie in einem kleinen Unternehmen beteiligt sind. Die Hauptsache ist, dass sie in den Augen zu beenden. Dies ist der „Hydrant“.
Und dieses Konzept ist viel breiter als nur eine Liste von Aufgaben. Und am Tag, leider sind noch 24 Stunden.
Lerche
Wenn Sie wie ich sind, all die kreative und komplexe Arbeit gut Es wird am Morgen bewegt früh. Es gibt viele Gründe - psychologische und physiologische, - warum das so ist. Aber die „Hydrant“ Ihre inneren Rhythmen sind tief gleichgültig. Denn während Sie schlafen, die Menge an Informationen weiter zu erhöhen.
Frühstück, öffnen Sie Ihren Posteingang, und der Fluss des „Hydrant“ zerspringt auf dem Bildschirm, dass die ganze Nacht war unter der Druck der Buchstaben in den Mail-Konten in der „Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Base-Camping, JIRA, Trello und die wie. In Ihrem Kalender - die Erfüllung der Anforderungen und Anweisungen der Chef, Partner, Kunden, Zulieferern, Kollegen. Und die Tatsache, dass gestern heute nicht in der Aufgabenliste war beleuchtet und erfordert sofortige Ausführung.
„Hydrant“ wird nicht auf dich warten. Er fordert lautstark Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Plötzlich wird die Uhr 11 am Morgen - und Sie haben bereits den größten Teil des Tages verloren.
Wie auf diese Situation reagieren? Im Allgemeinen bietet zwei Möglichkeiten: entweder das Verhalten oder den Einsatz von Technologie zu ändern. Aber warum nicht nutzen Technologie, um eine Grundlage für die Verhaltensänderung zu schaffen?
Wie die Informationen, Aufgaben und Ideen effektiv zu verwalten? Es soll, dass der kontinuierlichen Informationsfluss zu verstehen ist, und in der Regel ist es mehr Ströme: Informationen geliefert von E-Mails, soziale Netzwerke und Medien, Websites, Zeitungen, während der Sitzungen, Freunde und sogar Ihre Kopf. Alles kann nicht abgedeckt werden.
Sie müssen die Nachrichten verarbeiten, entscheiden, was mit ihnen zu tun: zu reagieren, verwenden, teilen, speichern für später oder löschen? Wenn es zu tun? Und wie die Zeit zu finden, mit all dies umgehen?
Leider Multitasking-Modus, wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu bekommen funktioniert nicht. Sie haben keine Kontrolle über Ihren Zeitplan, Sie sind schwer Freizeit zu finden, abgesehen von der Post und den Fokus auf etwas länger als 5 Minuten. Wenn ja, meine Methode des Zeitmanagements während des ganzen Tages für maximale Produktivität überprüfen - vielleicht ist es das, was Sie brauchen.
Drei zusätzliche Werkzeuge und Techniken
Tägliches Ritual. Zu dieser Zeit beschäftigten wir in der Organisation und Planung, über die großen und kleine Probleme konzentrieren.
Die Studie - Queuing - Bestandsinformationen - Verteilung. Remittances aus dem „Hydrant“ in dem Material, mit dem arbeiten. Bilden Sie eine Aufgabenliste, eine persönliche Bibliothek von nützlichen Ressourcen, stabilen Bandinformationen aus den sozialen Netzwerken und die Medien.
Bringing Fälle bis zum Ende. Wir verwalten eine Liste von Aufgaben und ihre eigene Zeit.
Die Arbeit in Übereinstimmung mit den internen Rhythmen
Nur können Sie einen eigenen Satz von Möglichkeiten zur Berechnung der Produktivität zu erhöhen - alles, dass ich nur meine anderen teilen können.
Ich stehe, um die beste Zeit, die wichtigsten Herausforderungen zu meistern
Am Morgen, als mein Gehirn funktioniert am besten, zuteilen ich 2-3 Stunden, dass die Arbeit auf der wichtigsten Aufgabe zu gewährleisten, und nicht mehr auf, dass abgelenkt werden. Studien zeigen, dass Arbeitnehmer, die abgelenkt sind - oder sind sie selbst abgelenkt - mindestens einmal alle 3 Minuten wieder ein Minimum von 20 Minuten tauchen Sie in die Aufgabe benötigen.
Beginnen Sie den Tag lohnt sich mit einer schwierigen Aufgabe, auch wenn diese Person mit etwas einfacher machen kann. Pro Tag unvorhergesehener Umstände, zusätzliche Sitzungen erforderlich - und eine wichtige Priorität und wird nicht ausgeführt.
eine Pause
Was auch immer es war, in der Regel nach 60 bis 90 Minuten die Konzentration abnimmt, so teile ich einen Morgen die Zeit der Arbeit in zwei Teile, es ist eine kurze Pause zu machen, in denen unbedingt den Arbeitsplatz verlassen Platz.
Die Wissenschaftler argumentieren, dass ein sitzender Lebensstil führt zu Herzprobleme, schlechte Körperhaltung, bestimmte Arten von Krebs.
Selbst wenn Sie nur 30 Minuten an einem Ort sitzen, wird sich verlangsamen den Stoffwechsel zu 90% nach unten.
am Abend
Das Energieniveau fällt scharf am Nachmittag, weshalb viele in dieser Zeit lieber etwas Schlaf zu bekommen. Nach dem Abendessen ich versuche:
- um Leute zu treffen, ich bin sicher, dass es kaum in der Lage ist, einen guten Job zu einer Zeit zu tun, und die Kommunikation gibt einen zusätzlichen Schub von Energie;
- befindet sich in einem kleinen, einfachen und organisatorischen Ziele.
Morgens und abends Ritual
Sie müssen genau entscheiden, was in diesen Stunden zu tun. Diese Mittel müssen Sie die E-Mail öffnen, einen Teil der Nachrichten in der Aufgabenliste zu übersetzen und Zeit für sie, neben anderen Projekten.
Das Problem ist, dass Nachrichten Ihre Mail auffüllt - echte Vampire, die auf Ihrer Zeit füttern. Analysieren sie verbringen mehr Zeit und Mühe, als es scheint. Und das Schlimmste, was, egal wie es angespannt, ein Teil von dir will immer Ihren Posteingang zu überprüfen.
Die Lösung besteht darin, dass eingehende sollte als gefährliche Tiere in Betracht gezogen werden, die die meiste Zeit Sie in einem Käfig halten müssen, aber immer noch von Zeit zu Zeit zu produzieren, so dass sie sich nicht platzen.
Ich habe mit den Mitgliedern zweimal täglich arbeiten - in den Morgen- und Abendritualen. Ich bin so auf dieses Verfahren gewöhnt, dass die Arbeit mit eingehender für die gleiche automatisierte Aufgabe, sowohl für die Notwendigkeit verrückt worden, den Körper und trinken zu essen.
Zwischen diesen beiden Perioden, keine Sorge ich nicht darum, ob etwas in der Post und es wurde nicht vergessen, ob ich etwas Wichtiges - ich mein System vertrauen. Daher das Postfach zu schließen, gehe ich mit einem klaren Kopf zu arbeiten.
Und wie das Morgenritual in der Regel kurz ist (die meisten organisatorischen Fragen für das Abendritual links), zahle ich mehr Aufmerksamkeit auf die wichtigste Aufgabe.
Aufgabenliste
Um den Tag zu organisieren und den Fluss der eingehenden zu stoppen, den Saft aus Ihrem Leben zu saugen, müssen Sie verwenden Techniken und Werkzeuge.
Eine solche effektiven Techniken sind die „Study - Queuing - Bestandsinformationen - Distribution“, die in willkürlichem Fluss übersetzt:
- bequem für die Aufgabenliste,
- persönliche Bibliothek von nützlichen Materialien, die mit ihnen für den späteren Betrieb gespeichert sind,
- eine Reihe von Materialien mit Kollegen zu teilen.
Idealerweise auf diese Notwendigkeit während der morgendlichen und abendlichen Ritual angesprochen werden. Lassen Sie uns diesen Prozess genauer untersuchen.
Die Studie umfasste
Posteingang - ist alles von E-Mails und Nachrichten auf Twitter und Veredeln Sie Ihre Aufnahmen.
Zunächst erinnern, keine eingehenden keine unmittelbare Reaktion erfordern. Wir alle gelernt schnelle Antworten auf E-Mails zu senden und zu empfangen, aber es ist falsch: Wer es zusätzliche Verpflichtungen auf Sie erwartet.
Zweitens öffnet jede E-Mail und reagiert auf sie - absolut ineffizient. Sie werden produktiver, wenn Sie eine Sache tun. Zum Beispiel, nach nur Ihrem Posteingang. Unser Gehirn ist nicht sehr gute Verbindungen mehrere Aufgaben zusammen. Wenn die Leute denken, dass sie leicht mit Multi-Tasking zu bewältigen, in der Tat, sie wechseln nur schnell von einer Aufgabe zur anderen. Aber dies hat einen negativen Effekt auf die Wahrnehmung und Konzentration.
Deshalb, wenn Sie den Posteingang öffnen, sie einfach überprüfen. Dies ist ein klassisches Single-Prozessmodell „um den Fall zu Ende bringen“:
- wenn Sie können die eingehende in weniger als zwei Minuten sehen und tun;
- wenn Sie nicht, fügen Sie ihn in die Liste der Aufgaben, die später zurückkommen müssen;
- Sie können die Datei einfach ignorieren.
Auch wenn Sie Ihre Liste der Warteschlange sofort Ankommende öffnen, nachdem eine Nachricht sehen, haben Sie noch Zeit neu einzustellen haben.
Sehen Sie nur eingehenden Morgen, wenn es unbedingt notwendig ist.
Wenn am Morgen Nachrichten anzuzeigen, fragen Sie sich eine Frage: ob sie dringend sind? Diese dringende Nachrichten - Ihr Feind Nummer eins, wie sie wegzunehmen kostbare Zeit, die die wichtigste Aufgabe verbringen durchführen möchten.
Andernfalls müssen Sie nur auf der Liste hinzuzufügen wählen Sie „Check messages in den Abend“ Aufgaben.
Queuing
Nicht dringende Aufgaben, die mehr als 2 Minuten in Anspruch nehmen, in einem der Abschnitte zwei Spiel setzen:
- Was Sie brauchen, um das lesen: Online-Ressourcen, dass Sie und ponder einem Klick hinzufügen, um die lesen müssen Tasche. Diese Materialien können später und von jedem Gerät zurückkommen.
- Was muss getan werden: die eingehenden Nachrichten mit DoIt.im direkt an die Aufgabenliste weitergeleitet.
Natürlich kann die Liste der Aufgaben manuell, aber ich glaube, dass es bequeme Anwendung.
Lesen und Verteilung von Materialien in der persönlichen Bibliothek
Während des Abendritual gehe ich zurück in die Liste der Aufgaben und überprüfen Sie die Materialien, die für das Lesen der Warteschlange befinden. Da ich die Tasche verwenden, kann ich sie sehen, während in der U-Bahn reisen, während für ein Meeting oder in jedem anderen freien Moment warten. Deshalb habe ich geknackt in der Regel schnell auf der Liste nach unten.
Wenn das Material wirklich wert ist, füge ich es auf die Diigo - meine Online-Bibliothek von nützlichen Materialien. Es ist möglich, die Tags zu arrangieren, so einfach, eine Notiz am nächsten Tag, einen Monat oder sogar ein Jahr zu finden. Und ein besonderer Dank für die Gelegenheit, Diiogo facettierte Suche.
l8r-Tag (die später ist - aus dem Englischen. „Später“) legt die Ressource in einem anderen Ort, an den ich während der nächtlichen Kontrollen der Aufgabenliste machen.
Darüber hinaus spart Diigo automatisch eine Kopie jeder Text, den ich in dem Notizfeld hinzugefügt. Ich kann diese Notiz bearbeiten, fügen Sie Bemerkungen, Ideen, die zu einem günstigen Zeitpunkt erscheinen, wenn ich jemanden zu teilen Material wollen.
Aktie
Einige Tags in Diigo können Sie eine Ressource überall veröffentlichen. Vielen Dank für die magischen IFTTT:
- mit dem Tag wie das Material auf meine Tumblrkak zitierte Post geschickt
- wenn Sie einen Tag Tweet Überschrift wählen und einen Link auf die Post zu Twitter geschickt,
- Sie können die Tags auf andere Konten konfigurieren: LinkedIn, Facebook ...
Dank dieser Methode wird die gesamte Strömung des „Hydrant“ auf die Aufgabenliste und eine persönliche Bibliothek gesendet und ausgewählte Ressourcen, die wiederum gemeinsam genutzt werden können. Und das alles, ohne den Fokus zu verlieren.
Abendritual
Seit heute morgen ich auf kreative Arbeit konzentrieren will, Abendritual - ist der Grundstein für die Planung für den ganzen Tag.
Wie kann ich ein Abendritual beginnen
Durch die Zeit nach dem Mittagessen:
- Ich habe bereits am Morgen zur Arbeit auf der wichtigsten Aufgabe beendet;
- Inbound ungelesene Nachrichten angesammelt, dass ich bekam, als ich beschäftigt, arbeitet an der wichtigsten Aufgabe war;
- in der Warteschlange in der Liste der Aufgaben enthalten Taxco, die ich am Morgen dort setzen und gemeinsame Aufgaben, die ich während des Abendritual jeden Tag durchführen.
Aktuelle tägliche Aufgaben
Wie bereits erwähnt, am Abend beinhaltet rituelle Aufgaben wie:
- Ansicht. Dies ist eine vollständige Kontrolle alles: Ich mit allen möglichen umgehen, auch mit jenen Materialien, die Arbeit, die mehr als 2 Minuten dauern.
- Lesen Sie, zu verteilen, zu teilen. Ich arbeite mit allen interessanten Sachen, die ich in den letzten 24 Stunden zugegeben.
- Steueraufgabenliste. Öffnen Sie wiederum Ziele und auf der Grundlage der Fortschritte bei der Arbeit an der wichtigsten Aufgabe gemacht, I:
- Ich entscheide, dass ich heute Abend tun, und das auf den nächsten Tag übertragen,
- entscheiden, welche Aufgabe die wichtigste Aufgabe, morgen früh ist, und bestimmt, wie lange wird es brauchen, zu bezahlen,
- der Zeitplan Zeit zum Ausruhen (oder sie dann oder je steht auf).
Es gibt mehrere laufende Fälle, beispielsweise reagieren auf E-Mails empfangen gestern, oder halten Buchhaltung Finanzen und andere. Einige von ihnen erscheinen nur in dem besonderen Tag. Zum Beispiel, überprüfe ich die oben Diigo jeden Mittwoch und Samstag.
wöchentlicher Test
Jeden Montag in der Liste der Aufgaben müssen Sie das Element schließen „Machen Sie eine Liste von Zielen für die Woche.“ Also jede Nacht für eine Woche, behalte ich im Auge das Ziel: in praktisch, wenn Sie brauchen, um zu entscheiden, was heute zu tun, und was später zu verlassen.
Jeder Freitag Abend, ich mental diese Ziele überprüfen und kritisch zu bewerten.
Erst dann kommt die Ruhezeit
Als am Abend leichten Zeitplan und schwierige Arbeit auf schwierigen Problemen zu verwalten, dann im Laufe des Tages ich wahrscheinlich im Hinblick auf und fügen Sie Aufgaben und Materialien an Ort und Stelle beschäftigt bin werden. Aber auch in diesem Fall zumindest die Hälfte des Tages wird der Posteingang geschlossen werden.
Mein Tag endet Ziel „Study - Queuing - Bestandsinformationen - Distribution“, so ein neuer Tag dreht ohne Last von unerledigten zu starten.
Wir hoffen, dass diese Technik erhöht die Produktivität für Sie nützlich sein wird.