Methode Inbox Null - der beste Weg, mit Tausenden von ungelesenen E-Mail umgehen

Ein Stapel der ungelesenen E-Mails, ständig im Ordner „Posteingang“ hängt, wird in jedem verursacht Panik. Wenn Sie eine Menge von Geschäftspartnern und Kollegen, mit denen Sie haben interact auf der Korrespondenz, brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Box sauber und ordentlich zu halten.

CEO JotForm Aytekin Behälter Angebote eine interessante Möglichkeit, E-Mail organisieren Titel Inbox Zero entfernt. Wie der Name schon sagt, ist das Verfahren einfach zu halten Ihr Ordner „Posteingang“ leer ist.

Im Allgemeinen Behälter nichts Neues erfinden. Inbox Zero-schon vor langer Zeit etablierten Schriftsteller und Blogger Merlin Mann, und ist eine bewährte und bekannte Verfahren. Etwa die Technik mit Dokumenten arbeiten beschreiben mehr David Allen in seinem Buch "Wie Angelegenheiten in Ordnung». Tank angepasst es nur auf die Google Mail-Weboberfläche.

Tank listet die Vorteile des Verfahrens Inbox Zero:

• Sie werden keine wichtige Nachricht verpassen, wenn Ihr Ordner „Posteingang“ ist leer.
• Sie werden nicht den Empfänger machen lange zu warten, denn bald in der Lage sein, ihre Briefe zu antworten.
• In Ihrer Mailbox akkumuliert nicht Hunderte oder Tausende von ungelesenen E-Mail.
• Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben speichern und Stunden mit E-Mail-Herumspielen nicht verbringen.

Ich kenne viele Leute, die ohne sie löschen jede alle Ihre E-Mails zu schätzen. Als Ergebnis ihrer Mailbox beginnt zu aussehen wie ein Feed Twitter. Dies ist unbequem. Sie werden ständig in den Briefen verloren gehen.

Aytekin Behälter

Angenommen, Sie verwenden Google Mail - obwohl diese Methode kann zu jedem Anbieter (Hotmail, «Yandex», Yahoo) angepasst werden oder eine E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird oder Sylpheed). Nehmen Sie einen Blick Einlagen der ungelesenen Nachrichten und gehen.

1. Reinigen Sie Ihren Posteingang

Somit kann durch die Methode der Inbox Zero-Annahme, müssen Sie entschlossen handeln. Öffnen Sie den „Posteingang“, wählen Sie alle akkumulierte dort E-Mails und archivieren sie alle auf einmal. Um einige wird es existent Wahnsinn erscheinen, aber Panzer empfehlen, genau das zu tun.

Sie müssen sich mit einem leeren Briefkasten starten. Dieser Leitfaden hilft Ihnen nicht, wenn in der „Inbox“ Zehntausende von Briefen gesammelt. So Sichern Sie alles, und von vorne anfangen.

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2. Behandeln Sie Ihre Briefe in chronologischer Reihenfolge

Um diese nützlichen Gewohnheit zu entwickeln, müssen Sie eine gewisse Disziplin. Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten, mit der ältesten Nachricht beginnen und an den frischen bewegen. So finden Sie eine chronologische Reihenfolge speichern und nicht verwirren lassen.

Prozess des Schreibens finden Sie zwei Funktionen in Google Mail helfen:

Aktivieren Sie die "Auto-advance". Um dies zu tun, gehen Sie auf „Einstellungen» → «General“, gehen Sie zu ‚Auto-advance‘ und aktivieren. Nun, wenn Sie antworten oder Backup Google Mail-Nachrichten werden Sie nicht in die Liste der eingehenden Nachrichten zurückzukehren, und zeigt die folgende Meldung. So können Sie die Buchstaben einzeln in der Reihenfolge behandeln sie empfangen werden, egal, was Ablenkungen.

Schalten Sie dann auf den Button „Send & Archiv“, wenn Sie nicht eingeschaltet haben. Öffnen Sie die „Einstellungen» → «General» und finden Sie die Option ‚Zeigen Sie die‘ Send & Archiv ‚in der Antwort.‘ So sparen Sie Zeit. Immerhin haben, wenn Sie bereits auf den Brief reagieren, gibt es keinen Sinn, es in dem „Posteingang“ zu halten, ist es nicht? Klicken Sie auf den Absenden-Button und E-Mail wird automatisch in das Archiv verschoben.

Und eine andere wichtige Sache:

Keine E-Mail als Chat nutzen. Es gibt nichts Schlimmeres, als von ständig zitierten Briefen sehr lange Kette Antwort zu erzeugen. Wenn müssen Sie reden, verwenden Instant Messenger, Chat Slack oder Kontakt per Telefon. E-Mail ist für diese nicht geeignet.

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3. Beantwortet - Archiv

Die Hauptregel ist die Methode der Inbox Zero: Ihr Ordner „Posteingang“ - das ist nicht der Ort ist, wo Sie die E-Mail gespeichert werden sollen. Alle E-Mails in der Mailbox sofort verarbeitet werden. Lesen Sie sie eins nach dem anderen und beantworten alle und zu archivieren, wenn die Nachricht eine Antwort erfordert, oder archivieren einfach das, wenn die Antwortnachricht nicht erforderlich ist.

Wenn Sie auf jede E-Mail nicht sofort reagieren können, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Speichern Sie es in Ihrer Anwendung-Veranstalter. Dies kann Evernote, OneNote, oder jeder Task-Manager. Stellen Sie das Datum, dass das Programm erinnert Sie eine Antwort zur richtigen Zeit zu schreiben.
• Wenn Sie nur die Antwort schreiben können, aber das Ziel ist es nach einer Weile zu erhalten, verwenden Sie die latente Lieferung in Google Mail. Das gleiche ist in der Lage zu Outlook, Thunderbird und anderen Kunden.

4. Just do it

Alle von den Vorschriften des großen und mächtigen David Allen. Wenn die E-Mail-Aktion erfordert, die ein paar Minuten in Anspruch nimmt, ist es gerade jetzt tun. Kopieren Sie den Brief nicht auf die To-do-Liste. Lassen Sie es nicht in den Ordner „Posteingang“.

Wenn Sie eine Zahlung vornehmen müssen, tun Sie es einfach jetzt. Wenn Sie Feedback an einen Kollegen sofort senden einzureichen. Wenn der Fall ein paar Minuten dauert, macht es keinen Sinn abschrecken.

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5. Verwenden von Tastenkombinationen

Abkürzungen deutlich reduziert die Zeit, um E-Mail-Verarbeitung. Mit ihnen werden Sie nicht den Mauszeiger hin und her fahren. Tank empfiehlt die drei Hotkey zu erinnern und zu verwenden:

• E-Taste können Sie schnell die Nachricht zu archivieren. Lesen, drücken Sie E, archiviert. Es ist ganz einfach.
• R-Taste wird verwendet, um schnell eine Antwort zu schreiben. Wenn Sie auf eine Nachricht antworten möchten, klicken Sie darauf, geben Sie die Antwort, drücken wir Enter.
• F-Taste leitet E-Mails an andere Empfänger übermittelt.

Ich glaube nicht, dass Sie keine anderen Hotkeys müssen. In Google Mail, ich habe nur drei Abkürzungen verwenden. Für alles andere gibt es eine Maus. Aber aufgelistet Hotkeys können Sie schnell die drei häufigsten Aktionen mit E-Mail durchzuführen, so dass sie viel Zeit sparen.

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6. Richten Sie Filter

E-Mail-Filter - ein unglaublich handliches Werkzeug, das eine Menge Arbeit für Sie erledigt. Es ist genug, um sie einmal zu setzen, und sie werden Ihnen eine Menge Zeit sparen.

Wenn Ihr Posteingang finden Sie regelmäßig unwichtigen Brief (Bekanntmachung der Internetdienste, automatische Mailing, und so weiter), dann entweder abmelden von ihnen, oder passen Sie die Filter auf solche Briefe wurden archiviert automatisch.

7. Posteingang ist leer - Close-Mail

Wenn Sie versuchen, auf seine Arbeit konzentrieren kann nicht ständig per E-Mail abgelenkt werden. Halten Sie sich also an die Regeln, wenn der Ordner „Posteingang“ leer ist, in der Nähe der Google Mail-Registerkarte oder E-Mail-Client und vergessen Sie die Mail in den nächsten Stunden. Gerade in Arbeit beschäftigt werden.

Schalten Sie alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails. Sie sind ablenkend sehr.

Sie können die E-Mail in ein paar Stunden wieder öffnen die gesammelten Nachrichten dort zu verarbeiten und dann zur Arbeit gehen. Der Zweck des Verfahrens der Inbox Null - Zwingen Sie sich nicht von eingehenden E-Mails abgelenkt werden. Sie haben Ihre Mailbox zu verwalten, ohne es Ihnen.

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Wenn Sie die Technik Inbox Zero-versucht und sind bereit, Ihnen zu sagen, was du hast, oder wollen ein besseres Verfahren vorzuschlagen - Schreiben in den Kommentaren.

siehe auch

• 9 temporäre E-Mail-Dienste →
• Wie löschen Ihr Google Mail-Konto von allen überflüssigen →
• 7-Erweiterungen für Google Mail, die Sie Zeit sparen →