So reinigen Sie die Geschäfte und alles zu halten Tempo: Full Führung GTD System
Produktivität / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor des Projekts "Produktivität Master».
Was gut GTD-System?
Produktivität Dienstleistungen Das Problem ist, dass jeder positioniert sich als ein Ort, wo man alle Probleme lösen können, speichern Informationen, zu kommunizieren. Die meisten Dienste bieten Sie Prioritäten setzen und handeln nach ihnen.
Aber nur wenige können konzentrieren sich auf wichtige Aufgaben und nicht aufpasst, während auf die kleinen Dinge: dringende Aufgabe, den Wunsch der Kollegen, Freunden oder Bekannten. Wenn die Aufgabe viele wird, ist es schwer zu verstehen. Daher ist in der Praxis ist es notwendig, mehrere Dienste für Case-Management zu verwenden. Wenn eine Menge von Fällen erhalten, beginnen wir in diesen Diensten zu verwirren und Listen und schließlich aufhören, sie zu benutzen.
Methods of Things Done (GTD) Erste bietet einen universellen Plan in einem einzigen System zu bauen, in dem Sie jedes Problem lösen kann. Sie werden in der Lage sein, um Sorge zu entspannen und nicht, wie sicher sein, nichts zu vergessen. Im richtigen Moment, wird das System vorschlagen, was zu tun und was zu konzentrieren.
Also, warum so viele unproduktive Arbeit?
Die Menschen beginnen, unproduktiv zu arbeiten, wenn Projekte und Aufgaben viel werden. Sie finden es schwierig, sie zu halten alles in meinem Kopf, allein Prioritäten setzen lassen. Also entweder nichts tun oder zu tun, was am einfachsten ist und Dinge zu tun, zu verschleppen. Es gibt ein weiteres Problem: Wenn die dringenden Aufgaben gestern gelöst werden.
Darüber hinaus ist die Person schnell zu ermüden beginnt, wird reizbar. Er lief ständig wie ein Eichhörnchen in einer Rad-Routine, und wirklich wichtig, Währungs- und strategische Projekte bleiben am Rande.
Mit dieser Situation umgehen System Getting Things Done, beschrieben David Allen in Buch, Die im Jahr 2001 und wurde ein internationaler Bestseller veröffentlicht.
Sagen Sie mir über die grundlegenden Konzepte der GTD, die wissen müssen,
Routine - das sind die Dinge, Gedanken und Sorgen, dass disturb, distract und Abfallenergie. Während Routine für das Problem nicht übertragen wird, ist es unmöglich zu kontrollieren. Das Denken an das gleiche Problem ein paar Mal - es ist eine ineffiziente Nutzung der kreativen Energie, die zu Frustration und Stress gibt.
Der Zweck des GTD - den Kopf von Routine zu befreien und die innere Spannung entfernen.
Operational menschliches Gedächtnis - Bereich des Gehirns, wo es eine Kurzzeitgedächtnis. Das ist, wo wir in der Regel die aktuelle unerledigten addieren, gegeben zu anderen Menschen Versprechungen und andere Gedanken, die uns Sorgen machen. Leider gibt die Menge der Routine ist zu begrenzen, können Sie das Gehirn Funktion richtig halten. Wenn Ihr Speicher voll ist, werden Sie durch kleine Dinge abgelenkt und über ihre Ziele, was zu Stress vergessen.
Werkzeuge für die Datenerfassung - dass, wo die Informationen gelangt und wo Sie reparieren, was getan werden muss. Zum Beispiel:
- Veranstalter;
- Notebooks;
- E-Mail;
- Kalender;
- Recorder.
Warenkorb „Posteingang“ - ein einziges Repository für die Routine, dass Sie sich in den Angelegenheiten und Aufgaben drehen. Eine der wichtigsten Regeln mit einem Korb der „Inbox“ - ist ihre regelmäßige Reinigung.
einfache Aktionen - Ein-Schritt-Aktionen, die Notwendigkeit zur Durchführung weniger als zwei Minuten. In der Praxis ist es bequemer, diese Dinge in fünf Minuten in Anspruch zu nehmen.
Projekt - eine Aufgabe, für die Ausführung erfordert mehr als einen Schritt. Sie benötigen eine Erinnerung über das Projekt zu verlassen und die ersten Schritte zu ihrer Umsetzung zu beschreiben. Als Ergebnis, dass die Projekt verwandelt sich in eine einfache Aktion kann in den nächsten fünf Minuten durchgeführt werden und das Endergebnis erhalten.
Das Projekt sollte ein Link auf die Karte oder eine Datei sein, die die Details beschreiben: verantwortlich, Fristen, Kategorie (zB „Marketing“, „Legal Teil“, „Entwicklung“), Verweise auf die kleineren Karten Aufgaben. Eine solche Struktur ist bequem in zu organisieren Trello.
kontext~~POS=TRUNC - eine Liste der Dinge bequem unter bestimmten Bedingungen auszuführen. Zum Beispiel ist die Verknüpfung Liste „Shopping“ eine Liste der Elemente und Produkte, die Sie im Laden kaufen müssen. In den „Anrufen“ kann eine Liste der Anrufe, dass Sie tun müssen, wenn Sie frei sind.
Praktische individuelle Kontext Listen für die Menschen, mit denen Sie arbeiten und kommunizieren. Wenn mit einer bestimmten Person zu treffen, können Sie schnell die Liste öffnen und die notwendigen Fragen entscheiden.
Wie verwende ich den Kalender?
die Kalender einzugeben ist es notwendig:
- die Aktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Tagungen, Geschäftstreffen, Seminare) durchführen sein;
- Aktionen, die an einem bestimmten Tag (vervollständigen das Projekt zu einem bestimmten Datum, an der Konferenz teil nehmen) durchgeführt werden müssen;
- Informationen zu bestimmten Terminen (Jubiläen, Geburtstage, Feiertage).
Ich benutze «Google Kalender“, die ich all diese Dinge bringen. Dieser Service ist sehr nützlich, da:
- Es ist als ein Telefon und einen Computer;
- auf einem Bildschirm, können Sie mehrere Kalender anzuzeigen;
- gibt es Erinnerungen auf Ihrem Smartphone.
Wenn Sie etwas in Ihrem Kalender gebracht haben, oder folgen Sie, oder wird auf einen anderen Termin übertragen. Keine Notwendigkeit, Krempel den Kalender bis zu-do-Liste, die jeden Tag regelmäßig transportiert wird. Für solche Listen gibt es einige Lösungen.
Wenn Sie regelmäßig eine gewisse Zeit brauchen, Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmer zu nennen, ist es besser, ein CRM-System zu verwenden.
Was soll Listen beginnen?
Listen von vorrangigen Maßnahmen
Erstellen Sie einen Bericht für die Woche, studieren die Konkurrenz-Website, deaktivieren Sie die Ordner „Posteingang“ in der Mailbox, Mandat für Designer schaffen - all diese Aktivitäten mehr als zwei Minuten dauern, aber sie können nicht niemand delegieren. Solche Fälle werden den ganzen Tag über in der Liste der vorrangigen Maßnahmen und führen eingegeben werden.
Die Regeln für die mit solchen Listen zu tun:
- Listen sollen nicht viel, nur zwei oder drei. Zum Beispiel, "Personal", "Arbeit", "Familie". Wenn Sie eine Aufgabenliste für den Tag haben, eine Erinnerung in Ihrem Kalender setzen.
- In den Aufgaben in dieser Liste kann getan leicht den Kontext etikettieren: „Auf dem Weg“, „am Computer“, „Lesen“, „Kaufen“, „Promises“. Aufgaben können ein oder mehrere Labels haben. Zum Beispiel das Problem der „Gassi gehen“ wird dem Projekt „Private“ und ein Label beziehen „Promises“.
- Vor dem Hinzufügen in der Liste der Aufgaben, darüber nachzudenken, ob man es überhaupt zu tun. Wenn die Antwort ‚Ja‘ ist, entscheiden, ob es notwendig ist, für Sie persönlich diese Aufgabe zu erfüllen. Schließlich können Sie eine Sprachnachricht untergeordnet und delegieren an ihn senden. Für Aufgaben, die Sie zugewiesen sind, werden markiert „verpflichtet.“ Es wird Unternehmen wie aus der Liste der „Arbeit“ und von dem „Personal“ sein.
- Browse-Listen regelmäßig. Tun Sie dies, wenn es eine freie Minute war. Nach oben verschieben Dinge, die zuerst erledigt werden müssen.
- Reinigen Sie die Listen mindestens einmal im Monat.
List "Someday"
In dieser Liste sind Dinge, die Aktion nicht benötigen. Es kann sein:
- Bücher, Schallplatten, Videotraining, die kaufen wollen;
- hilfreich FähigkeitenWer will, lernen;
- Orte, die ich besuchen wollen;
- Dinge, die ich kaufen möchte.
In dieser Liste sollten Sie regelmäßig sehen, Aufzeichnungen zu nehmen und sie in Ziele verwandeln, für die die Arbeiten durchgeführt werden wird.
Wie Referenzinformationen zu speichern, die in der Zukunft nützlich ist?
Diese Informationen stellen keine Aktion erforderlich. Die wichtigsten Kriterien für die Speicherung dieser Daten:
- Suche leicht für Titel, Tags und eine kurze Beschreibung.
- Erleichtert die Informationen in dem Repository des Vergebens.
- Intuitive Speicherstruktur Informationen. Wenn neue Daten, müssen Sie schnell eine Kategorie und Unterkategorie auswählen, wo sie setzen.
- Speicherung von jedem Gerät.
Gibt es ein obligatorisches Ritual GTD?
Ja, mehrere.
Sammeln alle Daten den Warenkorb „Posteingang“
Tools eine Vielzahl von Informationen zu sammeln. Aber all dies sollte zu einem Ort strömen, mit dem Sie und an der Arbeit fortzusetzen.
Papierkorb leeren „Posteingang“
Einmal oder zweimal in der Woche wird die Liste der „Posteingang“ zu überarbeiten und sortieren nach Ordnern oder Etiketten gesammelt. Dieses Ritual hat eine Gewohnheit zu werden, die von intuitivem Algorithmus der Handlungen und deren systematischen Wiederholung gebildet wird.
Sie sollten ein einfacher Schritt für Schritt Plan dafür, wie Sie die wöchentliche Reinigung in Ihren Angelegenheiten System verbringen. Erhalten Sie Kalender, der die Tage markieren, wenn es wissen. Vergeben Sie sich einen Preis, wenn zum Beispiel mindestens 20, werden Sie innerhalb von 30 Tagen den Ordner „Posteingang“ und ausgemerzt Tage im Kalender zu löschen.
Überarbeitung der Liste prioritärer Maßnahmen und die Liste der „Someday“, Priorisierung
Die Überarbeitung der Listen ist wichtig, zu priorisieren und realistisch die Kräfte zu berechnen. Dies ist notwendig, um nicht selbst unglaublich hohe Ziele zu laden und leiden nicht an ihrer Ineffizienz zu realisieren.
Zerstörung von zusätzlichen Körbe
Oft während der Kommunikation mit Kollegen und Partnern, neuen Postfächern, Dokumenten, Listen.
Ihre Aufgabe - so weit wie möglich zu automatisieren, all diese Daten an den Ordner „Posteingang“ beflockt.
Dies kann eine Mailbox und elektronische Planer sein. Zu automatisieren und Befassung Informationsdienste passen IFTTT und Zapier. Körbe für das Sammeln von Informationen sollten klein sein.
Wie mit einem Korb von „Posteingang“ und Art angesammelt in ihrem Fall zu arbeiten?
Entfernen Sie zunächst das Problem, abkommen, oder Informationen aus dem Ordner „Posteingang“ und die Frage beantworten: „Was ist das? Muss ich wirklich etwas tun? "
Wenn Sie irgendetwas anderes nicht brauchen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Wenn es Müll ist, das ist nicht mehr nützlich für Sie sein Kalb. Wenn diese nützliche Informationen, setzen Sie es in das Archiv. Es sollte in Kategorien strukturiert werden und Tags macht es einfach, die notwendig zu finden.
Wenn die Informationen, die Sie etwas tun müssen, gibt es drei Möglichkeiten:
1. Lauf erforderlich. Wenn die Aktion ist wichtig und sollte nicht länger als 2-5 Minuten.
2. Delegieren an jemanden. Wenn die Aktion mehr als zwei Minuten dauert, darüber nachzudenken, ob es möglich ist, Ladung jemand.
Wenn delegiruesh jemand sollte registriert werden:
- das Endergebnis;
- Arbeitsplan (Weg zum Ziel);
- Frist für die Erledigung von Aufgaben;
- Steuer Datum und Ergebnis für die (Zwischen- oder Abschluss) bereit zu sein.
3. Aufschieben für die Zukunft. In diesem Fall geben Sie ein:
- gewünschtes Ergebnis;
- kurz nach der Aktion, die Sie ausführen möchten. Denken Sie daran: Es ist unmöglich, das Projekt als Ganzes durchzuführen, können nur konkrete einfache Schritte, die Sie näher an das Endergebnis;
- Frist. Wenn es kein genaues Datum ist, speichern Sie die Aktion in der Liste von „Someday“.
Sie können Nachrichten an sich selbst senden sie an dem bestimmten Tag zu bekommen. Für diese geeignet als «Google Kalender“, eine Erinnerung an das gewünschte Datum, und eine Anwendung für einen Post BumerangWas werden Sie eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt senden.
Wie Sie Ihre Arbeit planen?
Alle Arbeiten lassen sich in drei Schritte unterteilt werden:
- Durchführen vorgeplant. Es kann als strategisch wichtige Dinge sein, dass Sie näher an das Ziel, und die Routine, die einfach getan werden muss.
- Zur Arbeit als ihre unerwartete Erscheinung. Dies ist, wenn im Laufe des Tages ankommen Aufgaben von Kollegen, Vorgesetzten, Briefe von Kunden.
- Die Planung für die künftige Arbeit: Erstellung und Überarbeitung der Listen der Prioritäten. Dieser Artikel soll man nicht zu viel Zeit nehmen, so dass Sie nicht für die Planung in Planung engagieren.
Die Praxis Interior Planung und Ziele (Gedenkbuch) werden in dem Buch von David Allen beschrieben.
David Allen
Berater für persönliche Effektivität und Zeitmanagement, Produktivität Methodik GTD Autor
Für Gedenkbuch benötigen 43 Ordner: 31, markiert mit Zahlen von 1 bis 31, 12 Monate mit dem Namen. Täglich Ordner werden in der Front setzen, mit morgigem Datum beginnen. Für einen Ordner mit der Nummer 31 ist der Ordner für den nächsten Monat, um den Ordner mit dem Rest der Monate.
Der Inhalt des Ordners für den nächsten Tag jeden Tag in den Warenkorb übertragen, dann wird der Ordner in den letzten der täglichen Ordner stellt (wie es auf den nächsten Monat übertragen wird). Wenn Sie den Ordner 31 für den aktuellen Monat freigeben, wird es ein Ordner mit dem Namen des Monats, indem Sie den Ordner mit den Tagen des neuen Monats folgen. In ähnlicher Weise wird ein Ordner mit dem aktuellen Monat auf das folgende Jahr übertragen, als er ging.
In einem bestimmten Ordner ist es erforderlich, um Dokumente zu speichern, die bestimmten Aktionen erfordern (Formular ausgefüllt werden, ein Brief geschickt werden).
Damit das System funktioniert, muss es täglich aktualisiert werden. Wenn Sie vergessen, morgen den Standort des Tages zu aktualisieren, können Sie das System nicht vertrauen. Sie werden wichtige Informationen fehlen, die notwendig ist, auf andere Weise zu verstehen.
Wenn Sie für ein paar Tage weg sind, vor der Abreise müssen Sie den Ordner für die nächsten Tage zu überprüfen, in dem Sie nicht zu erreichen sein wird.
Wie organisieren sie in der Praxis im Hinblick auf moderne Planungssysteme:
- Statt ein Gedenkbuch mit Listen der Fälle jeden Tag zu benutzen Veranstalter und sie für den Tag in seinen Aufgaben gestellt. Sitzungen und Arbeiten auf die Zeit verknüpfen notwendig in erster Linie zu schreiben, und erinnerung an dem System über sie im Voraus.
- Erstellen Sie eine Datei mit einer Liste der Fälle im Monat. Dies ist eine Liste von dem, was Sie in dieser Zeit getan. Sie fügen den Fall für den gesamten Monat zu. Revision der Aufgaben sollte einmal pro Woche auftreten. Bei der Planung, die wichtigsten Dinge zu zerstreuen für Wochen ihre Prioritäten zu verstehen. Ihre Sie werden in erster Linie durchführen, sonst die ganze Zeit auf kleine und dringende Angelegenheiten gehen.
- Erstellen Sie eine Datei mit den Plänen für das Jahr. Es sollte einmal im Monat überprüft werden. Fälle dieser Datei sind die Pläne für den Monat übertragen.
- Die Pläne für das Jahr, auf der Grundlage der langfristigen Ziele für 3-5 Jahre. Diese Fälle sind besser entweder am Ende des Jahres oder während der Urlaubszeit zu registrieren, wenn der Kopf tägliche Aufgaben geladen.
Diese vier Punkte, David Allen ruft das natürliche Planungssystem. Dieses System ermöglicht es Ihnen, in Richtung wichtige Ziele für Sie zu bewegen und keine Zeit auf Routine verschwenden.
Gibt es einen universellen Plan, mit dem Sie jedes Projekt planen?
Ja natürlich. David Allen nennt es ein Modell der natürlichen Planung. Es besteht aus mehreren Schritten.
Schritt 1. Der Zweck und die Bild perfekte Ergebnisse
bestimmen Ziel oder das perfekte Endergebnis an, dass Sie es erreicht haben.
Beschreiben Sie es mit allen Erfolgskriterien (Geld, Menschen, Anerkennung). Je mehr Sie schreiben das Endergebnis aus, desto stärker ist die Motivation, vor allem in Zeiten, in denen Sie bestimmte Aktionen ausführen müssen, so lange ist es nicht.
Schritt 2. Grundsätze
Beschreiben Sie die Prinzipien, die Sie mit der Erreichung der Ziele bleiben wird. Zum Beispiel: „Ich will freie Hand, um Menschen geben, wenn sie... (im Rahmen des Budgets zu bleiben, einen bestimmten Begriff Projekt zu erfüllen).“ Fragen Sie sich: „Welche Aktionen meine Aktivitäten behindern können? Wie kann ich sie verhindern? "
Die Grundsätze haben Klarheit und sind ein zuverlässiger Führer in den Managementprozess.
Schritt 3. Brainstorming
Brainstorming, bei dem alle möglichen Ideen aufzuzeichnen, die den Sinn kommen.
Schlüsselprinzipien des Brainstormings:
- nicht beurteilen;
- wird nicht bestritten;
- nicht abzuschätzen;
- nicht kritisieren;
- Denken Sie an die Menge, als auf Qualität;
- bewegen, um die Analyse und die Organisation des zweiten Plans.
Schritt 4. Der Projektplan als Liste
Organisieren Brainstorming Ergebnisse in einer Liste der Fälle. Starten Sie die Planung von Ende und gehen durch die einzelnen Schritte rückwärts. So können Sie ganz einfach einen Plan machen und den ersten Schritt in Richtung des Ziels bestimmen. Ein Beispiel aus dem Ende der Planung:
Target (ideales Ergebnis): Ich kann Spanisch sprechen und die Menschen verstehen.
warum istIch mag ohne Dolmetscher bei Geschäftstreffen mit spanischen Partnern kommunizieren und im Urlaub in Spanien frei mit anderen zu kommunizieren.
Etappen des Ziels:
- Ein Schritt zur Erreichung des Ziels: ich gefunden habe, die Unterstützung der spanischen Sprache und sprechen Sie mit ihm zweimal in der Woche.
- Ein Schritt weg von diesem, legte ich die Prüfung auf dem B1 Sprachniveau.
- Ein Schritt weg von diesem, legte ich die Prüfung für Stufe A1 Sprachkenntnisse.
- Ein Schritt weg von dieser: ich acht Mal im letzten Monat Training Spanisch und erfüllen alle die Hausaufgaben.
- Ein Schritt weg von diesem, schrieb ich mich in Spanischkursen und bezahlte für einen Monat der Ausbildung.
- Ein Schritt weg von diesem, sammelte ich Informationen über die Kurse Spanisch und machte eine Vergleichstabelle.
- Erster Schritt: ich Zeit im Kalender geplant, wenn ich Informationen über die Spanischkurse sammeln.
Wenn das Team an einer Aufgabe arbeitet und muß Gebrauch des gesamten Plan in einem Ort, bequem zu organisieren Gantt-Diagramm. Die erste Spalte in ihm - das sind Etappen auf dem Weg zum Ziel, die zweiten Spalte - verantwortlich. Wird in den Spalten mit einer Zeitspanne fortzusetzen. Die Zellen werden der Status einer bestimmten Stufe, wie „geplant“ sein: „Im Prozess“, „Done“, „Pending“.
GTD-System und natürliche Planung kann schwierig erscheinen. Aber wenn Sie es für sich selbst zu konfigurieren und beginnen regelmäßig zu verwenden, werden Sie das Gefühl, dass alles viel einfacher, als es auf den ersten Blick zu sein schien.